Avana is het boekingssysteem voor studio's waarmee je naast je lessen ook retreats, workshopdagen en community-events verkoopt, met online aanmelden, een aanbetaling en de rest later. Een retreat regelen via een formulier, een spreadsheet en losse betaalverzoeken kost veel meer tijd dan je denkt. Je houdt bij wie zich aanmeldde, wie al betaald heeft, wie nog moet en wie liever een eigen kamer wil. En als het vol zit, schrijf je een wachtlijst op een briefje. Met één plek voor aanmelden, betalen en je vragen is het een stuk rustiger.
Wat een retreat anders maakt dan een les
Een les duurt een uur en kost een paar tientjes. Een retreat duurt een weekend of een week, kost honderden euro's en wordt maanden van tevoren geboekt. Daarom wil je bij een retreat iets anders dan bij je rooster: een aanbetaling die de plek vastlegt, de rest later, en vragen die je vooraf stelt, zoals dieetwensen en met wie iemand een kamer deelt.
In Avana staat een evenement daarom niet in je rooster. Het heeft een eigen pagina met de data, de plaats, het programma per dag, de prijs en hoeveel plekken er nog zijn. Op je studiopagina staat het in het tabblad Inschrijven, naast je cursussen en workshops, en in de app van je leden onder Boeken.
Zo zet je een retreat neer
Je zet een evenement in drie stappen online. Eerst de naam, de eerste en de laatste dag, de plaats en het aantal plekken, met een beschrijving en een programma. Dan de prijs per persoon en hoe je leden betalen: alles in één keer, of met een aanbetaling als vast bedrag of percentage en een datum waarop de rest binnen moet zijn. Als laatste je vragen bij het aanmelden en je annuleringsvoorwaarden.
Werk je met een aanbetaling die niet terug gaat, dan zet je dat erbij, en dan staat het klein onder de betaalknop en in de bevestiging. Zo weet iedereen vooraf waar die aan toe is. Is alles klaar, dan zet je het evenement open en staat het meteen op je pagina.
Tarieven, kamers en een vroegboekprijs
Bij een retreat met overnachting verschilt de prijs vaak per kamer. In Avana geef je een evenement tot acht tarieven, bijvoorbeeld een gedeelde kamer, een eigen kamer en zonder overnachting. Elk tarief kan eigen plekken hebben, zodat de eigen kamers niet vaker verkocht worden dan er zijn. Is een tarief vol, dan wacht een lid op de wachtlijst van precies dat tarief.
Een vroegboekprijs maak je met een tarief dat een laatste dag krijgt. Tot en met die dag kiest een lid de lagere prijs, de dag erna niet meer, en de gewone prijs blijft gewoon te koop. Wie al met de vroegboekprijs is aangemeld, houdt die prijs. Zo beloon je wie vroeg beslist, zonder dat jij op die dag iets hoeft aan te passen.
Betalen in delen, en wat als iemand te laat is
Na de aanbetaling staat de plek vast. Een week en een dag voor de datum van de rest krijgt je lid een mail met een betaallink, en in het eigen account staat een knop om te betalen. Zet je termijnen aan, dan kiest je lid ook in hoeveel keer de rest gaat, zolang er tot de datum genoeg maanden zijn. Wil je dat iemand per overboeking betaalt, dan kan dat ook.
Is de rest op de datum niet binnen, dan zie je dat meteen bij de aanmelding. Je lid krijgt de dag erna een vriendelijke mail met de betaallink, en een week later nog één. Daarna gebeurt er niets vanzelf. Avana haalt nooit iemand van de lijst en betaalt nooit vanzelf terug: jij beslist, volgens je eigen voorwaarden. Hoe betalen verder werkt, lees je bij online betalen en facturen.
Je leden uitnodigen en het evenement vol krijgen
Een retreat vult zich het snelst met mensen die je studio al kennen. Staat je evenement klaar, dan nodig je je leden in Avana per mail uit, met een knop die meteen het aanmeldblad opent. Stuur eerst een testmail naar jezelf, dan zie je hoe het eruitziet. Elk evenement heeft ook een eigen link, die je in je Instagram-bio of in de groepsapp zet.
Wil je vriendinnen samen laten komen, of je vaste leden iets extra's geven, dan zet je een kortingscode aan bij het aanmelden. En na de retreat is de stap naar een les klein: wie terugkomt, boekt op dezelfde pagina de volgende les.
Waar je op let bij een systeem voor evenementen
Kijk eerst of aanmelden en betalen in één stap gaan, en of er nooit meer aanmeldingen dan plekken kunnen zijn. Vraag dan of een aanbetaling kan, met de rest later, en of je per kamer of per optie een eigen prijs kunt geven. Let ook op wat er gebeurt als iemand niet op tijd betaalt: een systeem dat vanzelf mensen van de lijst haalt, kan je een lastig gesprek bezorgen.
En kijk naar wat het kost. Avana rekent geen commissie op je evenementen of retreats, alleen één vast bedrag per maand. Evenementen zitten in Studio Plus en Studio Max; wat dat per pakket is, lees je bij de prijzen. Geef je vooral yoga of pilates, lees dan ook wat Avana doet voor je yogastudio of pilatesstudio.
