Online boekingssysteem voor je pilatesstudio

Een boekingssysteem om je pilatesstudio te beheren

Begin bij je rooster. Je wilt een les één keer aanmaken en hem daarna elke week laten terugkomen, met een maximum per les. In Avana kies je dat maximum zelf, van 1 tot 200, en per vast moment pas je het aan: een kleinere groep op zaterdagochtend, een extra matje op dinsdag. Geef elke les ook een niveau, van beginner tot gevorderd, zodat een nieuw lid niet per ongeluk in je zwaarste les belandt.

Je ledenadministratie loopt daarna vanzelf mee. Bij elk lid staat op één kaart welke lessen het boekte, wat er nog op de kaart staat en wat er betaald is. Een spreadsheet ernaast is niet meer nodig.

Boekingen voor matpilates en reformer pilates

Veel pilatesstudio's beginnen op de mat en zetten er later een paar reformers bij. In Avana staan beide soorten les in hetzelfde rooster. Een matles krijgt zoveel plekken als je matjes, een les op de machine zoveel als je reformers, en per les bepaal je hoeveel hij van een kaart afhaalt. Een machineles kan er zo twee kosten en een matles één, met dezelfde kaart. Wat er verder speelt bij een studio met machines, lees je bij reformer pilates software.

Wachtlijst en capaciteit in kleine groepen

Juist in kleine groepen zit de populaire avondles snel vol. Avana laat nooit meer leden boeken dan er plekken zijn, en met een wachtlijst wordt een afzegging een nieuwe boeking: de eerste die wacht krijgt het matje aangeboden. Jij kiest tot hoeveel uur voor de les iemand kosteloos afzegt; wie later afzegt, verliest de les van de kaart. Bij de les vink je aan wie er is, zodat je ziet wie vaak wegblijft.

Rittenkaarten, abonnementen en een proefles

Bij pilates is de tienrittenkaart het meest gebruikt: tien lessen, een einddatum, en elke boeking haalt er één af. Avana pakt vanzelf de kaart die het eerst verloopt en laat het lid zelf het tegoed zien. Vaste leden die elke week komen, geef je een abonnement dat elke maand vanzelf wordt betaald. Wie nog nooit bij je was, koopt één keer een proefles en kiest in dezelfde stap een les.

Let bij het kiezen ook op commissie en op het contract. Avana kost een vast bedrag per maand, zonder commissie en zonder jaarcontract, en leden boeken in de browser zonder app. Wat elk pakket kost, lees je op de pagina met alle prijzen van Avana. Geef je ook yoga, kijk dan bij software voor yogastudio's. Alles naast elkaar staat bij studio software.

Van proefles naar vast lid

De meeste nieuwe leden van een pilatesstudio beginnen met één les. Wat daarna gebeurt, bepaalt of ze terugkomen. In Avana koopt een nieuw lid de proefles en kiest in dezelfde stap een matles, dus er hoeft niets heen en weer gemaild te worden. Na die proefles krijgt het lid vanzelf een bericht met wat de volgende stap is, bijvoorbeeld een lessenkaart van vijf of tien lessen.

Met Studio Plus gaat dat verder. Na de eerste les krijgt een nieuw lid een warm welkom, en staat er nog maar één les op de kaart, dan komt er een seintje om een nieuwe te kopen. In Inzichten zie je per maand hoeveel proeflessen een vast lid werden. Zo weet je of je introductie werkt, zonder te turven.

Leden die blijven komen

Pilates werkt pas na een paar maanden, en dat weten je leden ook. Toch haakt een deel ongemerkt af. Avana houdt bij wanneer iemand voor het laatst kwam, en in Studio Plus krijgt een lid dat een paar weken wegblijft vanzelf een uitnodiging om weer een les te boeken. Je kunt er een kortingscode aan hangen als je dat wilt.

Op de kaart van elk lid zie je in één oogopslag of het nieuw is, twijfelt of een betaling open heeft. Daardoor weet je bij de koffie na de les precies wie je even aandacht geeft. Met de ledenadministratie van Avana staat dat allemaal op één plek.

Meer docenten en een tweede ruimte

Groeit je studio, dan komt er vaak een docent bij en soms een tweede ruimte. In Studio Plus werk je met tot drie docenten, elk met een eigen inlog die het rooster en de leden in de les ziet en niets van je omzet. Leg je zalen vast, dan plant Avana nooit twee lessen tegelijk in dezelfde ruimte.

Kan een docent een keer niet, dan vraag je in het lespaneel om een invaller en neemt wie het eerst kan de les over. De uren van elke docent houdt Avana in elk pakket vanzelf bij, met een tarief per les, per uur of per lid, zodat uitbetalen aan het eind van de maand een kwestie van overnemen is.

Overstappen naar Avana

Werk je nu met een ander systeem, dan neem je je leden mee met het tegoed dat ze nog hebben. Je maakt een export als CSV of Excel, Avana leest de kolommen en laat zien wat het ervan maakt, en elk lid krijgt een kaart met de lessen die er nog op staan. Wij helpen je daar gratis bij. Kom je van Eversports, lees dan hoe overstappen van Eversports gaat.