No-shows voorkomen
in je salon of praktijk

Een bevestigingsmail direct na het boeken met een kalenderbestand (.ics) geeft de klant de kans om de afspraak direct in Google Calendar of Apple Calendar te zetten. Eenmaal in de agenda staat het er als een blokkering, zichtbaar naast alle andere afspraken. Dit is misschien de simpelste no-show preventiemaatregel die er is: de klant organiseert zijn eigen agenda en jij hoeft niets extra's te doen.

Combineer dit met een duidelijke bevestigingsmail die alle praktische informatie bevat. Zo voorkom je ook last-minute berichten van klanten die vragen waar je salon zit of hoe laat de afspraak was.

Veel salons aarzelen om een annuleringsbeleid in te voeren uit angst klanten af te schrikken. In de praktijk accepteren klanten een beleid goed, mits het duidelijk gecommuniceerd wordt. Zij begrijpen dat lege stoelen en niet-ingevulde behandelplekken directe kostenposten zijn voor een kleine ondernemer.

Een veelgebruikte structuur: annulering tot 48 uur voor de afspraak is kosteloos. Annulering binnen 24 uur kost 50% van de behandeling. Niet verschijnen zonder annulering kost het volledige bedrag. Je stelt dit zelf in en je kunt per behandeling of per klant een uitzondering maken.

Een aanbetaling van 20 tot 50% van de behandelprijs vermindert no-shows drastisch. De klant heeft al geld overgemaakt, wat de psychologische drempel om niet te verschijnen veel hoger maakt. Eigenaar Igor Payet van Beauty Unlimited Amsterdam benoemde in een NOS-interview dat dit bij zijn salon onmiddellijk effect had.

Een aanbetaling hoeft niet voor alle klanten of behandelingen te gelden. Het werkt het best bij nieuwe klanten die je nog niet kent, bij behandelingen boven de 60 euro, bij behandelingen waarbij je vooraf materiaalkosten maakt zoals hairextensions of wimperextensions, en bij afspraken die maanden van tevoren worden gepland.

Een onderschatte oorzaak van no-shows is drempel bij het annuleren. Klanten die je moeten bellen terwijl jij waarschijnlijk met een klant bezig bent, stellen het uit. Die nacht denken ze: "Ik vertel het morgen wel." En dan vergeten ze het ook. Als een klant met twee klikken via een link in de herinneringsmail zijn afspraak kan verzetten of annuleren, doet hij dat veel vaker. Jij weet het direct en kunt de plek hervullen.

Online boeken en online annuleren horen bij elkaar. Een goed boekingssysteem laat klanten ook buiten je openingstijden hun afspraak beheren. Dat is handig voor de klant en professioneel voor jou.