Aanbetalingen instellen voor online afspraken in je salon

Kort antwoord: Je mag als salon een aanbetaling vragen bij het boeken van een afspraak. Voor diensten — en een kappersafspraak of behandeling is een dienst — geldt in Nederland geen wettelijk maximum. Je bent vrij om zelf te bepalen hoeveel je vraagt, mits je dit vooraf duidelijk communiceert aan de klant.

Waarom aanbetalingen werken tegen no-shows

Een no-show is niet alleen irritant. Het is directe financiële schade. Een behandeling van 90 minuten die niet doorgaat kost je bij een gemiddeld tarief van €75 al €75 aan misgelopen omzet — plus de tijd die je niet meer kunt opvullen.

Het goede nieuws: een aanbetaling is de meest effectieve maatregel om dat te voorkomen. Niet omdat klanten dan niet meer kunnen annuleren, maar omdat een aanbetaling de afspraak concreter maakt. De klant heeft iets betaald, heeft huid in het spel en denkt twee keer na voordat ze thuisblijven zonder bericht.

Onderzoek laat zien dat afspraken met een aanbetaling significant minder no-shows hebben dan afspraken zonder. De psychologie is eenvoudig: een gratis afspraak is makkelijker te vergeten of te laten schieten dan een afspraak waar al geld voor is betaald.

Meer over no-show preventie in het algemeen: hoe voorkom je no-shows in je salon.

Wat zegt de wet over aanbetalingen voor salon-afspraken?

Dit is een vraag die veel salonhouders bezighoudt — en het antwoord is helder.

Een kappersafspraak, nagelbehandeling of massage is juridisch gezien een dienst, geen product. Voor diensten geldt in Nederland geen wettelijk maximum voor aanbetalingen. Dat staat vast via het Burgerlijk Wetboek en bevestigd door ACM ConsuWijzer, het overheidsloket voor consumenten.

Het wettelijke maximum van 50% geldt uitsluitend bij consumentenkoop van producten — denk aan meubels of elektronica. Voor diensten bepaal je zelf het bedrag.

Wat wel van belang is: de aanbetaling moet vooraf duidelijk worden gecommuniceerd. Je mag dit niet achteraf opleggen. De klant moet op het moment van boeken weten dat er een aanbetaling vereist is en hoeveel dat bedrag is. Dit doe je automatisch via je boekingssysteem — zodra de klant een behandeling kiest, ziet die direct dat er een aanbetaling geldt.

Samengevat:

• Aanbetalingen voor salonbehandelingen zijn volledig toegestaan.
• Er is geen wettelijk maximum voor diensten.
• Je moet het vooraf communiceren — dat regelt een goed boekingssysteem automatisch.
• Ik ben geen jurist — raadpleeg bij twijfel over specifieke situaties het Juridisch Loket.

Hoeveel aanbetaling is gebruikelijk?

Er is geen vaste standaard, maar in de Nederlandse beautybranche zie je drie gangbare benaderingen.

Een vast bedrag — bijvoorbeeld €15 of €25 ongeacht de behandeling. Eenvoudig, duidelijk voor de klant en makkelijk in te stellen.

Een percentage van de behandelprijs — vaak 20% tot 30%. Dit schaalt mee met duurdere behandelingen. Bij een kleurbehandeling van €120 vraag je dan €24 tot €36 aan aanbetaling.

Alleen bij lange of dure behandelingen — sommige salons vragen alleen een aanbetaling bij behandelingen van 60 minuten of langer, of boven een bepaald bedrag. Kortere afspraken lopen ze sowieso minder risico op no-shows.

Welke aanpak je kiest hangt af van je klantenbestand en hoe hoog je no-show rate is. Begin je net met aanbetalingen? Start dan met een laag, vast bedrag — laag genoeg om geen drempel te zijn voor vaste klanten, hoog genoeg om de afspraak concreet te maken.

Wanneer zet je aanbetalingen in?

Aanbetalingen zijn niet altijd nodig voor elke afspraak. De meeste salons gebruiken ze strategisch.

Altijd bij nieuwe klanten. Je kent ze nog niet, ze kennen jou nog niet en er is geen opgebouwde loyaliteit. De kans op een no-show is bij nieuwe klanten hoger dan bij vaste klanten. Een kleine aanbetaling filtert ook direct de serieuze boekingen van de vrijblijvende.

Altijd bij lange behandelingen. Een lege plek van 90 of 120 minuten is aanzienlijk pijnlijker dan een lege plek van 30 minuten. Hoe langer de behandeling, hoe meer zin het heeft om een aanbetaling te vragen.

Bij klanten met een no-show geschiedenis. Ken je een klant die al een keer niet is komen opdagen? Stel voor hun volgende boeking een aanbetaling verplicht via je instellingen.

In drukke periodes. In december, voor de feestdagen, of rondom andere drukte-pieken wil je geen lege plekken riskeren. Tijdelijk aanbetalingen inschakelen voor alle boekingen is dan een slimme zet.

Aanbetalingen instellen via Stripe en Avana

Bij Avana koppel je je eigen Stripe-account om aanbetalingen te ontvangen. Stripe is een wereldwijd vertrouwd betaalplatform dat door miljoenen bedrijven wordt gebruikt — klanten kunnen betalen via iDEAL, creditcard of andere betaalmethoden.

Zo werkt het:

Je koppelt je Stripe-account eenmalig aan je Avana-pagina. Je stelt per behandeling in of er een aanbetaling vereist is en welk bedrag. Zodra een klant boekt, betaalt die direct de aanbetaling via Stripe. Het geld komt rechtstreeks bij jou terecht. Kleine servicekosten worden in rekening gebracht zodat de uitbetaling commissievrij bij jou terechtkomt. De klant ontvangt de bevestiging inclusief de details van de aanbetaling.

Jij hoeft er verder niets voor te doen. Het systeem regelt de communicatie, de betalingsverwerking en de bevestiging automatisch.

Wat communiceer je aan klanten over aanbetalingen?

Transparantie is hier het sleutelwoord. Klanten die weten wat ze kunnen verwachten reageren veel beter dan klanten die voor een verrassing komen te staan.

Vermeld in je boekingsomgeving duidelijk dat er een aanbetaling geldt en wat er gebeurt bij annulering of no-show. Een eenvoudige zin als "Bij het boeken van deze behandeling vragen wij een aanbetaling van €20. Bij annulering meer dan 24 uur van tevoren ontvang je dit bedrag terug. Bij late annulering of no-show vervalt de aanbetaling" is helder en eerlijk.

Wil je ook een formeel annuleringsbeleid opstellen voor je salon? Lees dan dit artikel: annuleringsbeleid salon template.

Mag je de aanbetaling houden bij een no-show of late

annulering?

Ja, als je dit vooraf duidelijk hebt gecommuniceerd en de klant hier bij het boeken akkoord mee is gegaan.

Dit is juridisch een aandachtspunt. Een rechtbank in Nederland oordeelde eerder dat een kapsalon geen kosten kon verhalen op een klant omdat de huisregels niet aantoonbaar deel uitmaakten van de overeenkomst op het moment van boeken. Door een aanbetaling te integreren in je boekingssysteem — waarbij de klant expliciet akkoord gaat met de voorwaarden bij het afrekenen — is dit goed geregeld.

De klant heeft immers actief geboekt, de aanbetaling betaald en daarmee de voorwaarden geaccepteerd. Dat is een stuk sterker dan achteraf verwijzen naar huisregels die ergens op een poster hangen.

Veelgestelde vragen

Schrikken klanten niet af van een aanbetaling? Een kleine aanbetaling schrikt vaste klanten zelden af. Nieuwe klanten die ervan afzien waren waarschijnlijk toch geen serieuze boekingen. Communiceer het rustig en professioneel — de meeste klanten vinden het inmiddels normaal, net als bij een restaurant of hotel.

Wat als een klant zijn aanbetaling terugwil na een no-show? Als je je beleid vooraf duidelijk hebt gecommuniceerd en de klant dit bij het boeken heeft geaccepteerd, heb je het recht om de aanbetaling te houden. Wees hier consequent in — uitzonderingen maken het beleid onduidelijk.

Moet ik aanbetalingen voor alle behandelingen instellen? Nee. Je kunt per behandeling kiezen of een aanbetaling van toepassing is. Kies je voor een selectieve aanpak, begin dan bij lange behandelingen en nieuwe klanten.

Wat als een klant wel tijdig annuleert? Als de klant annuleert binnen de door jou ingestelde annuleringstermijn, geef je de aanbetaling terug. Hoe je dit instelt lees je in: online boeken instellen voor je salon.

Zijn er kosten verbonden aan Stripe? Stripe rekent een klein percentage per transactie voor de betalingsverwerking. Bij Avana worden aanvullend kleine servicekosten in rekening gebracht zodat de uitbetaling commissievrij bij jou terechtkomt.

Conclusie

Aanbetalingen zijn juridisch toegestaan, praktisch effectief en eenvoudig in te stellen. Ze beschermen je agenda, maken afspraken concreter en filteren serieuze klanten van vrijblijvende boekingen.

Begin klein — een vast bedrag van €15 tot €25 is genoeg om het verschil te maken zonder klanten af te schrikken. Communiceer het helder en consistent, en je ziet je no-show rate dalen.

Bij Avana stel je aanbetalingen in via een eenmalige Stripe-koppeling. Probeer het 7 dagen gratis — geen verplichtingen.