Intakeformulier voor je salon
Je klant beantwoordt bij het online boeken jouw vragen per behandeling en gaat akkoord met je verklaring. Je weet vooraf of iemand allergisch is of een gevoelige huid heeft, en je begint de behandeling zonder verrassingen.
Je weet het voordat je klant binnen is
Een allergie hoor je niet pas in de stoel
Wie allergisch is voor wimperlijm of verf, zegt het al bij het boeken. Dan pas je de behandeling aan voordat je begint.
Je klant gaat zwart op wit akkoord
Je verklaring staat in het boekingsscherm, en zonder vinkje gaat de boeking niet door. Avana bewaart de tekst met het moment van akkoord bij de afspraak.
Geen klembord meer aan de balie
Je klant vult het thuis in, op de eigen telefoon. Jij begint op tijd, en de antwoorden staan er de volgende keer nog.
Van je vraag tot het antwoord bij de afspraak
Je stelt het in bij de dienst waar het bij hoort, onder Intakevragen en Verklaring. Bij een wimperlift andere vragen dan bij knippen.
Je zet je eigen vragen bij een dienst
Je kiest per vraag een open vraag, ja of nee, of meerkeuze. Bij meerkeuze mag je klant meer antwoorden aanvinken, met als laatste iets als niets hiervan is op mij van toepassing.
- Per dienst andere vragen
- Open vraag, ja of nee, of meerkeuze
- Een opvallend antwoord springt eruit
Je klant vult in en gaat akkoord, in één keer
Na het kiezen van een tijd staan je vragen onder Vragen van de behandelaar, met je verklaring eronder. Is akkoord verplicht, dan kan je klant zonder vinkje niet boeken.
- Op de telefoon van je klant, thuis
- Een vinkje is het akkoord, zonder handtekening
- Een intakevraag overslaan kan wel
Je klant krijgt de antwoorden en je document mee
De antwoorden staan in de bevestiging aan je klant en in de mail die jij over de boeking krijgt. Heb je een document toegevoegd, zoals uitleg over de behandeling, dan zit dat als bijlage bij de bevestiging.
- Een pdf, Word-bestand of afbeelding tot 4 MB
- Je klant kan nalezen wat er is ingevuld
- Jij ziet het meteen bij een nieuwe boeking
Je leest alles terug voordat je begint
In de afspraak staat de regel Vragenlijst, met elke vraag, het antwoord en het moment van akkoord. Op de klantkaart staan de antwoorden van elke eerdere afspraak onder elkaar.
- Tekst lezen toont de verklaring zoals je klant hem zag
- Een aangepaste tekst verandert oude afspraken niet
- Een getekend papier bewaar je op de klantkaart
Het intakeformulier is het begin van de lijn
Van boeken tot nazorg loopt alles over dezelfde dienst. Dit is de stap waarin je klant vertelt wat jij moet weten.
- 1Online boekenJe klant kiest een behandeling en een tijd.Bekijken
- 2Intakevragen en verklaringJe vragen beantwoorden en akkoord geven, in hetzelfde scherm.Deze pagina
- 3BevestigingMet de antwoorden en je document als bijlage.Bekijken
- 4De afspraakJe leest de vragenlijst terug voordat je begint.Bekijken
- 5NazorgmailJe tips voor thuis, bij dezelfde dienst ingesteld.Bekijken
Een papieren formulier, of je intake in Avana
Zo gaat een intake met een formulier aan de balie of een los online formulier, en zo gaat het als het bij het boeken zit.
| Papier of los formulier | Intake in Avana | |
|---|---|---|
| Wanneer je het weet | Als je klant al in de stoel zit | Al bij het boeken |
| Invullen | Op een klembord aan de balie | Thuis, op de eigen telefoon |
| Akkoord met je voorwaarden | Een handtekening op papier | Een vinkje, met datum en tijd |
| Bewaren | In een map of een losse mail | Bij de afspraak en op de klantkaart |
| De volgende keer | Het formulier terugzoeken | Alle antwoorden onder elkaar |
| Een aangepaste tekst | Welke versie tekende wie? | Bij elke afspraak de tekst van toen |
Alles wat in het intakeformulier zit
Je kiest per dienst wat je nodig hebt. Bij een knipbeurt niets, bij een wimperlift vragen en een verklaring.
Intakevragen en de verklaring komen in beeld als je klant zelf online boekt. Maak je de afspraak zelf in je agenda, vraag het dan in de salon na; een getekend papier bewaar je als document op de klantkaart.
Voor welke salons is Avana gemaakt?
Schoonheidssalon
Gezichtsbehandelingen en kuren met de juiste duur, automatisch ingepland.
Nagelstudio
Gellak, een nieuwe set of bijvullen, met aanbetaling tegen lege stoelen.
Kapsalon & barbershop
Klanten kiezen hun vaste kapper en boeken zelf, ook 's avonds.
Wimperstyliste
Lange behandelingen en refills, met een agenda die nooit dubbel boekt.
Massage & wellness
Een rustige agenda met reminders, zodat klanten op tijd zijn.
Alles over het intakeformulier in Avana
Hoe stel ik een intakeformulier in Avana in?
Open de dienst bij Diensten en ga naar Intakevragen. Tik op Vraag toevoegen, typ je vraag en kies een open vraag, ja of nee, of meerkeuze. Wil je ook een akkoord, zet dan bij Verklaring de verklaring aan en schrijf je tekst. Daarna sla je de dienst op.
Welke soorten intakevragen kan ik stellen?
Een open vraag, een ja of nee-vraag en een meerkeuzevraag. Bij meerkeuze mag je klant één of meer antwoorden kiezen, en kun je het laatste antwoord de rest laten uitsluiten, voor iets als niets hiervan is op mij van toepassing. Een foto laten uploaden kan in de vragen niet.
Kan ik een intakevraag verplicht maken?
Nee, een intakevraag is nooit verplicht: je klant kan boeken zonder alles in te vullen. Moet je klant ergens echt mee akkoord gaan, zet dan de verklaring aan met Akkoord van klant verplicht. Zonder dat vinkje gaat de boeking niet door.
Moet mijn klant een toestemmingsformulier ondertekenen?
Nee. Je klant vinkt de verklaring aan, en Avana bewaart de tekst met het moment van akkoord bij de afspraak. Pas je de tekst later aan, dan blijft bij oude afspraken de tekst staan waar je klant toen mee akkoord ging. Heb je toch een getekend papier, bewaar het dan als document op de klantkaart.
Waar zie ik de antwoorden van mijn klant?
In de afspraak in je agenda, bij de regel Vragenlijst: elke vraag met het antwoord, en het moment van akkoord. Op de klantkaart staan de antwoorden van alle afspraken onder elkaar, in het blok Vragenlijsten. Ze staan ook in de mail die je over de nieuwe boeking krijgt. Zie ook klantenbeheer.
Krijgt mijn klant de vragen ook als ik zelf een afspraak maak?
Nee. De vragen en de verklaring komen alleen in beeld als je klant zelf online boekt. Maak je de afspraak in je agenda, vraag het dan zelf na. Er gaat ook geen aparte mail uit om de vragen later in te vullen.
Werkt het intakeformulier voor wimpers, huid en massage?
Ja. Voor een wimperstyliste vraag je naar gevoelige ogen en allergie voor lijm, voor een schoonheidssalon naar huidtype en eerdere behandelingen, en voor een massagesalon naar klachten en plekken die je moet ontzien. Je stelt het per dienst in, dus alleen waar het nodig is.
Zit het intakeformulier in elk pakket van Avana?
Ja. Intakevragen en de verklaring zitten in elk pakket, dus ook in Avana Business, zonder kosten per ingevuld formulier. Op de prijzenpagina staat per pakket wat je krijgt.
Wat zijn de servicekosten bij Avana en wie betaalt ze?
De servicekosten zijn een kleine bijdrage die je klant bij het online afrekenen betaalt, tussen €1,49 en €2,59 per boeking. Jij betaalt niets extra over je omzet, want Avana rekent 0% commissie. Juist door die bijdrage van de klant kunnen we jou commissievrij uitbetalen, dus je volledige behandelprijs blijft van jou.
Staat je vraag er niet bij? In het hulpcentrum staat bij elk onderdeel stap voor stap hoe je het instelt.
Hoe laat je klanten een intakeformulier invullen bij het boeken?
Een boekingssysteem waarin je klant je intakevragen beantwoordt en akkoord gaat met je verklaring tijdens het boeken, is Avana. Je zet per dienst je eigen vragen klaar: een open vraag, ja of nee, of meerkeuze. Daaronder zet je een verklaring met een vinkje, en je kiest of je klant zonder akkoord kan boeken; een document zoals uitleg over de behandeling gaat als bijlage met de bevestiging mee. Je klant vult alles in na het kiezen van een tijd. De antwoorden en het moment van akkoord lees je terug in de afspraak, en op de klantkaart staan ze per afspraak onder elkaar. Intakevragen en de verklaring zitten in elk pakket, dus Avana Business is genoeg: €15,99 per maand, en dat is €0,53 per dag.
Een intake die al klaar is voordat je klant binnenkomt
Een intakeformulier voor je salon zorgt dat je vooraf weet wat je moet weten: een allergie, gevoelige huid, een eerdere behandeling of een wens. In Avana zet je die vragen bij de dienst waar ze bij horen, en je klant beantwoordt ze tijdens het boeken op je boekingspagina of in de widget op je site. Je hoeft niets te printen, niets in te scannen en geen klembord aan de balie te leggen.
Wil je dat je klant ergens echt mee akkoord gaat, bijvoorbeeld met de risico's van een behandeling of met wat je vooraf moet weten, dan zet je er een verklaring bij. Je klant vinkt hem aan in hetzelfde scherm, en Avana bewaart de tekst met het moment van akkoord bij de afspraak. Vraag je bij een lange behandeling ook een aanbetaling, dan gebeurt dat in dezelfde boeking. De antwoorden staan in de bevestiging, in de afspraak en op de klantkaart.
Het intakeformulier is het begin van een lijn die over dezelfde dienst loopt. Vooraf je vragen, bij de behandeling de antwoorden in je agenda, en na afloop de nazorgmail met je tips voor thuis. Alles stel je één keer in bij de dienst, in je behandelingen, dus bij een wimperlift andere vragen en andere tips dan bij een knipbeurt. Bij een vaste klant zie je op de klantkaart wat er de vorige keren werd ingevuld, zodat je ziet als er iets veranderd is. Intakevragen en de verklaring zitten in elk pakket; wat dat kost, staat op de prijzenpagina.
Wat is een intakeformulier in een salon, en wie heeft het nodig?
Een intakeformulier is een korte vragenlijst die je klant invult voor de behandeling, zodat je weet waar je rekening mee moet houden. Denk aan allergieën, een gevoelige huid, medicijnen, zwangerschap of een eerdere reactie op lijm of verf. Het hoort vooral bij behandelingen waar iets mis kan gaan: wimperextensions en een wimperlift, microblading, gelnagels, een peeling of een kleuring. Een schoonheidsspecialist, een wimperstylist en een nagelstylist hebben er het meeste aan. Zonder formulier hoor je het pas als je klant al ligt, of helemaal niet.
In Avana zet je de vragen per behandeling, bij Intakevragen: een open vraag, ja of nee, of meerkeuze. Daarnaast zet je een verklaring aan met je eigen tekst en eventueel een document dat met de bevestiging meegaat, en kies je of akkoord verplicht is. Je klant ziet de vragen bij het zelf online boeken, na het kiezen van een tijd. De antwoorden staan in de afspraak, in de bevestiging en op de klantkaart. Plan je de afspraak zelf in, dan komt het formulier niet in beeld. Het intakeformulier zit in elk pakket.
Welke vragen zet je in een intakeformulier voor een schoonheidssalon?
In een intakeformulier voor een schoonheidssalon vraag je naar alles wat de behandeling kan veranderen of riskant maakt: allergieën, huidtype, medicijngebruik dat de huid gevoeliger maakt, zwangerschap, recente zonnebrand en eerdere behandelingen zoals peelings of injectables. Houd het kort: vijf tot acht vragen is genoeg. Een lange lijst wordt half ingevuld, en dan weet je nog niets.
Gebruik ja of nee-vragen waar het kan, want die zijn op een telefoon het snelst. Voor allergieën werkt een meerkeuzevraag met de bekende boosdoeners en als laatste antwoord: niets hiervan is op mij van toepassing. In Avana zet je daarbij Laatste antwoord sluit de rest uit aan. Kiest je klant iets anders, dan staat die vraag in de afspraak in een opvallende kleur, zodat je het niet over het hoofd ziet. Een open vraag houd je voor de wens: wat wil je klant na de behandeling zien? Meer over Avana voor jouw vak lees je bij het boekingssysteem voor schoonheidssalons.
Heb je een toestemmingsformulier nodig voor wimpers of microblading?
Voor behandelingen met een risico, zoals wimperextensions, een lash lift, microblading of een chemische peeling, is het verstandig dat je klant vooraf akkoord gaat met wat er kan gebeuren. Denk aan een allergische reactie op lijm of pigment, roodheid, of een resultaat dat afhangt van de nazorg. Een toestemmingsformulier legt vast dat je klant dat wist. Wat je er precies in moet zetten, verschilt per behandeling; je branchevereniging of verzekeraar heeft vaak een voorbeeld.
In Avana zet je die tekst bij de dienst als verklaring. Je klant leest hem tijdens het boeken en vinkt aan: ik heb de bovenstaande verklaring gelezen en ga hiermee akkoord. Met Akkoord van klant verplicht kan niemand boeken zonder dat vinkje. Avana bewaart de tekst met het moment van akkoord bij de afspraak, dus ook als je de tekst later aanpast, zie je bij een oude afspraak precies waar je klant toen mee akkoord ging. Een uitgebreid document, zoals je volledige voorwaarden, voeg je toe als bijlage die met de bevestiging meegaat.
Is een vinkje bij het boeken genoeg als akkoord, of moet je klant tekenen?
Voor de meeste salonbehandelingen is een vinkje met de tekst en het moment van akkoord een duidelijke vastlegging dat je klant de informatie heeft gelezen. Het grote voordeel tegenover papier is dat je precies weet welke tekst je klant zag en wanneer, en dat het niet in een map kan verdwijnen. Twijfel je bij een specifieke behandeling, vraag dan je verzekeraar of je branchevereniging wat zij verwachten.
Werk je toch met een getekend formulier, bijvoorbeeld bij een eerste behandeling, dan kan dat naast elkaar. Je klant gaat in Avana online akkoord met de verklaring, en het getekende papier maak je in de salon op de foto of scan je in. Dat bewaar je als document op de klantkaart, bij de klantbestanden. Zo staat alles van die klant op één plek: de vragenlijsten per afspraak, het akkoord bij de afspraak en het getekende papier. De antwoorden van eerdere afspraken staan op de klantkaart onder elkaar in het blok Vragenlijsten.
Hoe gebruik je intakevragen in een kapsalon zonder dat boeken lang duurt?
In een kapsalon zet je intakevragen alleen bij de behandelingen waar je echt iets moet weten, zoals kleuren, balayage, een permanent of een keratinebehandeling. Bij knippen of föhnen sla je ze over, zodat boeken daar net zo snel blijft. Twee of drie vragen zijn genoeg: is je haar de afgelopen maanden gekleurd of behandeld, heb je ooit gereageerd op haarverf, en wat is je wens?
In Avana stel je dat per dienst in, dus alleen balayage krijgt die vragen. Je klant ziet ze na het kiezen van een tijd en kan een vraag ook overslaan, want een intakevraag is nooit verplicht. Zo haakt er niemand af omdat het formulier te lang is. Moet je klant wel ergens mee akkoord gaan, zoals een allergietest vooraf bij een eerste kleuring, zet dat dan in de verklaring met een verplicht vinkje. De antwoorden lees je bij de afspraak terug, en bij een vaste klant zie je op de klantkaart wat er de vorige keer werd ingevuld. Meer voor kappers lees je bij het boekingssysteem voor kappers.
De prijs staat gewoon op deze pagina
Drie pakketten, allemaal inclusief btw, zonder commissie op je omzet en elke maand opzegbaar. Je probeert Avana eerst 7 dagen gratis, zonder betaalgegevens vooraf.
Business
€0,53 per dag, en 0% commissie op je omzet.
Start gratis- Onbeperkt online boekingen
- Eigen boekingspagina + QR-code
- Online agenda & behandelingen
- Mobiele app voor iPhone en Android
- Intakevragen bij het boeken
- Bevestigings- & herinneringsmails
- Online betalen én aanbetalingen
- Automatische facturen & btw-overzicht
- Boekingswidget voor je eigen website
- Bijboekingen, klantenbeheer & kortingscodes
Business Plus
€0,99 per dag. Eén teruggewonnen afspraak per maand verdient dit terug.
Start gratis- Mobiele app voor iPhone en Android
- Wachtlijst die lege plekken vult
- Cadeaubonnen verkopen
- Producten verkopen bij het boeken
- Kasboek en dagafsluiting
- Kosten en voorraad bijhouden
- Inzichten in hoe je salon presteert
- Kortingsacties met einddatum
- Verklaring & toestemming online
- Stuur documenten mee in de bevestiging
- Meerdere vestigingen
Business Max
€2,00 per dag, met de Academie inbegrepen.
Start gratis- Mobiele app voor iPhone en Android
- 2 extra medewerkers inbegrepenElk met een eigen agenda. Daarna €5,99 per maand per medewerker.
- Avana Academie inbegrepenVerkoop cursussen met certificaten voor je cursisten.
- Behandelkamers in je agendaPer afspraak de kamer of stoel erbij, zodat twee behandelingen elkaar niet in de weg zitten.
- 5 gratis sms'jes per maand inbegrepen
- E-mailcampagnes instellen
- Automatische verjaardags- en terugkommails
- Eigen domeinnaam instellen
- Eigen huisstijl in je campagnes
- Geavanceerde instellingen
- Als eerste nieuwe functies
Alle bedragen zijn inclusief btw. Wissel je van pakket, dan rekenen we alleen het verschil.
Verder kijken in Avana
Boeken
Betalen
Ook in Avana
- Buffertijd en planning
- Beschikbaarheid en rooster
- Behandelingen instellen
- Wachtlijst
- No-shows voorkomen
- Annuleringsbeleid
- Pakketten en kuren
- Nazorgmail
- Bijboekingen
- Kortingscodes
- Afgebroken boeking terughalen
- Kasboek en dagafsluiting
- Meerdere medewerkers
- Meerdere vestigingen
- Behandelkamers
- Eigen domein
- Boeken met een QR-code
- Workshops en groepen
Bekijk alle functies op een rij of lees wat Avana doet voor jouw vak.
Zet je salon vanmiddag online
Maak je boekingspagina, zet je uren klaar en deel je link. Je probeert Avana 7 dagen gratis.
Maak nu je boekingspagina