Online boekingssysteem voor je reformerstudio

Wat een boekingssysteem voor je reformerstudio moet kunnen

Het belangrijkste is dat het plafond klopt. Zet je acht machines neer, dan mogen er nooit negen boekingen in een les komen, ook niet als twee leden op hetzelfde moment op de knop drukken. Avana regelt dat bij het boeken zelf: de laatste machine gaat naar één lid, en het andere lid ziet dat de les vol is.

Een les op de machine kost vaak meer dan een les op de mat. Daarom kies je in Avana per les hoeveel lessen hij van een kaart haalt, van nul tot tien. Zo werkt dezelfde tienrittenkaart voor je matles en voor je reformerles, zonder dat je twee soorten kaarten hoeft te verkopen. Voor nieuwe leden zet je een proefles klaar: elk lid kan die één keer kopen en kiest in dezelfde stap een les. Zo kan iemand die de reformer nog niet kent, zonder drempel beginnen.

Vaste leden hebben vaak hun eigen machine: die bij het raam, of die vooraan bij de spiegel. In Avana laat je ze hun eigen reformer kiezen op een plattegrond van je zaal, ook voor een hele cursus. Bij de deur hoeft niemand meer te zoeken waar hij staat.

Wachtlijst en abonnementen

Een reformerstudio verdient het meest als elke machine elke les bezet is. In Avana gaat een vrije reformer daarom vanzelf naar de eerste op de wachtlijst, en je leden zien je afzegtermijn al bij het boeken, zodat iedereen weet waar die aan toe is.

Veel reformerstudio's verkopen liever een abonnement dan losse kaarten. Een vast aantal lessen per maand of onbeperkt, elke maand vanzelf betaald, maakt je omzet voorspelbaar. In Avana zegt een lid het abonnement zelf op in het account, en het loopt door tot het eind van de maand die al betaald is.

Waar je verder op let bij het kiezen

Vraag naar commissie op je omzet, naar de opzegtermijn en naar wat het kost om met meer docenten te werken. Avana rekent geen commissie, is elke maand opzegbaar en heeft pakketten met één, twee of drie docenten. Wat ze kosten, zie je bij de prijzen van Avana. Stap je over van een ander systeem, dan helpen we je gratis je leden en hun resterende lessen mee te nemen.

Geef je naast de reformer ook matlessen, lees dan wat Avana doet voor een pilatesstudio. Staat er ook yoga op je rooster, kijk dan bij het boekingssysteem voor yogastudio’s, of begin bij het overzicht voor studio's.

Je zaal op een plattegrond

In een reformerstudio heeft bijna iedereen een favoriete machine. Met Studio Max teken je je zaal na op een plattegrond, met de reformers op de plek waar ze staan. Bij het boeken kiest een lid een machine, en bij een cursus houdt het lid die machine voor alle lessen. Jij en de docent zien vooraf wie waar staat, dus bij de deur hoeft niemand te zoeken.

Heb je meer dan één zaal, bijvoorbeeld een reformerzaal en een matzaal, dan leg je ze in Studio Plus allebei vast. Een les in een zaal kan nooit meer plekken hebben dan er machines staan.

Abonnementen met looptijd en pauze

Reformerstudio's werken vaak met abonnementen van een vast aantal lessen per maand. In Avana betaalt een lid dat abonnement elke maand vanzelf, met iDEAL de eerste keer en daarna via automatische incasso. Wil je een minimale looptijd van drie, zes of twaalf maanden, of een opzegtermijn van een maand, dan zet je dat onder Meer instellingen.

Gaat een lid op reis of is het geblesseerd, dan pauzeer je het abonnement. Mislukt een afschrijving, dan krijgt het lid vanzelf een nieuwe betaallink en zie jij in één lijst wat er nog openstaat. Lees meer over abonnementen voor je studio.

Een lege machine vult zichzelf

Een late afzegging is bij een reformerles meteen een lege machine. Daarom kies je in Avana zelf tot hoeveel uur voor de les een lid kosteloos afzegt, en of een te late afzegging als gebruikt telt. Zegt iemand op tijd af, dan krijgt de eerste op de wachtlijst de machine vanzelf aangeboden, zonder dat jij iemand hoeft te appen. Bij de les vink je af wie er is, of leden checken zelf in. Zo zie je per lid wie vaak niet komt opdagen, en ga je daar het gesprek over aan voordat het een gewoonte wordt.

Regels op een kaart

Een daluurkaart voor de rustige middag, of een abonnement van hooguit twee lessen per week: in Studio Plus zet je zulke regels op een kaart of abonnement. Avana houdt bij het boeken zelf in de gaten of het past. Een kaart delen met een partner kan ook, zodat twee mensen van hetzelfde tegoed boeken en jij ziet wie welke les gebruikte.