Cursussen, workshops en seizoenen voor je studio

Avana is het boekingssysteem voor studio's waarmee je cursussen, workshops en hele seizoenen online verkoopt, met een vaste groep die in één keer inschrijft en betaalt. Een cursus via losse boekingen of appjes regelen, werkt zelden goed. De ene week komt er iemand niet, de volgende week wil een ander erbij, en aan het eind weet je niet meer wie wat betaald heeft. Met een inschrijving voor de hele reeks begint je groep samen, blijft hij samen, en is het lesgeld binnen voordat je de eerste les geeft.

Cursus, workshop of seizoen: wat past bij je aanbod?

Een cursus is een vaste reeks lessen met dezelfde groep, bijvoorbeeld zes weken pilates voor beginners, acht weken zwangerschapsyoga of een blok van vier weken naar een wedstrijd toe. Iedereen begint samen, en wie meedoet, betaalt voor het geheel. Een workshop is één losse bijeenkomst, vaak langer dan een gewone les en met een eigen thema, zoals een middag ademwerk of een masterclass handstand.

Een seizoen is groter: een heel cursusjaar met vaste groepen op een vaste dag, zoals een dansschool of een vechtsportschool met jeugdgroepen dat kent. In Avana zet je alle drie in hetzelfde online lesrooster, naast je gewone lessen, zodat je leden alles op één plek zien.

Zo verkoop je een cursus in de praktijk

Je kiest een les uit je rooster als basis, geeft de cursus een naam en een beschrijving, en kiest de data: elke week op dezelfde tijd, of losse data als er een vakantie tussen zit. Daarna zet je het aantal plekken en de prijs voor de hele cursus. Avana laat een lid alleen inschrijven als er bij elke les van de cursus plek is, dus je groep raakt nooit op één avond te vol.

Wil je dat iemand na de eerste les nog kan instappen, dan zet je inschrijven open tot de tweede of derde les. Wie later begint, krijgt alleen de lessen die nog komen. Je kunt ook toestaan dat iemand een losse les uit de cursus boekt, bijvoorbeeld om eerst te proberen. Elke cursus krijgt een eigen pagina die je deelt, en zolang inschrijven open is, kan die pagina in Google gevonden worden.

Workshops die vollopen

Een workshop trekt vaak mensen die nog nooit bij je waren. Zet hem daarom ruim van tevoren in je rooster, met een duidelijke titel en een korte beschrijving van wat iemand leert. In Avana is een workshop een losse les op de datum die jij kiest, met een eigen prijs en een eigen maximum. Geef je hem ook online, dan krijgt wie thuis meedoet een eigen link naar de les.

Met Studio Max mail je al je leden in één keer over een nieuwe workshop. Kom je na de workshop met een cursus of een introductieaanbod, dan is de stap naar vaste lessen klein. Zo wordt een losse middag een begin.

Seizoenen en vaste groepen voor een dansschool

Een dansschool werkt vaak met een cursusjaar dat na de zomer begint. In Avana zet je met Studio Plus en Studio Max een seizoen neer met een eerste en een laatste lesdag en vrije weken voor de herfstvakantie en de kerst. Per groep kies je de dag, de tijd, het aantal plekken en eventueel een leeftijd, zoals kinderdans van vier tot zes jaar.

Je kiest zelf wanneer de inschrijving opent, en of leden van vorig seizoen eerst mogen. Loopt een seizoen af, dan zet je het volgende klaar en zet je je leden door: elk lid van vorig jaar krijgt een mail dat de eigen plek klaarligt, en bevestigt die zelf. Wie halverwege instapt, betaalt standaard alleen de lessen die nog komen. Komt er in een volle groep een plek vrij, dan krijgt de eerste op de wachtlijst bericht.

Kinderen inschrijven, en wat je van een kind bewaart

Bij kinderlessen schrijft een ouder in. In Avana doet die ouder dat met het eigen account: bij een seizoensgroep kiest de ouder voor welk kind de plek is. Van een kind vraagt Avana alleen de naam en het geboortejaar, geen adres en geen e-mailadres. Dat past bij de AVG, en het is genoeg om te zien of een kind in de leeftijd van de groep past.

Alle mails gaan naar de ouder. In je ledenlijst staat het kind als eigen lid, met de ouder erbij, zodat je bij elke groep ziet wie er meedoet en wie je moet mailen. Heeft een gezin twee kinderen bij je, dan staan die allebei onder hetzelfde account.

Cursusgeld en lesgeld in termijnen

Een heel seizoen of een lange cursus in één keer betalen, is voor veel mensen een drempel. Met Studio Plus en Studio Max laat je een seizoen, een cursus of een grote lessenkaart in twee tot tien termijnen betalen. Je kiest of een termijn vanzelf van de rekening gaat, of dat je lid steeds een betaallink krijgt. Het lid ziet vooraf wat het in totaal betaalt, en lukt een termijn niet, dan zie je dat bij het lid.

Vind je het fijner dat iedereen in één keer betaalt, dan zet je termijnen gewoon niet aan. Betalen bij jou in de studio kan ook, voor wie liever contant of met de pin betaalt.

Waar je op let bij een inschrijfsysteem voor cursussen

Kijk eerst of een lid zich voor de hele reeks inschrijft, en niet per les. Anders houd je zelf bij wie bij de groep hoort. Let er dan op dat een cursus nooit meer inschrijvingen krijgt dan je plekken, dat er een wachtlijst is, en dat de lessen in je gewone rooster staan, zodat je leden herinneringen krijgen.

Vraag ook wat er gebeurt als je een cursus moet stoppen. In Avana krijgt wie online betaalde de lessen die nog komen als tegoed bij je studio. En kijk naar wat het kost: Avana rekent geen commissie op je cursussen of workshops, alleen één vast bedrag per maand. Wat dat is per pakket, lees je bij de prijzen. Werk je met een yogastudio, een pilatesstudio of een Hyrox-gym, lees dan ook wat Avana voor jouw vak doet.