Case study: van platformboekingen naar een eigen afsprakensysteem
Veel salons starten met een boekingsplatform.
Het is zichtbaar, bekend en laagdrempelig.
Maar na verloop van tijd merken sommige salonhouders dat het platform niet meer past bij hoe ze willen werken. In deze case study beschrijven we een herkenbaar voorbeeld van een salon die overstapte van platformboekingen naar een eigen afsprakensysteem.
Kort samengevat
- Het platform zorgde voor zichtbaarheid, maar ook afhankelijkheid
- Commissies liepen op naarmate de salon drukker werd
- De salon wilde meer controle over klanten en agenda
- Een eigen systeem zorgde voor rust en overzicht
De beginsituatie
De salon werkte via een bekend boekingsplatform.
Nieuwe klanten kwamen binnen via het platform en afspraken werden daar gepland.
In het begin voelde dit logisch:
- weinig gedoe
- direct zichtbaarheid
- afspraken kwamen vanzelf binnen
Waar liep de salon tegenaan?
Na verloop van tijd ontstonden steeds dezelfde frustraties.
Oplopende kosten
Hoe drukker de salon werd, hoe hoger de kosten.
Elke boeking betekende opnieuw afdragen.
Dit voelde vreemd:
- succes werd duurder
- rustige maanden waren goedkoper, drukke maanden niet
Minder grip op klanten
De salon merkte dat:
- klanten het platform gebruikten, niet de salon
- contact vooral via het platform liep
- herhaalboekingen niet vanzelfsprekend waren
De klantrelatie voelde minder eigen.
Onrust in de planning
Afspraken kwamen:
- via het platform
- via WhatsApp
- via Instagram
Alles liep door elkaar, waardoor overzicht ontbrak.
👉 Online afspraken vs handmatig plannen
De overstap
De salon besloot:
- nieuwe klanten niet meer via het platform te laten boeken
- bestaande klanten te wijzen op een eigen boekingspagina
- het platform af te bouwen
Dit gebeurde stap voor stap, niet in één keer.
Wat veranderde er na de overstap?
Meer overzicht
Met één centrale agenda:
- was direct duidelijk wie wanneer kwam
- verdwenen dubbele afspraken
- voelde de werkdag rustiger
Minder kostenstress
Zonder commissies:
- waren kosten voorspelbaar
- voelde groei positief in plaats van belastend
👉 Kostenvergelijking: abonnement vs commissies
Sterkere klantrelatie
Klanten boekten:
- direct bij de salon
- via een eigen link
Dit voelde persoonlijker en professioneler.
Was alles ineens perfect?
Nee.
De salon moest:
- klanten uitleggen hoe het nieuwe systeem werkte
- wennen aan een andere manier van plannen
- sommige uitzonderingen handmatig blijven doen
Maar de rust woog zwaarder dan het aanpassingsmoment.
Wat kunnen andere salons hiervan leren?
Deze case laat zien dat:
- platforms handig zijn om te starten
- maar niet altijd passen op lange termijn
- controle en eenvoud belangrijker worden naarmate je groeit
👉 Checklist: zo kies je de juiste afsprakensoftware voor je salon
Conclusie
De overstap van een platform naar een eigen afsprakensysteem was geen technische keuze, maar een manier van werken.
Voor deze salon betekende het:
- meer overzicht
- minder stress
- een sterkere band met klanten
Niet omdat het platform slecht was, maar omdat het niet meer paste bij waar de salon naartoe wilde.