Inchecken en aanwezigheid bijhouden in je studio

Avana is het boekingssysteem voor studio's waarin leden zelf inchecken met een QR-code bij de deur, en jij per les ziet wie er was. Veel studio's houden aanwezigheid bij met een lijstje op de balie, of helemaal niet. Dat gaat goed tot er een discussie komt over een gemiste les, of tot je wilt weten waarom je avondles op papier vol zit en in de zaal niet. Een incheckoplossing die samenwerkt met je rooster beantwoordt die vragen vanzelf, zonder dat jij bij de deur hoeft te staan.

Waarom aanwezigheid bijhouden meer oplevert dan een lijstje

Aanwezigheid lijkt administratie, maar het is vooral informatie. Je ziet welke lessen echt vol zitten, welke leden steeds vaker overslaan en of je afzegregel werkt. Een lid dat drie weken op rij boekt en niet komt, gaat waarschijnlijk stoppen. Wie dat op tijd ziet, kan een berichtje sturen in plaats van achteraf een opzegging te lezen.

Het helpt ook bij je lessenkaarten. Telt een gemiste les als gebruikt, dan moet je kunnen laten zien dat het lid er niet was. Met inchecken staat dat per les vast, met de datum erbij.

Inchecken met een QR-code: zo gaat het in de praktijk

Elk lid heeft in de app een persoonlijke QR-code. Bij de deur staat een tablet of een oude telefoon op een standaard, met de camera naar de ingang. Je lid houdt de code ervoor, de tablet zoekt de les die op dat moment begint en zet het lid op aanwezig. Op het scherm staat een welkom met de naam van de les, en bij een reformerles ook de plek.

Standaard kan dat vanaf een halfuur voor de les tot een kwartier na de start. Per tablet kies je zelf een ruimer of krapper venster, bijvoorbeeld als je bootcamp buiten begint en iedereen tegelijk aankomt. Heeft een lid geen les geboekt, maar is er nog plek en staat er tegoed klaar, dan biedt de tablet die les aan. Eén tik en het lid is ingeschreven en binnen.

Waar je op let bij een incheckoplossing

Kijk eerst naar je leden. Hebben ze een extra pasje of een aparte app nodig, dan vergeet altijd iemand iets. Een code in de app die ze al gebruiken om te boeken, werkt het makkelijkst. Kijk daarna naar privacy: er hoort geen naam of e-mailadres in de code te staan, en een tablet bij de deur mag niet je hele ledenlijst laten zien.

Let ook op wat er gebeurt als het misgaat. Een telefoon die leeg is, een lid dat de code niet kan vinden: je wilt dan in een paar tikken zelf iemand kunnen aanvinken. En je wilt dat inchecken en je rooster dezelfde lijst gebruiken, zodat je nooit twee tellingen hebt die niet kloppen.

No-shows: wat telt als gebruikt en wat niet

Spreek één heldere regel af en zet die in je voorwaarden. Bij veel studio's geldt: op tijd afgezegd is de les terug, te laat afgezegd of niet gekomen is gebruikt. Gaat een les van jouw kant niet door, dan krijgt iedereen hem terug, ook wie al binnen stond. Een boete is meestal niet nodig: een gebruikte les is voor de meeste leden reden genoeg om voortaan af te zeggen.

Hoe je afzegtermijn en de wachtlijst samen een lege plek voorkomen, lees je bij afzeggen en wachtlijst. Inchecken laat je daarna zien of het werkt.

Inchecken per soort studio

In een reformerstudio ziet je lid bij het inchecken meteen de eigen machine, als leden hun plek kiezen. In een yogastudio met rustige lessen staat de tablet bij het schoenenrek, zodat niemand de les verstoort. Bij een sportschool of bootcamp met grote groepen scheelt het de meeste tijd: iedereen loopt in een paar tellen door.

Voor een boksschool of vechtsportschool met vaste trainingsgroepen zie je per training wie er op de mat staat, en wie al een paar keer miste. Geef je kleine groepen zonder balie, dan vink je in het lespaneel aan wie er is. Dat kost je een paar tikken.

Wat Avana voor je doet

Avana zet inchecken in hetzelfde rooster als je boekingen. Wie incheckt, staat goed in de les en bij het lid in je ledenadministratie. Wie niet kwam, telt als gebruikt op de strippenkaart, en in Inzichten zie je per maand hoeveel plekken leeg bleven. Inchecken zit in Studio Plus en Studio Max. Wat dat kost, lees je bij de prijzen.