Avana 3: dit verandert er voor jouw studio

Avana 3 is er. De software heet nog steeds gewoon Avana, en als je hem al gebruikt hoef je niets te doen. Wat er is veranderd, is dat de studiokant opnieuw is opgebouwd rond lessen, inschrijvingen en strippenkaarten, op de plek waar eerst afspraken en behandelingen stonden.

Dit artikel legt uit waarom we dat hebben gedaan, wat er precies nieuw is, en wat er voor salons hetzelfde blijft.

Waar het aan schuurde

Avana begon als software voor salons, en dat werkte. Een klant boekt een behandeling van een uur bij een bepaalde medewerker, en dat past in een agenda.

Toen kwamen de studio's. Pilates, yoga, dans, barre, reformer, bootcamp. Die gingen Avana gebruiken en het lukte, maar met omwegen. Een les van tien mensen werd tien losse afspraken op hetzelfde tijdstip. Een strippenkaart werd een notitie bij de klant. Wie afzegde bij een volle les gaf zijn plek aan een groepsapp door in plaats van aan het systeem.

Dat is het soort ongemak dat je zelf gaat oplossen zonder er nog bij na te denken. Je bouwt een eigen systeem van lijstjes, appjes en een schrift bij de deur, en na een halfjaar weet je niet beter. Tot iemand vraagt hoeveel strippen mevrouw De Wit nog heeft en je drie plekken moet nakijken.

We hebben lang gedacht dat we dat konden oplossen met een paar extra velden. Dat bleek niet zo. Het probleem zat in de woorden zelf: zolang je software over een "klant met een afspraak" praat terwijl jij een cursist in een les hebt staan, blijf je vertalen.

Lessen, inschrijvingen en cursisten

Dat is dus wat er is veranderd. Een les is nu een echt ding in Avana, met een tijd, een docent en een maximum aantal plekken. Cursisten schrijven zich daar zelf voor in, via je pagina of via een QR-code aan de deur.

Wat dat oplevert in een gewone week:

Een volle les vult zichzelf weer op. Zit je zaterdagochtend vol en zegt er iemand af, dan schuift de eerste van de wachtlijst automatisch door en krijgt bericht. Zonder dat jij tussen twee lessen door je telefoon pakt.

Strippenkaarten tellen zelf af. Een cursist met een tienrittenkaart heeft er na haar les negen. Je ziet bij haar naam wat er nog openstaat en wanneer haar kaart verloopt. Hoe je kiest tussen een strippenkaart en een lidmaatschap staat in strippenkaart of abonnement, en wat Avana daarin doet op de pagina's over strippenkaarten en lidmaatschappen.

Je ziet wie er staat voordat de les begint. Inclusief wie er nieuw is en wie een blessure heeft gemeld bij haar intake. Dat scheelt de ronde langs de zaal waarin je dat alsnog vraagt.

Inchecken met een QR-code. Cursisten scannen bij binnenkomst, en jij hoeft geen lijst af te vinken terwijl de les eigenlijk al had moeten beginnen.

Sneller, en dat is geen holle frase

Het tweede deel van deze versie is snelheid, en dat klinkt als iets wat elke softwaremaker roept. Concreet gaat het hierom: de handelingen die je tientallen keren per week doet zijn korter geworden.

Een les klaarzetten, een cursist toevoegen, een kaart bijwerken, een afmelding verwerken. Dat waren allemaal schermen met meer stappen dan nodig. Die zijn eruit. Schermen laden sneller, en er zitten minder klikken tussen jou en wat je wilde doen.

Het is niet het soort verbetering waar je een screenshot van maakt. Het is wel het soort dat je aan het eind van een drukke dag merkt.

Voor salons verandert er niets

Dit is de vraag die we het vaakst kregen toen we hierover begonnen, dus het antwoord staat hier apart.

Werk je met afspraken en behandelingen, dan blijft alles zoals het was. Je agenda, je boekingspagina, je klanten, je facturen. De studiofuncties zitten in een aparte manier van werken die je alleen ziet wanneer je die aanzet.

Avana bedient dus twee vakken. Kappers, barbershops, nagelstudio's, schoonheidssalons en massagesalons aan de ene kant, en studio's met groepslessen aan de andere. Wat ze delen is dat de eigenaar meestal zelf op de vloer staat en dat elk uur administratie van iets anders afgaat.

Hoe het zich verhoudt tot andere studiosoftware

Zoek je nu studio-software, dan kom je een paar bekende namen tegen. Eerlijk over waar ze goed in zijn:

• Momoyoga is sterk voor yoga en prettig eenvoudig. Geef je daarnaast dans, pilates of bootcamp, dan loop je tegen de grenzen aan. De vergelijking staat op Momoyoga-alternatief.
• Eversports en Virtuagym zijn gebouwd voor grotere sportorganisaties. Ze kunnen veel, en die veelheid betaal je terug in tijd om het in te richten. Zie Eversports-alternatief en Virtuagym-alternatief.
• Avana zit ertussenin: genoeg voor een studio met meerdere lessoorten en meerdere docenten, zonder een systeem dat is ontworpen voor honderden leden en toegangspoortjes.

De vraag is dus niet welke software het meeste kan. Het is welke past bij de omvang die jij hebt en bij hoe vaak je erin wilt zitten.

Wat er niet in zit

Een aankondiging waarin alles kan is meestal niet geschreven door iemand die het product kent. Dus hier staat ook wat Avana bewust niet doet, zodat je het niet na twee weken zelf ontdekt.

Geen hardware aan de deur. Er zijn geen toegangspoortjes, geen pasjeslezers en geen sloten die opengaan bij een geldig lidmaatschap. Inchecken gebeurt met een QR-code die je cursist scant. Draai je een ruimte die dag en nacht open is zonder dat er iemand staat, dan heb je iets anders nodig.

Geen uitgebreid voorraadbeheer. Je kunt producten verkopen en dat komt op dezelfde rekening als de les. Wat er niet in zit is voorraad per magazijn, bestelvoorstellen en inkooporders. Voor een schap met matten, gripsokken en flesjes is dat prima. Voor een winkel naast je studio niet.

Niet gebouwd voor honderden leden per dag. De grens zit hem niet in een technisch maximum maar in waar het voor is ontworpen: een studio met een handvol docenten en een rooster dat je zelf overziet. Groei je door naar een organisatie met meerdere vestigingen en een ledenadministratie die iemand fulltime bezighoudt, dan zijn er systemen die daar beter op zijn ingericht.

Die drie zijn geen dingen die er volgende maand bijkomen. Ze zijn het gevolg van waar we voor gekozen hebben, en dat is een studio die overzichtelijk blijft.

Wat het kost

Voor studio's zijn er drie pakketten: Studio voor €49, Studio Plus voor €79 en Studio Elite voor €129 per maand. Wat erin zit en waar de grenzen liggen staat op de prijzen voor studio's.

Werk je met afspraken, dan gelden de salonprijzen, die beginnen bij €15,99 per maand.

In beide gevallen betaal je een vaste prijs en nooit commissie per boeking. Hoe vol je week ook zit, de rekening verandert niet mee. Je probeert het eerst 7 dagen gratis.

Beginnen

Je zet je lessen klaar met een tijd, een docent en een maximum aantal plekken, je deelt je link of je QR-code, en cursisten schrijven zichzelf in. Dat opzetten kost ongeveer een kwartier, en er komt geen installatie of koppeling aan te pas. Hoe die stappen lopen staat op hoe Avana werkt.

Begin je nog helemaal, dan is een yogastudio starten een logischer eerste stap, en de regels en verzekeringen eromheen staan in regels en verzekering voor je studio.

Loop je ergens tegenaan of wil je even sparren over jouw situatie, mail dan naar support-nl@getavana.com. Daar zit iemand die je studio kent.