Boekingssysteem voor je dansschool in België

Een dansjaar van september tot juni

Met Studio Plus zet je in Avana een seizoen neer met vaste groepen: kleuterdans op woensdagnamiddag, ballet voor tieners op zaterdag, hiphop op vrijdagavond. Elke groep heeft een dag, een uur, een docent, een aantal plaatsen en eventueel een leeftijd. Je opent de inschrijvingen wanneer jij dat wil, en wie vorig jaar meedanste, krijgt voorrang om de plaats te bevestigen.

De herfst-, kerst-, krokus- en paasvakantie duid je aan als vrije weken, zodat daar geen lessen ingepland staan. Stapt iemand in januari nog in, dan betaalt die alleen de lessen die nog komen.

Ouders en kinderen op één account

Een ouder maakt één account en zet daar zijn kinderen bij, met de voornaam en het geboortejaar. Meer bewaart Avana niet van een kind. Daarna schrijft de ouder elk kind in voor zijn eigen groep, en alle mails gaan naar de ouder. In je ledenlijst zie je het kind als lid, met de naam van de ouder erbij.

Zo weet je bij de eerste les wie er staat, en hoeft niemand van je school nog een lijst over te typen.

Lesgeld in één keer of gespreid

Een volledig dansjaar is voor veel gezinnen een flinke som in september. Met Studio Plus laat je ouders het lesgeld spreiden over twee tot tien termijnen, via domiciliëring of met een betaalverzoek per termijn. Bij een betaalverzoek krijgt de ouder een week voor elke termijn een mail, en jij ziet op Betalingen wat er nog openstaat.

Volwassenen die geen heel jaar willen vastleggen, kopen een 10-beurtenkaart voor de open lessen. Betalen gaat met Bancontact of een betaalkaart, en het geld staat op de rekening van je school.

Naar het toonmoment toe

Aan het eind van het dansjaar staat de eindvoorstelling of het toonmoment, en daar gaan weken van extra repetities aan vooraf. Die zet je als losse lessen in het rooster, voor één groep of voor allemaal. Met Studio Max stuur je al je leden of één groep in één keer een mail met de praktische afspraken.

Tickets voor de voorstelling zelf verkoop je buiten Avana: kaartverkoop zit er niet in. Avana zorgt voor de lessen, de inschrijvingen en het lesgeld.

Een attest voor het ziekenfonds

Sommige ziekenfondsen betalen een deel van het inschrijvingsgeld van een sportclub of dansles terug. Daarvoor vraagt een ouder je vaak een ingevuld formulier. Dat formulier vul je zelf in, maar wat er betaald is en wanneer, staat op de factuur die Avana na elke betaling maakt en als pdf naar de ouder mailt. Of de dansschool erbij hoort, weet het ziekenfonds van de ouder.

Volwassenen: open lessen en korte reeksen

Niet elke volwassene wil zich in september voor tien maanden vastleggen. Voor hen zet je open lessen in het rooster, die ze met een beurtenkaart of een losse les boeken. Een reeks van zes weken bachata of een workshop West Coast Swing verkoop je met Studio Max als één geheel: de groep boekt en betaalt alle lessen in één keer en begint samen.

Zo vul je ook de uren die de jeugd vrijlaat, zoals de late avond in de week, zonder dat je een extra administratie bijhoudt.

Je link in de oudergroep en op de flyer

Je studiopagina in Avana is meteen je inschrijvingsformulier. Je zet de link in de oudergroep, in je nieuwsbrief of op de flyer die je aan de schoolpoort uitdeelt. Een ouder ziet de groepen per leeftijd, kiest er een en betaalt, zonder dat er iemand van je school tussen hoeft te komen. Wie op de wachtlijst staat, krijgt een mail zodra er plaats is.

Docenten per stijl

Elke docent krijgt in Avana een eigen inlog met de rol Docent en ziet de eigen groepen met wie er komt. Kan een docent een week niet, dan vraag je met één bericht wie wil invallen. Avana telt per docent hoeveel lessen er gegeven zijn, ook als invaller, zodat je weet wat je uitbetaalt aan wie als zelfstandige factureert.