Boekingssysteem voor je fitness in België

De beurtenkaart fitness, digitaal

In Vlaanderen zoeken veel mensen een beurtenkaart voor de fitness: tien keer komen, zonder vast abonnement. In Avana verkoop je die kaart online. Een lid koopt hem met Bancontact, boekt er zijn groepslessen mee, en bij elke les gaat er vanzelf een beurt af. Je kiest zelf hoe lang de kaart geldig is en voor welke lessen hij telt.

Een week voor de vervaldatum krijgt het lid een mail om de laatste beurten nog te gebruiken. Zo hoeft niemand aan de balie nog stempels te zetten of te zoeken op welk kaartje iemand stond. Meer lees je bij de digitale beurtenkaart.

Maandabonnement via domiciliëring

Wie vast komt, neemt een abonnement voor de groepslessen dat elke maand via domiciliëring van de rekening gaat. De eerste betaling doet het lid met Bancontact of een betaalkaart, daarna loopt het vanzelf. Met Studio Plus kies je een minimale looptijd van drie, zes of twaalf maanden en een opzegtermijn, en beperk je een abonnement tot de daluren of tot een paar lessen per week.

Mislukt een domiciliëring, omdat een rekening even leeg is of een lid de betaling laat terugboeken, dan stuurt Avana het lid vanzelf een mail met een knop om opnieuw te betalen. Jij hoeft niemand aan te spreken aan de balie.

Groepslessen naast de vrije fitness

Avana regelt de groepslessen: het rooster, de reservaties, de wachtlijst en de betalingen. Toegangspoortjes of een badge voor de vrije fitness doet Avana niet. Met Studio Plus checkt een lid wel zelf in bij de les, met de QR-code uit de app op een tablet aan de zaal, zodat je per les ziet wie er echt was.

Leg je met Studio Plus je zalen vast, dan staan de spinningzaal en de groepszaal elk apart in het rooster, en kan een zaal nooit twee keer tegelijk geboekt worden. Heb je meer vestigingen, dan kiest een lid boven het rooster waar het traint.

Btw op een fitnessabonnement

Voor het gebruik van een sportaccommodatie is in België een verlaagd tarief van 6% gangbaar, en voor drank en producten 21%. Of dat voor jouw zaak klopt, hangt af van wat je precies verkoopt en hoe je zaak is opgezet: vraag het je boekhouder. In Avana kies je per les of pakket het tarief, en zonder keuze rekent Avana voor een Belgische zaak 6%.

Na elke betaling maakt Avana de factuur, met je ondernemingsnummer, je btw-nummer en het tarief dat jij koos. Een lid krijgt hem als pdf in de mail, en je boekhouder krijgt een Excel-export van je aankopen.

Instructeurs en wie wat ziet

Elke instructeur krijgt een eigen inlog met de rol Docent en ziet de eigen lessen met wie er komt, zonder je omzet. Je onthaal krijgt de rol Balie. Met Studio Max geef je je zaakvoerder of manager de rol Manager, en je boekhouder de rol Boekhouder. Per instructeur telt Avana hoeveel lessen en uren er gegeven zijn, handig als je met freelancers werkt die per les factureren.

Na de nieuwjaarsdrukte

In januari en na de zomer staan er nieuwe gezichten aan je balie. Het verschil zit in de weken erna. Laat een nieuw lid eerst één proefles boeken, één keer per persoon, en geef het met Studio Plus de dag erna vanzelf een welkom met je beurtenkaarten en abonnementen. Blijft een lid een paar weken weg, dan stuurt Avana met Studio Plus een uitnodiging om weer een les te reserveren.

Gaat een vast lid een tijd op reis of is het geblesseerd, dan zet je het abonnement met Studio Plus één, twee of drie maanden stil. In die maanden wordt er niets afgeschreven, en daarna loopt de domiciliëring gewoon verder.

Bedrijven die voor hun mensen betalen

Een werkgever die de groepslessen van zijn personeel betaalt, sluit met Studio Max een zakelijk abonnement af. De medewerkers reserveren zoals elk ander lid, en het bedrijf krijgt één factuur per maand. Leden die via ClassPass of Wellhub komen, krijgen met Studio Plus hun eigen plekken per les, zodat je vaste leden niet achter het net vissen.