Klanten werven als personal trainer: je eerste 20 klanten in 90 dagen

Hoeveel klanten heb je eigenlijk nodig? Wil je 24 sessies per week geven en komt een klant gemiddeld iets meer dan één keer per week, dan zit je met ongeveer twintig vaste klanten vol. Klanten werven als personal trainer gaat dus niet om duizend volgers, maar om twintig mensen die je vertrouwen. Die vind je in drie fases: eerst je eigen netwerk, dan verwijzers zoals fysiotherapeuten en bedrijven, en daarna klanten die je zelf aanbevelen. Reken op ongeveer negentig dagen als je er elke week aan werkt.

Klanten werven als personal trainer: anders dan een sportschool

Een sportschool verkoopt toegang: een pasje, een rooster, een prijs. Jij verkoopt jezelf. Iemand moet je durven vertellen dat die al jaren niets aan sport doet, dat de knie zeurt of dat er na de bevalling niets meer van de buikspieren over is. Dat doet niemand bij een advertentie. Dat doet iemand bij een trainer die een vriendin aanraadde, of die de fysiotherapeut noemde.

Daarom werven personal trainers vooral via mensen, en pas daarna via kanalen.

Fase 1, week 1 tot 4: je eigen netwerk

Maak een lijst van vijftig namen. Familie, oud-collega's, ouders van school, je eigen sportmaatjes, de kapper, de buren. Niet iedereen is een klant, maar iedereen kent iemand.

Stuur ieder een eigen bericht. Geen rondmail, geen post met "deel gerust". Bijvoorbeeld:

"Hoi Mark, ik ben sinds deze maand zelfstandig personal trainer, met een kleine studio in Zeist. Ik zoek nog vijf mensen die serieus sterker willen worden en die ik de komende drie maanden begeleid. Ken jij iemand voor wie dat past, of ben je het zelf? Een kennismaking van een half uur kun je via deze link vastleggen."

Waarom dit werkt: het is persoonlijk, er staat een aantal in (vijf), een termijn (drie maanden) en een makkelijke stap. En je vraagt niet "wil je klant worden?" maar "ken je iemand?", wat makkelijker is om op te reageren.

De kennismaking

Een gratis uur training geven werkt slechter dan je denkt: het voelt als een cadeautje, niet als een begin. Maak er een kennismaking van dertig minuten van, met een vaste vorm:

1. Tien minuten intake. Wat wil je, wat speelt er, wat heb je eerder geprobeerd.
2. Tien minuten bewegen. Eén of twee oefeningen die meteen iets laten voelen of zien.
3. Tien minuten voorstel. Wat je voorstelt, hoe vaak, wat het kost. Concreet, met een startdatum.

Laat iemand de kennismaking vooraf vastleggen op een vast moment. Een "laten we volgende week even kijken" wordt in de helft van de gevallen niets.

Fase 2, week 4 tot 8: verwijzers

Verwijzers zijn mensen die jouw ideale klanten al zien, maar zelf niet trainen. Eén goede verwijzer levert meer op dan een maand posten.

Fysiotherapeuten. Een fysio behandelt een klacht; na de laatste behandeling is de patiënt vaak nog niet sterk genoeg om het zelf vol te houden. Daar zit jij. Bel één praktijk in je buurt, vraag om een kwartier, en vertel voor welke patiënten je iets toevoegt (bijvoorbeeld mensen die na een rugklacht weer willen tillen). Spreek af hoe je terugkoppelt. En verwijs zelf ook: een klant met een klacht die buiten je vak valt, stuur je naar de fysio. Dat is goed voor je klant en het bouwt vertrouwen.

Wat je zegt in dat eerste gesprek, kan heel kort:

"Ik ben personal trainer in deze wijk, met een eigen ruimte. Ik zie vaak mensen die na de fysio weer willen tillen of hardlopen, maar het alleen niet volhouden. Voor die groep kan ik de stap daarna zijn. Als ik iemand zie met een klacht die bij jou hoort, stuur ik die hierheen. Zullen we het een paar maanden proberen en dan kijken of het werkt?"

Neem een paar visitekaartjes of een flyer mee met een link waarmee iemand meteen een kennismaking boekt. Een fysio die doorverwijst, wil niet dat de patiënt daarna nog moet bellen.

Diëtisten en leefstijlcoaches. Werken met dezelfde doelgroep vanuit een andere kant. Een gezamenlijk traject van twaalf weken is voor de klant logischer dan twee losse trajecten.

Bedrijven. Een werkgever met dertig mensen op kantoor heeft vaak een vitaliteitsbudget, of wil iets doen tegen uitval. Een voorstel voor duosessies op locatie, of een vaste korting voor medewerkers, is een concreet begin. Of de werkgever personal training belastingvrij kan vergoeden, bijvoorbeeld via de werkkostenregeling, laat die met de eigen adviseur bekijken; dat is hun vraag, niet de jouwe.

Houd je voorstel aan een werkgever op één A4:

• wat je aanbiedt (bijvoorbeeld duosessies op locatie of in je ruimte, voor of na werktijd);
• voor wie het is bedoeld (medewerkers die veel zitten, terugkeer na verzuim, iedereen die wil);
• wat het kost per sessie of per maand, exclusief btw, want je praat met een bedrijf;
• hoe medewerkers zich aanmelden, met één link;
• een proefperiode van drie maanden, zodat de werkgever niet meteen een jaar vastzit.

Google Bedrijfsprofiel. Wie "personal trainer" en je plaats intypt, ziet eerst de kaart. Vul je profiel volledig in: categorie, adres of werkgebied, openingstijden, foto's van je ruimte, je prijzen. Vraag elke klant na een paar weken om een review. Een website helpt Google en je klant om te zien wat je doet; wat daarop moet, staat in wat er op de website van je studio moet.

Fase 3, week 8 tot 12: klanten die doorverwijzen

Na een paar maanden heb je je beste wervers al in huis: je klanten. Maar die verwijzen alleen door als je het vraagt, en op het juiste moment.

Het juiste moment is als je klant zelf iets merkt. De eerste keer tien kilo zwaarder. Een week zonder rugpijn. Een trap op zonder te hijgen. Dan vraag je: "Ken jij iemand die dit ook zou willen?"

Geef er een makkelijke stap bij. De beste is een duosessie: je klant neemt iemand mee, en jullie trainen met z'n drieën. De nieuwe persoon ziet hoe je werkt, zonder de spanning van een eerste afspraak alleen. Veel duo's worden vaste duo's, en dat is de meest winstgevende vorm van personal training. Hoe je een duosessie prijst, lees je in je tarief als personal trainer bepalen.

Een beloning werkt soms, maar houd het klein en persoonlijk: een extra sessie, geen geld. Wie aanbeveelt omdat die tevreden is, voelt een beloning niet als reden.

Instagram: als etalage, niet als verkoper

Instagram helpt vooral in fase 2 en 3: mensen die over je horen, kijken je profiel na. Dan moet daar staan wie je bent, voor wie je traint en hoe je bij jou een kennismaking boekt. Een aanpak in twintig minuten per dag staat in Instagram voor personal trainers.

Opvolgen: waar de meeste klanten weglekken

Het werven is vaak niet het probleem. Het opvolgen wel. Drie lekken die je dicht kunt zetten:

• Iemand vraagt informatie en hoort pas na twee dagen iets. Antwoord dezelfde dag, met een link waarmee die persoon zelf een moment kiest.
• De kennismaking eindigt zonder voorstel. Sluit altijd af met een concreet aanbod en een datum. "Laat maar weten" is een nee in vermomming.
• Een pakket raakt op en niemand merkt het. Kijk elke maand wie nog twee sessies over heeft, en bied de volgende stap aan voordat het pakket leeg is.

En houd vast wat je hebt. Een nieuwe klant vinden kost veel meer moeite dan een bestaande klant houden. De eerste drie maanden zijn het kwetsbaarst; wat daar helpt, lees je in leden behouden in de eerste drie maanden. Iemand die vaak afzegt is vaak iemand die aan het afhaken is; hoe je daarmee omgaat, staat in no-shows bij personal training.

Van "ik doe mee" naar een geboekte sessie

Op elk punt in dit plan komt er een moment dat iemand ja zegt. Dan moet de volgende stap makkelijk zijn: een moment kiezen, betalen, een bevestiging krijgen. Zonder appjes over en weer.

Zo'n route zonder appjes bouw je in Avana, een rooster- en boekingssysteem voor studio's en trainers waarin je klanten die stappen zelf zetten. Je zet een kennismaking neer als losse sessie, en de link gaat mee in je berichten, je Google-profiel en je Instagram-bio. Na de kennismaking koopt je klant op dezelfde plek een pakket van sessies of een abonnement met maandelijkse incasso, en betaalt met iDEAL of Bancontact. Een duosessie zet je neer als sessie voor twee, zodat je klant iemand kan meenemen. Privé- en duolessen zitten in Studio Plus, voor €49,99 per maand en zonder commissie op je omzet. Bekijk het bij Avana voor studio's en trainers.

Het plan per week

Week 1 en 2

• Lijst van vijftig namen gemaakt
• Twintig persoonlijke berichten verstuurd
• Kennismaking van dertig minuten uitgeschreven en boekbaar

Week 3 en 4

• De andere dertig berichten verstuurd
• Elke kennismaking afgesloten met een voorstel
• Google Bedrijfsprofiel volledig ingevuld

Week 5 tot 8

• Eén fysiotherapeut en één diëtist gesproken
• Eén voorstel naar een werkgever gestuurd
• Elke klant na drie weken om een review gevraagd

Week 9 tot 12

• Elke klant bij een eerste resultaat gevraagd om iemand mee te nemen
• Pakketten die bijna op zijn, op tijd verlengd
• Nagaan waar je klanten vandaan kwamen, en meer doen van wat werkte

Wil je zien hoe dit past in de hele route, van diploma tot volle agenda, lees dan personal trainer worden als zzp'er.