Boekingssysteem zonder abonnement: bestaat dat, en wat kost het je?

Ja, er zijn boekingssystemen waarvoor je geen maandbedrag betaalt. Alleen verdienen ze alsnog aan je, en dat is precies de vraag die je wilt beantwoorden voordat je kiest.

Er zijn drie manieren waarop dat gebeurt: commissie op nieuwe klanten, een bijdrage die je klant betaalt, of een gratis versie met een limiet erop. Alle drie kunnen goedkoper zijn dan een abonnement, en alle drie kunnen fors duurder uitpakken. Het hangt af van hoeveel je boekt en waar je klanten vandaan komen.

Hieronder staat per model wat je betaalt, met de tarieven van dit moment.

Waarom een vast maandbedrag tegen kan staan

Het bezwaar is begrijpelijk. Je betaalt elke maand hetzelfde, ook in een rustige periode, tijdens je vakantie of als je een paar weken ziek bent. Voor een zelfstandige voelt dat als betalen voor iets wat je die maand nauwelijks gebruikt.

Daar komt bij dat veel salons een zwaar pakket afnemen voor alleen de basis. Kassa, voorraadbeheer, personeelsplanning en uitgebreide rapportages: je betaalt ervoor en je raakt het niet aan.

Dat tweede bezwaar is terecht. Het eerste blijkt in de praktijk vaak mee te vallen, en dat zie je zodra je de modellen naast elkaar zet.

Model 1: commissie op nieuwe klanten

De grote marktplaatsen werken zo. Je software is goedkoop of zelfs gratis, en zij houden een percentage in op de klanten die via hun platform bij je terechtkomen.

Stel: een marktplaats rekent naast een abonnement 20% op de eerste boeking van elke nieuwe klant uit de marktplaats, plus een kleine vergoeding per online betaling. Sommige marktplaatsen rekenen op die eerste boeking een nog hoger percentage.

Zes nieuwe marktplaatsklanten met een behandeling van €55 kosten je dan €66 aan commissie. Het abonnement komt daar nog bij.

Wanneer dit loont: als je nog geen klantenbestand hebt. Je koopt er bereik mee, en dat is iets wat een eigen boekingspagina je niet geeft.

Wanneer het tegenvalt: zodra je vaste klanten hebt. Je betaalt dan een percentage over mensen die toch al bij je kwamen, en de rekening groeit mee met je succes.

Model 2: je klant betaalt reserveringskosten

Bij dit model betaalt de salon niets en rekent het platform een paar euro af bij de klant, bij het boeken. Dat bedrag gaat niet naar jouw behandeling.

Voor jou is het gratis, en dat klinkt aantrekkelijk. Het adres van de rekening is alleen verschoven. Een vaste klant die elke zes weken langskomt, betaalt zo'n negen keer per jaar een paar euro extra om bij jou te mogen boeken. Dat merkt hij, en op een gegeven moment vraagt hij of hij niet gewoon even kan bellen.

Wanneer dit loont: bij weinig afspraken, of als je vooral eenmalige klanten hebt.

Wanneer het tegenvalt: bij een vaste klantenkring die vaak terugkomt.

Model 3: een gratis versie met een limiet

Sommige systemen hebben een gratis plan met een plafond. Reservio bijvoorbeeld is gratis tot 40 boekingen per maand; daarboven begin je rond €7,49 per maand.

Veertig boekingen klinkt als veel, maar een redelijk drukke salon zit daar binnen twee weken aan. En de betaalde pakketten lopen daarna op per medewerker en per locatie. Een uitgebreide vergelijking staat in Avana vs Reservio.

Andere gratis systemen hebben geen boekingslimiet maar laten functies weg: geen automatische herinneringen, geen online betalen, geen aanbetaling. Juist die drie zijn wat no-shows terugdringt.

Wanneer dit loont: als je net begint en wilt uitproberen of online boeken bij je past.

Wanneer het tegenvalt: zodra je agenda volloopt, want dan raak je de limiet in de drukste week van de maand.

Waar het omslagpunt ligt

Zet je die drie naast een vast bedrag, dan is de vraag simpel: hoeveel kost je software in een goede maand?

Een salon met zes nieuwe marktplaatsklanten van €55 is in dat voorbeeld €66 per maand aan commissie kwijt, bijna €800 per jaar, en dan komt het abonnement er nog bij. Een vast bedrag van €15,99 per maand is €192 per jaar, ongeacht hoe druk het wordt.

Voor de meeste salons met een eigen klantenkring valt het omslagpunt al bij een handjevol afspraken per maand. Voor wie nog geen klanten heeft, ligt het andersom.

Avana: wél een abonnement, geen commissie

Om eerlijk te zijn: Avana is geen boekingssysteem zonder abonnement. Je betaalt een vast bedrag per maand. Wat je niet betaalt, is een percentage over je omzet.

Rekent je klant in de salon af, dan komt er niets bovenop zijn behandeling. Betaalt hij bij het boeken online, dan zit daar een servicebijdrage van 3% bij, minimaal €1,49 en nooit meer dan €2,59. Van jouw behandelprijs gaat in geen van beide gevallen iets af.

Business kost €15,99 per maand inclusief btw. Dat is €0,53 per dag, voor één agenda zonder limiet op het aantal boekingen en met 0% commissie. Business Plus is €29,99 voor een tweede agenda, een wachtlijst die bij een afzegging zelf de volgende klant doorschuift en cadeaubonnen. Business Max is €59,99, met jij plus twee medewerkers, campagnes en inzicht in welke behandeling het meeste oplevert. Een extra agenda kost overal €5,99 per maand.

Neem je een jaar, dan betaal je €159, €299 of €599 en krijg je twee maanden cadeau.

Twee dingen die het bezwaar tegen abonnementen wegnemen:

Je zegt maandelijks op. Geen jaarcontract, geen opzegtermijn en geen boete. Werk je een paar maanden niet, dan stop je en kom je later terug.

Je begint bij het pakket dat bij je past. Business is één agenda, dus je betaalt niet mee aan teamfuncties en voorraadbeheer die je nooit opent. Groei je, dan stap je over.

Je probeert het eerst 7 dagen gratis. Meer over de opbouw van de kosten staat in wat een boekingssysteem kost voor je salon.

Zo kies je

Loop deze drie vragen langs.

Waar komen je klanten vandaan? Voornamelijk uit een marktplaats, dan is commissie de prijs van bereik en heeft een eigen pagina weinig zin. Kennen je klanten je al, dan betaal je bij een marktplaats voor je eigen werk.

Hoeveel afspraken heb je per maand? Onder de twintig kan een gratis plan of een klantbijdrage prima werken. Daarboven wint een vast bedrag bijna altijd.

Wat gebeurt er in een rustige maand? Bij een vast bedrag betaal je door. Kijk daarom naar de opzegtermijn: maandelijks opzegbaar maakt dat bezwaar grotendeels leeg.

Ben je toe aan overstappen, lees dan hoe je van boekingssysteem wisselt zonder je agenda kwijt te raken.

Probeer Avana 7 dagen gratis