Retreats en evenementen organiseren voor je studio in België

Avana is het boekingssysteem voor studio's waarmee je naast je lessen ook retreats, workshopdagen en community-events verkoopt, met online inschrijven, een voorschot met Bancontact en de rest later. Veel studio's in België regelen een retreat nog met een Google-formulier, een Excel-lijst en een rekeningnummer met mededeling. Dan zit je weken overschrijvingen na te kijken, en weet je pas laat wie er echt meegaat. Met één plek voor inschrijven, betalen en je vragen is het een stuk rustiger.

Wat een retreat anders maakt dan een les

Een les duurt een uur en wordt deze week geboekt. Een retreat duurt een weekend of een week, kost honderden euro en wordt maanden op voorhand vastgelegd. Daarom wil je bij een retreat een voorschot dat de plaats vastlegt, de rest later, en vragen die je vooraf stelt.

In Avana staat een evenement daarom los van je rooster. Het heeft een eigen pagina met de data, de plaats, het programma per dag, de prijs en hoeveel plaatsen er nog zijn. Op je studiopagina staat het in het tabblad Inschrijven, naast je cursussen en workshops.

Een voorschot met Bancontact, de rest later

Bij het inschrijven betaalt je lid het voorschot met Bancontact of een betaalkaart, in dezelfde stap. Een week en een dag voor de datum van de rest krijgt het een mail met de betaallink. Zet je termijnen aan, dan kiest je lid zelf in hoeveel keer de rest gaat.

Wil je dat iemand per overschrijving betaalt, dan kan dat ook. De inschrijving staat dan meteen vast, en jij zet het bedrag op betaald als het op je rekening staat. Hoe online betalen verder werkt, lees je bij online betalen en facturen.

Tarieven, kamers en een vroegboekprijs

Bij een retreat met overnachting verschilt de prijs vaak per kamer. In Avana geef je een evenement tot acht tarieven, bijvoorbeeld een gedeelde kamer, een eigen kamer en zonder overnachting, elk met eigen plaatsen. Een vroegboekprijs maak je met een tarief dat een laatste dag krijgt, en wie al vroeg inschreef, houdt die prijs.

Je voorwaarden, en wat als iemand te laat betaalt

Gaat je voorschot niet terug bij annuleren, zet dat dan in je voorwaarden. Die staan klein onder de betaalknop en in de bevestiging, zodat iedereen op voorhand weet waar het aan toe is.

Is de rest op de datum niet betaald, dan zie je dat meteen bij de inschrijving, en krijgt je lid twee vriendelijke mails met de betaallink. Daarna gebeurt er niets vanzelf. Avana schrapt nooit iemand en betaalt nooit vanzelf terug: jij beslist, volgens je eigen voorwaarden.

Waar je op let bij een systeem voor evenementen

Kijk of inschrijven en betalen in één stap gaan, met Bancontact, en of er nooit meer inschrijvingen dan plaatsen kunnen zijn. Vraag of een voorschot kan, met de rest later, en of je per kamer een eigen prijs kan geven. En kijk naar wat het kost: Avana rekent geen commissie op je evenementen, alleen één vast bedrag per maand. Wat dat per pakket is, lees je bij de prijzen. Geef je vooral yoga of pilates, lees dan ook wat Avana doet voor je yogastudio of pilatesstudio.