Privacyverklaring

Avana is een dienst van Sweeber Technologies, gevestigd aan de Torenlaan 5B, 1402 AT Bussum. Voor vragen over privacy kun je contact opnemen via support-nl@getavana.com.

Van ondernemers die Avana gebruiken verwerken we onder meer: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres- en factuurgegevens, inloggegevens en gegevens over je gebruik van de dienst.

Van je klanten en leden verwerken we gegevens die nodig zijn voor de boeking of inschrijving, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboekte behandelingen of lessen, strippenkaarten of lidmaatschappen, en betaalstatus. Deze gegevens verwerken we namens jou; jij bepaalt welke gegevens je van je klanten en leden vraagt.

We gebruiken persoonsgegevens om de dienst te leveren en te verbeteren: het beheren van je account en abonnement, het tonen van je boekingspagina, het verwerken van boekingen, lessen, strippenkaarten en betalingen, het versturen van bevestigingen en herinneringen, klantenservice, facturatie en het beveiligen van het platform.

De grondslagen hiervoor zijn de uitvoering van de overeenkomst met jou, het voldoen aan wettelijke verplichtingen, en ons gerechtvaardigd belang om de dienst veilig en werkend te houden. Voor bepaalde verwerkingen, zoals marketingmails of niet-functionele cookies, vragen we toestemming.

Voor de gegevens van jou als ondernemer zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens van jouw klanten en leden die je via Avana verwerkt, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Avana op als verwerker. De afspraken hierover kunnen worden vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

We delen gegevens alleen met partijen die ons helpen de dienst te leveren, zoals onze hostingpartij, onze betaaldienstverlener (voor iDEAL, Bancontact en incasso), en diensten voor het versturen van e-mail en sms. Met deze partijen sluiten we verwerkers- of gegevensverwerkingsafspraken. We verkopen je gegevens niet en gebruiken de gegevens van jouw klanten en leden niet voor onze eigen marketing.

Waar gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgen we voor passende waarborgen.

Een salon kan haar zakelijke Instagram-account aan Avana koppelen. Avana Connect beantwoordt dan de berichten die klanten naar dat account sturen en helpt ze een afspraak te maken. De koppeling komt alleen tot stand als de salon er in Instagram zelf toestemming voor geeft, en geldt alleen voor het account dat ze koppelt.

Wat we opslaan. Van het gekoppelde account: het Instagram-nummer, de gebruikersnaam, de naam en de profielfoto, en een toegangssleutel van Meta waarmee we namens de salon mogen meelezen en antwoorden. Die sleutel bewaren we versleuteld. Van een gesprek: de berichten die de klant stuurt en de antwoorden die Avana stuurt, het Instagram-nummer van de klant, het tijdstip, en of iemand op de boekingsknop klikte. We ontvangen alleen berichten die naar het gekoppelde account worden gestuurd. De rest van het Instagram-account blijft buiten beeld: geen volgers, geen foto's, geen advertentiegegevens. Wachtwoorden van Instagram zien we nooit.

Waarom. Om de vraag van de klant te kunnen beantwoorden, om hetzelfde bericht niet twee keer te beantwoorden, om de salon in haar dashboard te laten zien wat er gevraagd wordt en hoeveel afspraken Instagram oplevert, en om misbruik tegen te gaan. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst met de salon. Voor de berichten van haar klanten is de salon verwerkingsverantwoordelijke en is Avana verwerker. We gebruiken deze berichten niet voor onze eigen marketing, we verkopen ze niet, en we delen ze niet met andere salons of met adverteerders.

Hoe lang. De toegangssleutel verdwijnt op het moment dat de salon ontkoppelt of de toegang in Instagram intrekt. Gesprekken en berichten bewaren we zolang de salon Avana Connect gebruikt, omdat de salon ze in haar dashboard terugleest; ontkoppelen laat ze dus staan. Herkende vragen in onze tussenopslag vervallen na 30 dagen. De maandcijfers zijn aantallen zonder namen en blijven bewaard. Het beveiligingslog van koppelen en ontkoppelen blijft staan, maar zonder Instagram-naam en -nummer zodra er verwijderd is.

Hoe je het laat verwijderen. Een salon verwijdert haar Instagram-gesprekken door een verzoek te sturen naar support-nl@getavana.com. Wie Avana een bericht stuurde en zijn gegevens weg wil hebben, kan dat ook via Instagram zelf regelen: haal Avana weg bij de instellingen van je Instagram-account en vraag daar om verwijdering van je gegevens. Meta stuurt dat verzoek aan ons door, wij verwijderen de gesprekken, berichten en links die bij dat Instagram-nummer horen, en je krijgt een pagina te zien met de bevestigingscode van je verzoek. Dat gebeurt meteen, en in elk geval binnen 30 dagen.

Een salon kan haar Google-account aan Avana koppelen om haar afspraken ook in Google Agenda te zien. De koppeling komt alleen tot stand als de salon daar bij Google zelf toestemming voor geeft, en geldt alleen voor het account dat ze koppelt.

Waar Avana bij kan. Avana vraagt toegang tot agenda's die Avana zelf aanmaakt (de agenda "Avana"), tot de beschikbaarheid in haar eigen agenda (alleen of ze op een tijdstip bezet of vrij is), en tot het e-mailadres van het gekoppelde account, zodat de salon ziet met welk account ze gekoppeld is. Titels, namen, plaatsen en de inhoud van haar eigen afspraken kan Avana niet lezen, en haar eigen agenda's kan Avana niet aanpassen. Wachtwoorden van Google zien we nooit.

Wat we opslaan en wat er naar Google gaat. We bewaren het e-mailadres van het gekoppelde Google-account, het nummer van de agenda Avana en een toegangssleutel van Google. Die sleutel bewaren we versleuteld. In de agenda Avana zet Avana per afspraak de naam van de klant, de dienst, het teamlid, het telefoonnummer van de klant, het adres van de salon en een link naar de afspraak in Avana. E-mailadressen en notities van klanten gaan niet naar Google. Staat de schakelaar "Bezet in Google is dicht in Avana" aan, dan vraagt Avana op het moment dat een klant vrije tijden bekijkt op wanneer de salon bezet is. Die tijden bewaren we niet; ze staan hoogstens enkele minuten in het werkgeheugen van onze server.

Waarom. Alleen om de afspraken van de salon in haar eigen Google Agenda te zetten en bij te houden, en om tijden waarop ze privé bezet is dicht te zetten voor online boekingen. Wat we van Google ontvangen gebruiken we nergens anders voor: niet voor advertenties, niet om modellen mee te trainen, en we verkopen het niet en delen het met niemand. Het gebruik en de overdracht van gegevens die Avana van Google-API's ontvangt, houden zich aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de eisen voor beperkt gebruik (Limited Use). Voor de gegevens van haar klanten is de salon verwerkingsverantwoordelijke en is Avana verwerker.

Hoe lang, en hoe je het stopt. Ontkoppelt de salon Google Agenda in Avana, dan halen we de agenda Avana uit haar Google Agenda, trekken we de toestemming bij Google in en verwijderen we de sleutel. Hetzelfde gebeurt als de salon haar Avana-account verwijdert. De toegang intrekken kan ook bij Google zelf, in de instellingen van het Google-account.

Een salon kan in Avana een agenda-link maken om haar afspraken in de agenda van haar iPhone, haar Mac, Outlook of een andere agenda-app te zien. Die link zet de salon zelf in haar agenda-app; Avana deelt hem met niemand.

Wat er in de agenda staat. Per afspraak de naam van de klant, de behandeling, het teamlid, het adres van de salon en een link terug naar de afspraak in Avana. Telefoonnummers, e-mailadressen en notities staan er niet in.

Hoe de link beschermd is. In de link zit een lange, willekeurige sleutel die niet te raden is. Wie de link heeft, kan de afspraken zien, dus de salon houdt hem voor zichzelf. Maakt de salon een nieuwe link, dan werkt de oude meteen niet meer. De agenda-app van de salon (bijvoorbeeld van Apple of Microsoft) haalt de afspraken op en bewaart ze volgens de voorwaarden van die dienst.

Hoe lang, en hoe je het stopt. Zet de salon de link uit, of verwijdert ze haar Avana-account, dan werkt de link meteen niet meer. Het abonnement in de agenda-app haalt de salon daar zelf weg.

Vraagt een klant van een salon om verwijdering van zijn of haar gegevens, dan doet de salon dat zelf in Avana, met Klant verwijderen op de klantkaart. Heeft de klant nog een afspraak staan, een pakket dat nog niet op of betaald is, of een bestelling die nog verstuurd moet worden, dan rondt de salon dat eerst af.

Wat verdwijnt. De klantkaart met notities, labels, adres, geboortedatum en de toestemming voor marketing, de klantfoto, documenten die de salon uploadde, behandelrapporten, een plek op de wachtlijst, de spaarkaart en de vermelding in marketinglijsten.

Wat anoniem blijft staan. Afspraken blijven bestaan zonder naam, e-mailadres, telefoonnummer, opmerking, antwoorden op intakevragen, akkoord op een verklaring en notities, zodat de omzet van de salon klopt. Een review houdt de beoordeling zonder naam. Een cadeaubon houdt zijn code en saldo, een pakket of bestelling zijn betalingen, en van een sms blijft alleen staan dat die verstuurd is. In een gekoppelde Google Agenda en in de agenda-link verandert de naam mee.

Wat bewaard blijft. Facturen, met de gegevens die erop staan, want de salon moet die wettelijk bewaren (in Nederland zeven jaar). En een afmelding voor aanbiedingen, zodat de klant nooit meer een aanbieding van die salon krijgt.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of zolang de wet dat vereist, bijvoorbeeld voor de fiscale bewaarplicht. Na beëindiging van je account verwijderen of anonimiseren we gegevens binnen een redelijke termijn, behalve waar we wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking, waaronder versleuteling van verbindingen en toegangsbeperking. Geen enkel systeem is volledig risicoloos; mocht er onverhoopt een datalek zijn, dan handelen we volgens onze wettelijke verplichtingen.

Avana en onze website gebruiken cookies en vergelijkbare technieken. Cookies voor statistieken (Google Analytics, Microsoft Clarity, PostHog) en advertenties (Meta Pixel, Google Ads) plaatsen we alleen met je toestemming. Die toestemming geldt 6 maanden en kun je altijd wijzigen of intrekken via Cookie-instellingen onderaan elke pagina. Wat we precies gebruiken en hoe je het beheert, lees je in onze cookieverklaring.

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen, en in bepaalde gevallen om de verwerking te beperken of bezwaar te maken, en om je gegevens over te dragen. Ben je een klant of lid van een ondernemer die Avana gebruikt, richt je verzoek dan in de eerste plaats tot die ondernemer. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Vragen of een verzoek? Neem contact op via support-nl@getavana.com of onze contactpagina.