Leden behouden en terughalen voor je studio

Avana is het boekingssysteem voor studio's dat je leden vanzelf een bericht stuurt op de momenten dat een lid anders afhaakt. Een nieuw lid vinden kost veel meer moeite dan een lid houden dat al bij je traint. Toch gaat de meeste aandacht van een studio naar nieuwe mensen: posts, een proefles, een actie. Wie al lid is, verdwijnt vaak stil. Meestal zonder opzegging: het lid komt een paar weken niet, en daarna niet meer.

Waarom leden stoppen met komen

Leden stoppen zelden omdat de lessen tegenvallen. Meestal breekt het ritme: een vakantie, een drukke maand op het werk, een kaart die op is en niet meteen wordt bijgekocht. Na een paar weken voelt de stap terug groter dan hij is. Het lid twijfelt of het de les nog bijhoudt, of de docent het nog kent en of de groep nog dezelfde is.

Er zijn drie momenten waarop een lid het makkelijkst afhaakt: na de eerste les, als de kaart op is en als het een paar weken niet geweest is. Wie op die momenten een persoonlijk bericht van de studio krijgt, komt vaker terug. Je hoeft er geen grote campagnes voor te bedenken. Je moet er alleen op tijd bij zijn, en dat is precies wat lastig is als je zelf voor de groep staat.

De eerste weken bepalen of een lid blijft

Een nieuw lid kent nog niemand, weet nog niet welke les past en heeft nog geen vaste dag. Een warm welkom na de eerste les helpt: een kort bericht dat je blij bent dat het lid er was, met een knop om meteen de volgende les te boeken. Wie de tweede les al geboekt heeft, is een stuk minder snel weg.

Wie een proefles deed, wil daarna vooral weten hoe het verder kan. Laat je kaarten en abonnementen zien, met een korte uitleg welke bij wie past. Meer over die eerste stap lees je bij de proefles en het introductieaanbod.

Een goede terugkommail schrijven

Een terugkommail werkt het best als hij kort en persoonlijk is. Noem het lid bij de voornaam, zeg dat je het gemist hebt en maak de stap terug klein: één les, op een moment dat goed uitkomt, met een knop naar je rooster. Een kortingscode kan helpen. Vaak is het gevoel dat de studio iemand mist al genoeg.

Let op het moment. Te snel voelt opdringerig, bijvoorbeeld bij iemand die een week op vakantie is. Te laat en het lid heeft al een andere sport gevonden. Bij een studio waar leden elke week komen, zoals een reformerstudio of een bootcamp, past een kortere termijn. Bij een yogastudio waar leden wisselend komen, past een langere. In Avana kies je zelf na hoeveel weken de mail gaat, en krijgt een lid hem nooit twee keer zolang het nog niet terug was.

Leden die vrienden meenemen

Je beste nieuwe leden komen via je huidige leden. Wie samen met een vriend traint, heeft een afspraak die je niet zomaar laat schieten, en de vriend kent meteen iemand in de groep. Een vriendenactie maakt dat makkelijk: je lid deelt een eigen link, de vriend krijgt korting op de eerste aankoop en je lid krijgt lessen tegoed.

Houd het eerlijk. Beloon pas als de vriend echt iets kocht, en alleen voor mensen die nog nooit bij je waren. Avana doet dat vanzelf, zet het tegoed meteen op het account van je lid en houdt de regels tegen misbruik vanzelf aan.

Mail, sms of een melding in de app?

Een mail is er voor wat een lid rustig mag lezen: het welkom, je kaarten, een nieuwe les. Een sms is er voor wat niet gemist mag worden, zoals een herinnering een paar uur voor de les. Een melding in de app valt het snelst op: een plek die vrijkomt, een les die niet doorgaat. Gebruik de drie naast elkaar en stuur niet te veel.

Bij je eigen berichten in Avana gaan er 's avonds laat en 's nachts geen sms'jes of meldingen weg, en krijgt een lid er nooit te veel in één week. Hoe je leden die meldingen krijgen, lees je bij de app voor je leden.

Wat werkt per soort studio

Een pilatesstudio met lessenkaarten wint het meest bij het seintje als de kaart bijna op is: dan loopt de nieuwe kaart door zonder gat. In een sportschool met abonnementen let je op leden die nog betalen maar niet meer komen, want die stoppen bij de volgende opzegtermijn. In Avana staan die leden onder Aandacht nodig, en met een e-mailcampagne stuur je die groep in één keer een bericht.

In een dansschool met seizoenen draait het om opnieuw inschrijven. Een campagne aan je oud-leden vlak voordat het nieuwe seizoen begint, haalt een deel van de groep terug zonder dat je iedereen apart hoeft te benaderen.

Zien of het werkt

Tel naast je nieuwe leden ook wie blijft. Met Studio Plus zie je in Inzichten hoeveel proeflessen een vast lid worden. Met Studio Max laten de rapporten zien hoeveel leden blijven en stoppen, over het hele jaar. Bij elk lid zie je welke berichten het kreeg, zodat je weet wie al een uitnodiging had en wie je zelf even belt.

Wat Avana voor je doet

In elk pakket stuurt Avana de herinnering voor de les, de mail na de proefles en een seintje als een kaart bijna verloopt. Met Studio Plus komen het welkom na de eerste les, het seintje bij de laatste les op de kaart, de terugkommail en de vriendenactie erbij. Studio Max voegt de sms voor de les, e-mailcampagnes en je eigen automatische berichten toe. Alles werkt samen met je lessenkaarten, je abonnementen en de wachtlijst. Wat elk pakket kost, lees je bij de prijzen.