Datenschutzerklärung

Version 2.1 — zuletzt aktualisiert: 26. September 2026.

1. Wer wir sind

Sweeber Technologies (“Avana”, “wir”, “uns”) betreibt eine Online-Buchungsplattform für selbstständige Salons und Beauty-Profis. Für die Nutzung von Avana verarbeiten wir personenbezogene Daten. Avana ist nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für einen Teil dieser Verarbeitungen verantwortlich und tritt für andere Verarbeitungen als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Salons auf.

Kontakt:

• Sweeber Technologies, Torenlaan 5B, 1402AT Bussum, Niederlande
• E-Mail Datenschutz: support-nl@getavana.com
• Telefon: +31 6 57 60 32 79

2. Für wen gilt diese Datenschutzerklärung

Diese Erklärung gilt für drei Personengruppen, die mit Avana in Berührung kommen:

• Saloninhaber und ihre Mitarbeiter, die ein Avana-Konto haben.
• Kunden dieser Salons, die über eine Avana-Buchungsseite einen Termin vereinbaren.
• Besucher unserer Website, die (noch) kein Konto haben.

Pro Gruppe erklären wir unten, welche Daten wir verarbeiten und warum.

3. Welche Daten wir erheben

3.1 Saloninhaber und Mitarbeiter

• Identifikation: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Foto (optional).
• Unternehmensdaten: Firmenname, Anschrift, Handelsregister-/Steuernummer, USt-IdNr., IBAN.
• Kontodaten: verschlüsseltes Passwort, Login-Zeiten, IP-Adresse beim Login.
• Nutzungsdaten: welche Funktionen du verwendest, welche Einstellungen aktiv sind, Fehlerprotokolle.
• Kommunikation: Nachrichten, die du an unseren Support sendest.
• Zahlungs- und Rechnungsdaten: Abonnementhistorie, Rechnungen, Zahlungsstatus (Kreditkarten- bzw. Bankdaten selbst werden bei unserem Zahlungsdienstleister gespeichert, nicht bei uns).

3.2 Kunden, die über Avana buchen

• Buchungsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, gewählte Leistung, Datum, Uhrzeit, Preis.
• Optionale Felder: Antworten auf Intake-Formulare, die der Salon selbst erstellt (zum Beispiel medizinische Informationen oder Vorlieben).
• Zahlungsdaten: Bei Vorauszahlung speichern wir den Zahlungsstatus (Betrag, Methode, Transaktions-ID); die Bankdaten selbst liegen beim Zahlungsdienstleister.
• Notizen: Notizen, die der Salon selbst zum Kundenprofil hinzufügt.
• Kommunikationshistorie: welche Bestätigungen, Erinnerungen und Änderungs-E-Mails der Kunde erhalten hat.

3.3 Website-Besucher

• Logdateien: IP-Adresse, Browser, Betriebssystem, besuchte Seiten, Zeitstempel.
• Cookies: funktionale Cookies, damit die Website funktioniert (siehe Abschnitt 12).
• Kontaktformular: Wenn du das Kontaktformular ausfüllst, speichern wir Name, E-Mail, Telefon (optional) und Nachricht.

4. Warum wir Daten verarbeiten (Zwecke und Rechtsgrundlagen)

Nach der DSGVO dürfen wir personenbezogene Daten nur verarbeiten, wenn wir eine der sechs gesetzlichen Rechtsgrundlagen haben. Unten siehst du je Zweck die jeweilige Rechtsgrundlage.

5. Wie lange wir Daten speichern

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange wie notwendig:

• Konto- und Unternehmensdaten: solange das Konto aktiv ist, plus 90 Tage nach Kündigung (damit du deine Daten zurückfordern kannst).
• Buchungsdaten von Kunden: solange der Salon sein Avana-Konto hat, oder kürzer, wenn der Salon das Kundenprofil löscht.
• Rechnungen und Buchhaltungsdaten: 10 Jahre (gesetzliche steuerliche Aufbewahrungspflicht in Deutschland gemäß § 147 AO).
• Logdateien und Sicherheitslogs: 12 Monate.
• Kontaktformulare: 24 Monate, danach automatische Löschung.
• Marketing-Einwilligung: bis zur Abmeldung; danach unverzügliche Löschung aus der Marketingliste.

Beantragst du die Löschung, löschen wir alle Daten, die wir löschen dürfen, innerhalb von 30 Tagen. Daten, die wir gesetzlich aufbewahren müssen (z. B. Rechnungen), bleiben bis zum Ablauf der steuerrechtlichen Frist gespeichert.

6. Mit wem wir Daten teilen

Wir teilen Daten nur mit Dritten, wenn das zur Erbringung des Dienstes nötig ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Mit allen diesen Dienstleistern schließen wir Auftragsverarbeitungsverträge nach DSGVO ab.

• Hosting-Partner in der Europäischen Union — für die Speicherung von Datenbank und Dateien.
• Zahlungsdienstleister — für die Abwicklung von Zahlungen (z. B. SEPA, Kreditkarte).
• E-Mail-Dienst — für transaktionale E-Mails (Bestätigungen, Erinnerungen).
• SMS-Dienst — für SMS-Erinnerungen.
• Buchhaltungs-/Rechnungssoftware — für die Verwaltung von Rechnungen.
• Customer-Support-Tools — für die Bearbeitung von Support-Tickets.
• Logging- und Monitoring-Tools — zur Erkennung von Fehlern und Angriffen.
• Behörden — ausschließlich, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. bei einer richterlichen Anordnung).

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten an Dritte. Wir teilen Kundendaten eines Salons nie mit anderen Salons, Marktplätzen oder Werbenetzwerken.

7. Instagram-Nachrichten (Avana Connect)

Ein Salon kann sein professionelles Instagram-Konto mit Avana verbinden. Avana Connect beantwortet dann die Nachrichten, die Kunden an dieses Konto senden, und hilft ihnen, einen Termin zu buchen. Die Verbindung besteht nur, wenn der Salon sie in Instagram selbst erteilt, und gilt nur für das Konto, das er verbindet.

Was wir speichern

• Verbundenes Konto: Instagram-Nummer, Benutzername, Name, Profilbild und ein Zugriffsschlüssel von Meta, mit dem wir im Namen des Salons mitlesen und antworten dürfen. Diesen Schlüssel speichern wir verschlüsselt.
• Gespräche: die Nachrichten, die ein Kunde sendet, und die Antworten, die Avana sendet, die Instagram-Nummer des Kunden, den Zeitpunkt und die Angabe, ob jemand auf die Buchungsschaltfläche getippt hat.
• Was uns nicht erreicht: zu uns kommen nur Nachrichten an das verbundene Konto. Der Rest des Instagram-Kontos bleibt außer Reichweite: keine Follower, keine Fotos, keine Werbedaten. Instagram-Passwörter sehen wir nie.

Warum wir das verarbeiten. Um die Frage des Kunden zu beantworten, um dieselbe Nachricht nicht zweimal zu beantworten, um dem Salon in seinem Dashboard zu zeigen, was gefragt wird und wie viele Termine Instagram bringt, und um Missbrauch zu verhindern. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags mit dem Salon. Für die Nachrichten seiner Kunden ist der Salon Verantwortlicher und Avana Auftragsverarbeiter. Wir nutzen diese Nachrichten nicht für unser eigenes Marketing, wir verkaufen sie nicht und wir teilen sie nicht mit anderen Salons oder mit Werbetreibenden.

Wie lange wir sie speichern. Der Zugriffsschlüssel verschwindet in dem Moment, in dem der Salon die Verbindung trennt oder den Zugriff in Instagram entzieht. Gespräche und Nachrichten bewahren wir auf, solange der Salon Avana Connect nutzt, denn der Salon liest sie in seinem Dashboard nach; ein Trennen lässt sie also stehen. Erkannte Fragen in unserem Zwischenspeicher verfallen nach 30 Tagen. Die Monatszahlen sind Zahlen ohne Namen und bleiben erhalten. Das Sicherheitsprotokoll des Verbindens und Trennens bleibt ebenfalls, nach einer Löschung jedoch ohne Instagram-Name und -Nummer.

Wie du sie löschen lässt. Ein Salon lässt seine Instagram-Gespräche löschen, indem er an support-nl@getavana.com schreibt. Wer einem Salon geschrieben hat und seine Daten entfernt haben möchte, kann das auch über Instagram regeln: Entferne Avana in den Einstellungen deines Instagram-Kontos und fordere dort die Löschung deiner Daten an. Meta leitet diese Anfrage an uns weiter, wir löschen die Gespräche, Nachrichten und Links, die zu dieser Instagram-Nummer gehören, und dir wird eine Seite mit dem Bestätigungscode deiner Anfrage angezeigt. Das geschieht sofort, in jedem Fall innerhalb von 30 Tagen.

8. Übermittlung außerhalb der EU

Unsere Hauptinfrastruktur befindet sich in der Europäischen Union. Einzelne Auftragsverarbeiter (etwa unser E-Mail-Dienst) können Daten in Ländern außerhalb der EU verarbeiten. In diesem Fall nutzen wir eine der gesetzlichen Garantien nach DSGVO: Standardvertragsklauseln (SCC) der Europäischen Kommission oder einen Angemessenheitsbeschluss. Auf Anfrage gewähren wir Einsicht in die verwendeten Klauseln.

9. Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Konkrete Maßnahmen:

• Verschlüsselung der Daten beim Transport via HTTPS/TLS.
• Verschlüsselte Speicherung (Encryption at rest), wo unser Hosting-Partner dies unterstützt.
• Verschlüsselte Speicherung von Passwörtern mit modernen Hashing-Algorithmen.
• Rollenbasierte Zugriffsverwaltung (Least Privilege).
• Zwei-Faktor-Authentifizierung für interne Mitarbeiter.
• Regelmäßige Audits, Penetration-Tests und Code-Reviews.
• Logging von Sicherheitsereignissen mit aktivem Monitoring.
• Verschlüsselte Backups mit regelmäßigen Wiederherstellungstests.

Sollte es zu einer Datenpanne kommen, beurteilen wir den Vorfall nach unserem Incident-Verfahren. Bei einer meldepflichtigen Datenpanne informieren wir die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden und — sofern gesetzlich erforderlich — direkt die Betroffenen.

10. Deine Rechte nach der DSGVO

Nach der DSGVO hast du in Bezug auf deine personenbezogenen Daten verschiedene Rechte. Du kannst jedes dieser Rechte ausüben, indem du uns an support-nl@getavana.com schreibst. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

• Auskunft — du darfst erfragen, welche Daten wir über dich gespeichert haben.
• Berichtigung — unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren lassen.
• Löschung (“Recht auf Vergessenwerden”) — wenn wir die Daten nicht mehr benötigen und keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gilt.
• Einschränkung — Verarbeitung vorübergehend stoppen, während ein Streit läuft.
• Widerspruch — gegen Verarbeitung auf Basis berechtigten Interesses.
• Datenübertragbarkeit — deine Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten.
• Einwilligung widerrufen — für Verarbeitungen, die auf Einwilligung beruhen (z. B. Marketing).
• Keine automatisierten Einzelentscheidungen mit rechtlicher Wirkung — solche Entscheidungen treffen wir nicht.
• Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (in Deutschland in der Regel die Landesbeauftragten für Datenschutz; eine Übersicht findest du beim BfDI auf bfdi.bund.de).

Um Missbrauch zu verhindern, können wir vor Ausführung eines Antrags um zusätzliche Identifikation bitten, etwa eine Kopie eines Personalausweises mit abgedecktem Foto und Personalausweisnummer.

11. Salon-Kunden — wen sprichst du an?

Hast du über eine Avana-Buchungsseite einen Termin gebucht und möchtest deine Daten einsehen, ändern oder löschen? Rechtlich ist in diesem Fall der Salon der Verantwortliche und Avana lediglich Auftragsverarbeiter. Wende dich daher zuerst an den Salon, bei dem du gebucht hast — die Kontaktdaten findest du in deiner Bestätigungsmail. Falls das nicht klappt, schreibe uns an support-nl@getavana.com; wir helfen dann weiter oder leiten den Antrag an den Salon weiter.

Was passiert, wenn ein Salon einen Kunden löscht. Der Salon macht das selbst in Avana, mit Kunden löschen auf der Kundenkarte, sobald ein anstehender Termin, ein nicht aufgebrauchtes oder nicht bezahltes Paket oder eine noch nicht verschickte Bestellung erledigt ist. Gelöscht werden die Kundenkarte (Notizen, Labels, Adresse, Geburtsdatum, Marketing-Einwilligung), das Kundenfoto, hochgeladene Dokumente, Behandlungsberichte, Einträge auf der Warteliste, die Treuekarte und Einträge in Marketinglisten. Termine bleiben für den Umsatz des Salons bestehen, aber ohne Namen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Buchungsnotiz, Antworten auf Aufnahmefragen, Zustimmung zu einer Erklärung oder Notizen. Eine Bewertung behält ihre Sterne ohne Namen; ein Gutschein behält Code und Guthaben, ein Paket oder eine Bestellung die Zahlungen, und von einer SMS bleibt nur, dass sie verschickt wurde. Ein verbundener Google Kalender und der Kalender-Link ziehen mit. Rechnungen bleiben mit ihren Angaben erhalten, weil der Salon sie gesetzlich aufbewahren muss, ebenso eine Abmeldung von Angeboten, damit der Kunde von diesem Salon nie wieder eines bekommt.

12. Cookies und vergleichbare Technologien

Avana verwendet Cookies und vergleichbare Technologien, damit die Website funktioniert und Verbesserungen messbar sind. Wir unterscheiden drei Arten:

• Funktionale Cookies — strikt notwendig: eingeloggte Sitzungen, Spracheinstellung, Sicherheit. Hierfür ist keine Einwilligung erforderlich.
• Analytische Cookies — anonymisierte Messung, welche Seiten besucht werden. Wir nutzen ein datenschutzfreundliches Setup ohne Übermittlung personenbezogener Daten an Werbenetzwerke.
• Marketing-Cookies von Drittanbietern — setzen wir nicht. Avana zeigt keine externen Anzeigen und teilt keine personenbezogenen Daten mit Werbeplattformen.

Du kannst Cookies über deine Browsereinstellungen blockieren oder löschen. Funktionale Cookies zu deaktivieren kann die Nutzung von Avana stören.

13. Marketing-Kommunikation

Wir senden Marketing-E-Mails (z. B. Produktupdates oder Newsletter) nur, wenn du uns dafür eine ausdrückliche Einwilligung gegeben hast — etwa bei der Kontoerstellung mit aktivierter Option oder durch ein Opt-in auf der Website. Am Ende jeder Marketing-Mail steht ein Abmeldelink. Die Abmeldung ist unmittelbar wirksam.

Transaktionale E-Mails (Bestätigungen, Erinnerungen, Rechnungsmitteilungen) versenden wir weiter, weil sie zur Erbringung des Dienstes notwendig sind.

14. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Avana nutzt keine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblichen Folgen für dich. Funktionen wie No-Show-Prävention und Warteliste verwenden einfache, transparente Regeln und keine intransparenten Machine-Learning-Modelle für bindende Entscheidungen.

15. Kinder

Avana ist für die geschäftliche Nutzung durch Erwachsene gedacht. Wir richten uns nicht an Kinder unter 16 Jahren und erheben nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern. Kunden von Salons können in Einzelfällen jünger sein (etwa bei einem Kinderfriseur); der Salon ist dann dafür verantwortlich, die Einwilligung eines Erziehungsberechtigten einzuholen.

16. Avana als Auftragsverarbeiter — Auftragsverarbeitungsvertrag

Für die Daten, die du als Salon über Avana zu deinen eigenen Kunden verarbeitest, ist der Salon Verantwortlicher und Avana Auftragsverarbeiter. Wir schließen standardmäßig einen Auftragsverarbeitungsvertrag durch Zustimmung zu unseren Nutzungsbedingungen — diese fungieren zugleich als Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement). Eine unterzeichnete Kopie kannst du auf Anfrage an support-nl@getavana.com erhalten.

17. Aufbewahrung nach Kündigung

Kündigst du dein Avana-Konto, halten wir deine Daten weitere 90 Tage in archivierter Form zugänglich, damit du einen Export anfordern oder dein Konto reaktivieren kannst. Danach werden personenbezogene Daten gelöscht, mit Ausnahme dessen, was wir gesetzlich aufbewahren müssen (Rechnungen, Buchhaltung).

18. Beschwerde einlegen

Findest du, dass wir nicht sorgfältig mit deinen Daten umgehen? Schreib zuerst an support-nl@getavana.com — wir versuchen, eine Beschwerde immer innerhalb von 14 Tagen zu lösen. Kommen wir nicht zusammen, kannst du Beschwerde bei der für dich zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen (in Deutschland die zuständige Landesbeauftragte für Datenschutz; in Österreich die Datenschutzbehörde unter dsb.gv.at; in der Schweiz der EDÖB unter edoeb.admin.ch).

19. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anpassen. Wesentliche Änderungen — etwa neue Kategorien von Verarbeitungen oder neue Auftragsverarbeiter — kündigen wir vorab per E-Mail an Kontoinhaber an und veröffentlichen sie mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten auf dieser Seite. Die jeweils aktuellste Fassung steht unter /de/datenschutz.

20. Kontakt

Fragen, Beschwerden oder Anträge zu dieser Datenschutzerklärung? Schreib uns an support-nl@getavana.com oder ruf an unter +31 6 57 60 32 79. Für allgemeine Fragen kannst du auch unser Kontaktformular nutzen.