Inzichten en rapporten voor je studio

Avana is het boekingssysteem voor studio's dat je omzet, de bezetting van je lessen en je leden vanzelf bijhoudt, en elke maand laat zien wat opvalt. Veel eigenaren van een pilates-, yoga- of bootcampstudio sturen op gevoel. Dat werkt in het begin goed, want je kent elk lid. Zodra je meer lessen en meer docenten hebt, mis je dingen: een les die langzaam leegloopt, een lid dat stilletjes wegblijft, een proefles die nooit een vast lid oplevert. Een paar vaste cijfers, elke maand bekeken, vertellen je wat je gevoel niet ziet.

Bezetting: hoe vol zitten je lessen?

De bezetting laat zien hoeveel van je plekken er echt gevuld waren. Het gemiddelde van je hele rooster verstopt de verschillen. De interessante vraag is welke les op welke dag vol loopt, en welke steeds half leeg blijft. Een les die bijna altijd vol zit en een wachtlijst heeft, is een signaal om er een tweede les naast te zetten. Een les die maanden leeg blijft, verdient een ander tijdstip of een andere opzet.

In Avana zie je de bezetting per les, op dag en tijd, en per dagdeel. Je ziet ook hoe vaak er iemand op de wachtlijst stond. Zo beslis je op basis van wat er echt gebeurde, en schuif je met je lesrooster waar het iets oplevert.

Omzet: wat kwam er binnen, en waaraan?

Omzet is meer dan één getal per maand. Kijk waar het vandaan komt: losse lessen, lessenkaarten, abonnementen of proeflessen. Een studio die veel per losse les verdient, heeft minder zekerheid dan een studio met vaste abonnementen. Betalen veel leden per les, dan is een kaart met wat meer lessen erop vaak een logische volgende stap, voor hen en voor jou.

Avana telt de omzet op de dag van betalen, zonder de servicekosten die je leden aan Avana betalen. Zo klopt je omzet met wat er op je rekening komt. Daarnaast zie je wat je lopende abonnementen elke maand vanzelf opbrengen, en met Studio Max zie je boven je betalingen op elk moment wat er binnenkwam, online en in de studio.

Proefles naar vast lid

Een proefles kost je een plek in de les. Hij levert pas iets op als iemand daarna blijft. Tel daarom ook hoeveel proeflessen er een kaart of abonnement van maken. Is dat aandeel laag, kijk dan naar wat er na de les gebeurt. Krijgt een nieuw lid een aanbod mee, en hoort het nog van je?

Avana houdt per proefles en introductieaanbod bij hoeveel nieuwe mensen lid werden. Wie wel kwam en nog twijfelt, staat in een lijstje, en met één knop stuur je een bericht. Bij een reformerstudio met dure plekken weet je zo precies welk aanbod werkt. Bij een bootcamp of Hyrox-gym zie je of een introweek meer vaste leden oplevert dan één losse proefles.

Leden die blijven, en leden die stoppen

De meeste studio's verliezen leden stilletjes. Niemand zegt op, iemand komt gewoon niet meer. Hoe eerder je dat ziet, hoe makkelijker je iemand terughaalt. Een lid dat eerder geregeld kwam en een paar weken niets boekte, reageert vaak goed op een persoonlijk berichtje. Ook een kaart die bijna verloopt met lessen erop is een mooie aanleiding om contact te zoeken.

Op langere termijn wil je weten hoeveel nieuwe leden na een paar maanden nog komen. Dat heet behoud. Met de rapporten in Studio Max zie je per startmaand hoeveel leden na een, drie en zes maanden nog actief zijn, en hoeveel er per maand stoppen. Zo zie je of een nieuwe aanpak echt meer trouwe leden oplevert. Alles over een lid zelf vind je in je ledenadministratie.

Wat elke soort studio eruit haalt

Een yogastudio met veel stijlen kijkt vooral naar de bezetting per les en per docent: welke stijl trekt mensen, en op welk moment? Een pilatesstudio met kleine groepen let op de wachtlijst, want daar zit de ruimte voor een extra les. Een sportschool met veel abonnementen kijkt naar behoud en naar mislukte betalingen. Een dansschool kijkt per groep hoeveel plekken er nog zijn, en een personal trainer wil vooral weten wat een vast lid over een jaar oplevert.

Werk je met meer docenten, kijk dan ook per docent. Zitten de lessen van de een veel voller dan die van de ander, dan kan een ander tijdstip of een les samen geven al helpen. Avana laat dat per docent zien, vanaf een paar gegeven lessen, zodat een gemiddelde ook echt iets zegt.

Je cijfers voor je boekhouder

Je boekhouder wil je omzet per periode, met de btw per tarief. Voor yoga en pilates is dat vaak een ander tarief dan voor een product uit je winkel, en het verschil moet kloppen. Lees er meer over in onze blog over btw op yoga- en pilateslessen. Bewaar je omzet daarom per betaling, met het tarief erbij, en nooit opgeteld uit je bankafschrift.

In Avana download je je omzet van een dag, week, maand of eigen periode als Excel, met vier tabbladen: betalingen, lessen, per docent en btw. Het bestand telt na tegen je betalingen in Avana, zodat het altijd klopt. Elke betaling krijgt ook vanzelf een factuur met de juiste btw, lees daarover meer bij online betalen en facturen. Wat Avana kost, zie je bij de prijzen.