Online betalen en facturen voor je studio

Avana is het boekingssysteem voor studio's waarmee je leden vooraf betalen, online of in de studio, en elke betaling vanzelf een factuur met de juiste btw krijgt. Veel studio's beginnen met een betaalverzoek in de groepsapp, contant aan het eind van de les of een overschrijving aan het begin van de maand. Dat werkt met een handvol leden. Daarna ben je avonden kwijt aan nakijken wie er betaald heeft, en aan facturen maken voor wie erom vraagt. Online betalen bij het boeken lost allebei op.

Welke betaalmethodes verwachten je leden?

In Nederland betaalt bijna iedereen online met iDEAL. In België is Bancontact het meest gewone. Daarnaast wil je een betaalkaart aanbieden, voor leden die daar liever mee betalen of uit het buitenland komen. Bied je minder aan dan je leden gewend zijn, dan haakt een deel af bij het betalen.

In Avana betalen je leden met iDEAL of een betaalkaart, en bij een Belgische studio ook met Bancontact. Betalen gaat op je studiopagina of in de Avana-app, in dezelfde stap als het boeken. Voor een abonnement kiest je lid daarnaast voor automatische incasso. Hoe dat werkt, lees je bij abonnementen voor je studio.

Waarom vooraf betalen beter werkt

Wie vooraf betaalt, komt ook. Een les die al betaald is, sla je minder snel over dan een les die je achteraf nog moet afrekenen. Voor jou betekent het dat je lesgeld binnen is voordat je de zaal opent, en dat je niemand hoeft te herinneren aan een openstaand bedrag.

Bij een pilatesstudio of reformerstudio met kleine groepen is dat extra belangrijk: een lege plek kost je direct omzet. Bij een bootcamp of buitentraining zorgt vooraf betalen ervoor dat je bij slecht weer weet wie er echt komt. En bij een dansschool scheelt het je een hoop nabellen aan het begin van het seizoen.

Betalen in de studio, contant of met pin

Niet elk lid wil online betalen, en niet elke studio wil dat verplichten. Een buurtstudio met vaste leden, een vechtsportschool met een balie of een fysiopraktijk met groepslessen laat leden vaak liever aan de balie afrekenen. Belangrijk is dan dat je overzicht houdt: wie heeft geboekt, wie heeft al betaald en wat staat er nog open.

In Avana kies je zelf: alleen online, online en in de studio, of alleen in de studio. Kiest een lid voor de studio, dan staat de aankoop bij het lid als nog te betalen. Na betalen zet jij het met één knop op betaald, contant of pin. Dat kan ook voor een strippenkaart of abonnement. Je lid betaalt dan geen servicekosten, en de factuur volgt net zo goed.

Facturen en btw voor yoga, pilates en sport

Op een factuur staan je bedrijfsgegevens, een doorlopend nummer, de datum, wat er gekocht is en de btw. Het tarief hangt af van wat je verkoopt. Sportlessen vallen vaak onder het lage tarief van 9%, voor een product uit je winkel geldt meestal 21%, en sommige lessen zijn vrijgesteld. Twijfel je, overleg dan met je boekhouder en lees onze blog over btw op yoga- en pilateslessen.

Avana maakt na elke betaling vanzelf een factuur, ook als het lid in de studio betaalde. Je kiest per les of pakket het btw-tarief, en zonder keuze rekent Avana 9%. De servicekosten staan nooit op je factuur, want dat is geen omzet van je studio. Betaal je iets terug, dan komt er een creditnota bij, en met Studio Max krijgt een werkgever die voor zijn mensen betaalt één factuur per maand.

Als een betaling mislukt

Bij abonnementen mislukt af en toe een afschrijving: een rekening die even leeg is, een verlopen pas of een lid dat een incasso terugboekt. Het vervelendste daaraan is het nabellen. Hoe langer het duurt, hoe ongemakkelijker het gesprek.

Avana stuurt je lid bij een mislukte betaling vanzelf een mail met een knop om opnieuw te betalen. Jij krijgt één mail met wat er gebeurde en wat Avana al deed. Op Betalingen zie je onder Mislukt wat er nog openstaat, en lukt de betaling alsnog, dan verdwijnt hij vanzelf. Tot het betaald is, boekt je lid geen nieuwe lessen met dat abonnement.

Waar je op let bij het kiezen

Kijk bij een boekingssysteem goed naar wat betalen je kost. Sommige systemen houden een percentage van elke les in, andere rekenen een vast bedrag per maand. Over een jaar scheelt dat veel. Kijk ook waar het geld terechtkomt: op je eigen rekening, of eerst bij het systeem.

Bij Avana betaal je één vast bedrag per maand en geen commissie op je lessen. Het lesgeld gaat via Stripe rechtstreeks naar je eigen rekening, en je omzet zet je met één knop in een Excel-bestand voor je boekhouder. Lees meer bij inzichten en rapporten, of bekijk de prijzen.