Een boekingssysteem voor je salon aan huis: wat je wel en niet nodig hebt

Een salon aan huis heeft van een boekingssysteem maar een klein deel nodig: je eigen tijden, een boekingslink, een bevestiging met adres en een herinnering. Dat deel heb je wel nodig zodra je meer dan een handvol klanten per week hebt. Een kassa, voorraadbeheer en agenda's voor personeel kun je overslaan. Dit stuk gaat over dat kleine deel, en over het ene ding dat thuis anders is dan in een pand: jij bent zelf de balie.

Waarom thuis het appen zwaarder weegt

In een salon met een balie neemt iemand de telefoon op terwijl jij doorwerkt. Thuis komt elk berichtje over een tijdstip bij jou, en meestal precies op het moment dat je handen bezet zijn. Je leest het tijdens een behandeling, antwoordt tussen twee klanten door, en 's avonds aan tafel loop je de gesprekken na om te kijken wie er morgen komt.

Daar komt bij dat je werk en je huis door elkaar lopen. Een klant die vraagt of het morgen om half vier kan, weet niet dat je dan je dochter ophaalt. Jij moet dat elke keer uitleggen. Een boekingspagina laat alleen de tijden zien die jij hebt opengezet, dus die vraag komt niet meer.

Wat je wel nodig hebt

Je eigen dagen en tijden, met gaten waar jij ze wilt. Werk je dinsdag en donderdag van negen tot drie en zaterdag de hele dag, dan zien klanten precies dat. Blokkeer daarnaast losse uren: de tandarts, het sporten, de schoolvakantie. Klanten zien een geblokkeerd uur niet als 'bezet', ze zien het gewoon niet. Zo blijft je privétijd privé zonder dat je iets hoeft uit te leggen.

Een bevestiging waar je adres en je huisregels in staan. Een nieuwe klant die voor het eerst komt, wil weten waar hij moet zijn en hoe hij binnenkomt. Zet in de bevestiging je adres, waar hij kan parkeren, welke deur en of hij moet aanbellen of appen. Zet er ook je huisregels bij: niet eerder dan vijf minuten van tevoren, geen kinderen mee tijdens een BIAB-set, schoenen uit. Die ene tekst schrijf je één keer en daarna leest elke klant hem vanzelf. Wat je gemeente van een salon aan huis vraagt, staat in regels voor een salon aan huis.

Een herinnering, want thuis is een no-show dubbel duur. In een pand vul je een leeg uur met de voorraad of de administratie. Thuis heb je vaak speciaal voor die klant de oppas geregeld of de woonkamer omgebouwd. Een herinnering een dag van tevoren haalt het grootste deel van de vergeten afspraken weg. Hoe je die instelt lees je in afspraakherinneringen instellen.

Een aanbetaling op je lange behandelingen. Niet op alles. Op een set wimpers of een BIAB-set van anderhalf uur wel: komt de klant niet, dan hou je de aanbetaling en heb je in elk geval niet voor niets thuis zitten wachten. Reken op 20 tot 30% van de behandelprijs; in hoeveel aanbetaling vragen staat waarom.

Notities per klant, op je telefoon. De kleurcode van de vorige keer, een allergie voor een bepaalde lijm, dat een klant altijd een kwartier te vroeg is. In een pand staat dat op een kaartje in een la. Thuis wil je het op je telefoon, want daar heb je het als de klant al aanbelt.

Wat je gerust kunt overslaan

Veel salonsoftware is gebouwd voor een zaak met personeel, en dat zie je aan de prijs en aan het aantal knoppen. Dit heb je thuis niet nodig:

• Een kassa met pinkoppeling. Je klanten betalen met een betaalverzoek, met een los pinapparaat, contant of vooraf via je boekingspagina. Een gekoppelde kassa is iets voor een balie met een rij.
• Voorraadbeheer. Je weet zelf wanneer de gel op is.
• Agenda's voor medewerkers. Je bent alleen. Kies wel een systeem waar een tweede agenda later bij kan, zonder dat je alles opnieuw hoeft in te richten.
• Een marktplaats. Je klanten komen uit je buurt en via je Instagram. Een platform dat je naast twintig andere salons zet en een percentage rekent op nieuwe klanten, levert thuis zelden iets op. Het verschil staat in boekingsplatform of boekingssysteem.
• Tien modules die je nooit opent. Elk scherm dat je niet gebruikt, maakt de schermen die je wél gebruikt lastiger te vinden.

Reken daarom met wat je per week echt doet: afspraken aannemen, herinneren, afrekenen, notitie maken. De langste functielijst zegt niets over jouw week.

Wat Avana voor een salon aan huis regelt

Het Business-pakket van Avana (€15,99 per maand) bevat precies de dingen uit de lijst hierboven, en weinig dat je thuis in de weg zit. Je zet je dagen en tijden in, blokkeert de uren die van jou zijn en deelt één link. Klanten kiezen een behandeling en een tijd en vullen hun naam en telefoonnummer in; een account of een app hebben ze niet nodig.

De bevestiging en de herinnering per e-mail gaan vanzelf. Wil je een herinnering per sms voor klanten die hun mail niet lezen, dan koop je een pakket van 25 berichten voor €7,95. Een aanbetaling stel je per behandeling in, met een ander bedrag voor een BIAB-set dan voor een manicure, en de klant betaalt die met iDEAL, Bancontact of kaart. Notities staan op de klantkaart in de app, en na elke afspraak ligt er een factuur klaar voor je boekhouding.

Je boekingspagina is meteen ook je vindbare pagina op Google, met je adres, je behandelingen en je beoordelingen. Voor een salon aan huis zonder eigen website is dat vaak de eerste plek waar een nieuwe klant je tegenkomt. Meer daarover op je eigen boekingspagina en op no-shows voorkomen.

Commissie is er niet. Alleen als een klant vooraf online betaalt, komt er voor hem een servicebijdrage bij van 3% (minimaal €1,49, hoogstens €2,59); betaalt hij bij jou aan tafel, dan niet. De eerste week is gratis, zie de prijzenpagina.

Wat het in je dag verandert: je telefoon wordt de plek waar je je dag bekijkt in plaats van waar je hem regelt. In de Avana-app zie je tussen twee klanten door wie er straks komt, en een afspraak verzetten kost één scherm. Komt er later een tweede paar handen bij, dan komt er gewoon een agenda bij zonder dat je opnieuw hoeft in te richten.

Zo begin je deze week

1. Zet je drie meest gevraagde behandelingen erin, met de echte duur. Een fill van 45 minuten plan je niet in een halfuur.
2. Schrijf je bevestigingstekst met adres, parkeren, deur en huisregels. Lees hem één keer als nieuwe klant.
3. Zet de link in je Instagram-bio en stuur hem naar je vaste klanten, met de vraag of ze voortaan zelf een tijd kiezen.

Na twee weken merk je dat de vraag 'kan het morgen om half vier' niet meer komt. Klanten zien zelf wat kan. En jij zit 's avonds aan tafel zonder je telefoon.