Lesgeld bepalen voor je dansschool

Reken je lesgeld uit vanaf je kosten per zaaluur gedeeld door het aantal leerlingen dat je realistisch in die les verwacht, en vermenigvuldig dat met het aantal lesweken in je seizoen. Niet met twaalf maanden, want je danst geen twaalf maanden. Dat ene verschil is de reden dat veel dansscholen op papier winstgevend lijken en aan het eind van het jaar toch niets hebben overgehouden.

Dit artikel gaat over die rekensom, over wat gezinskorting en termijnbetaling je werkelijk kosten, en over hoe je het zo communiceert dat ouders in de zomer niet gaan rekenen.

Waarom een dansschool anders rekent

Bij een salon verkoop je losse behandelingen. Komt er niemand, dan heb je geen omzet maar ook geen kosten voor die stoel.

Bij een dansschool ligt het omgekeerd. Je huurt een zaal voor een heel seizoen, je zegt een docent toe dat ze elke dinsdag lesgeeft, en die kosten lopen door of er nu acht of veertien kinderen in de zaal staan. Je kosten zijn vast, je omzet is dat niet. Daarom draait alles om bezetting.

Dat maakt de belangrijkste vraag niet "wat vraagt de dansschool verderop" maar "hoeveel leerlingen heb ik in deze les nodig voordat dit uur uit kan". Dat getal wil je van elke les weten, want daar zitten de beslissingen in: welke les je laat doorgaan, welke je samenvoegt en welke je schrapt.

De rekensom

Doe dit per les, niet voor je hele school in één keer.

Stap 1: je kosten per zaaluur. Neem je zaalhuur voor dat uur, plus een evenredig deel van je verwarming, muziekrechten, verzekering en administratie, plus wat je docent voor dat uur krijgt. Geef jezelf ook een uurtarief als je zelf lesgeeft, anders werk je gratis en merk je dat pas na een jaar.

Stap 2: je realistische bezetting. Niet je maximum. Als er twintig kinderen in de zaal passen maar je gemiddelde les zit op twaalf, reken dan met twaalf. Wie op zijn maximum begroot, komt structureel tekort.

Stap 3: kosten per leerling per les. Deel stap 1 door stap 2.

Stap 4: maal je lesweken. De meeste dansscholen volgen het schooljaar en komen uit op ongeveer 36 tot 40 lesweken. Vermenigvuldig je bedrag per les met dat aantal en je hebt je kostprijs per leerling per seizoen.

Stap 5: je marge erbij. Wat je overhoudt moet je uitval, je leegstand in stille periodes, je investeringen in de zaal en je eigen inkomen dekken.

Een voorbeeld om mee te rekenen: kost een zaaluur je inclusief docent €60 en zitten er gemiddeld twaalf kinderen, dan is dat €5 per leerling per les. Bij 38 lesweken is je kostprijs €190 per seizoen. Vraag je €260, dan houd je €70 per leerling over, en bij twaalf leerlingen is dat €840 voor dat ene uur per week over het hele jaar. Zo zie je meteen hoe hard bezetting doortelt: bij acht leerlingen in dezelfde les is je kostprijs €7,50 per les en verdampt je marge grotendeels.

Die bedragen zijn een rekenvoorbeeld om de methode te laten zien, geen norm. Vul je eigen zaalhuur en docentvergoeding in.

Waar je zaalbezetting het echte geld zit

Zodra je per les rekent, zie je iets wat in een totaalbegroting onzichtbaar blijft: je verlies zit bijna nooit in je tarief maar in je rooster.

De les op woensdagmiddag zit vol. De les op vrijdag om half vijf heeft zes kinderen en kost je elke week geld. Als je alleen naar je jaartotaal kijkt, middelt dat weg. Als je per les rekent, is het een besluit dat zich opdringt: samenvoegen, verplaatsen naar een populairder tijdslot, of stoppen.

Dat is ook waarom een algemene prijsverhoging vaak het verkeerde antwoord is. Je verhoogt dan ook het tarief van de lessen die al goed lopen, terwijl het probleem in twee halflege uren zit.

Voorwaarde is wel dat je die bezetting per les kunt zien zonder er een avond voor te gaan tellen. In Avana staat per les hoeveel leerlingen er zijn ingeschreven, dus je hebt dat overzicht op het moment dat je je rooster voor het volgende seizoen maakt.

Gezinskorting

Broertjes en zusjes zijn in dit vak de normaalste zaak, en korting geven is gebruikelijk. Het is ook verdedigbaar: een tweede kind uit hetzelfde gezin kost je bijna geen werving en de ouder is er toch al.

Waar het misgaat is dat er nooit wordt uitgerekend wat het kost. Reken het één keer na met je huidige ledenbestand: hoeveel gezinnen hebben twee of meer kinderen bij je, en wat is de korting daarop bij elkaar? Bij een school met veel gezinnen is dat zomaar enkele procenten van je jaaromzet, en dat is precies de marge waarvan je dacht dat je die had.

Wat werkt is een vast percentage op de tweede en volgende inschrijving, met een bovengrens. Wat niet werkt is per gezin iets afspreken, want dan krijg je binnen een jaar ouders die onderling hebben vergeleken.

Termijnen of ineens

In termijnen betalen verlaagt de drempel, en voor veel gezinnen is het de reden dat het kan. Schrap die optie dus niet.

Maar wees precies in hoe je het presenteert. Deel je je seizoensbedrag door twaalf en noem je het een maandbedrag, dan gaan ouders in juli rekenen en concluderen dat ze betalen voor een maand zonder lessen. Dat gesprek voer je elk jaar opnieuw en je verliest er inschrijvingen mee.

Wat beter werkt is het bedrag per seizoen noemen, met het aantal lesweken erbij, en de termijnen als betaalmogelijkheid presenteren. Dan is het duidelijk wat iemand koopt en hoe hij het afrekent. Een korting bij betaling ineens, bijvoorbeeld een paar procent, haalt bovendien een deel van je omzet vroeg binnen. Voor een school die in september haar zaalhuur voor het hele seizoen moet vastleggen, is dat meer waard dan het percentage dat je weggeeft.

Hoe je die inschrijving en de seizoensstart praktisch inricht staat in inschrijvingen voor een nieuw dansseizoen.

Proeflessen en instromers

Bij dans beslist het kind, niet de ouder. Een gratis of goedkope proefles is daarom bijna altijd de moeite waard: het is je goedkoopste manier om een heel seizoen te verkopen.

Voor wie halverwege instroomt reken je naar rato van de resterende lesweken. Zet die regel vooraf op je site. Doe je dat niet, dan wordt het elke keer een apart gesprek, en dan geef je binnen een jaar verschillende gezinnen verschillende prijzen zonder dat je het doorhebt.

De administratie die eronder zit

Dit is waar het bij een dansschool praktisch spaak loopt. Je hebt leerlingen die per seizoen betalen, sommigen in termijnen, sommigen met gezinskorting, een paar die halverwege instroomden tegen een aangepast tarief, en ouders die willen weten hoeveel lessen er nog zijn. In een spreadsheet is dat na twee maanden niet meer te volgen, en in september ben je avonden kwijt aan nabellen wie er nog niet betaald heeft.

In Avana hangt het bedrag aan de inschrijving zelf, dus een leerling met gezinskorting of een instromer naar rato houdt zijn eigen tarief zonder dat je een aparte lijst bijhoudt. Termijnen lopen automatisch, en je ziet per les hoeveel leerlingen er staan ingeschreven. Dat laatste is meteen het getal uit stap 2 van de rekensom hierboven, dus je hoeft je bezetting niet te schatten: je ziet hem.

Ouders schrijven zelf in en zien wat ze betalen en wanneer, wat het aantal appjes over openstaande bedragen flink terugbrengt. Avana rekent geen commissie over je omzet, dus het lesgeld dat je vaststelt is ook wat er binnenkomt. Wat een plan kost staat op de prijzen voor studio's.

De volgorde die werkt

Reken eerst per les je kosten per zaaluur uit en deel die door je realistische bezetting, niet door je maximum. Vermenigvuldig met je lesweken en zet je marge erbij. Kijk daarna welke lessen onder de streep blijven, want daar zit je winst, en niet in een algemene verhoging.

Reken pas daarna je gezinskorting door op je huidige ledenbestand. Dat getal is voor de meeste dansscholen de verrassing van de avond.