Annuleringsbeleid voor je salon
Je annuleringsbeleid zegt tot wanneer je klant gratis afzegt of verzet. In Avana kies je dat één keer, je klant leest het bij het boeken en in de herinnering, en jij hoeft het nooit meer uit te leggen.
Duidelijke regels, zonder dat je streng hoeft te doen
Je hoeft het niet meer uit te leggen
De regels staan al bij het boeken en in de bevestiging. Belt iemand te laat, dan wijs je naar wat je klant zelf heeft gelezen.
Je hoort het op tijd
Na je termijn kan je klant niet meer online afzeggen en moet je klant je bellen. Niemand zegt nog stilletjes om acht uur 's ochtends af.
Verzetten zonder heen en weer appen
Mag je klant zelf verzetten, dan kiest je klant via de link in de bevestiging een nieuwe tijd. Alleen tijden die bij jou kunnen.
Vier vragen, en je beleid staat
Je vindt het bij Instellingen, onder Afzeggen en verzetten. Elke keuze laat meteen zien wat je klant leest.
Tot wanneer mag je klant gratis afzeggen?
Kies altijd, tot 2, 4, 12, 24, 48 of 72 uur ervoor of je eigen aantal, of alleen door te bellen. Na je termijn kan het niet meer online.
- Na de termijn ziet je klant wie te bellen
- Jij kunt in je agenda altijd zelf afzeggen
- Geldt voor al je behandelingen tegelijk
Zet erbij wat te laat afzeggen kost
Kies niets, een vast bedrag of een deel van de prijs. Je klant leest het als los bedrag bij je voorwaarden, dus je hoeft het niet zelf in een tekst te zetten.
- Avana schrijft dat bedrag niet vanzelf af
- Zeker iets houden doe je met een aanbetaling
- Een factuur voor een no-show maken kan ook
Mag je klant zelf een andere tijd kiezen?
Je kiest of verzetten altijd gratis is, tot dezelfde termijn als afzeggen, tot een eigen aantal uur, of alleen door te bellen. Je klant kiest via de link in de bevestiging uit tijden die echt vrij zijn.
- Je agenda schuift vanzelf mee
- Staat verzetten uit, dan ziet je klant jouw bericht en een belknop
- Afzeggen blijft dan gewoon werken
Je regels staan overal waar je klant kijkt
Bij het boeken, onder Goed om te weten op je boekingspagina, in de bevestiging en in de herinnering. Door te bevestigen gaat je klant akkoord met je voorwaarden.
- Met een welkomsttekst van jezelf erboven
- Valt de gekozen tijd al binnen je termijn, dan staat dat erbij
- Een belknop bij de afspraak, op de dag zelf of altijd
Van een bordje bij de kassa naar regels die je klant echt leest
Zo gaat het met regels op een bordje of in een appje, en zo gaat het in Avana.
| Bordje of appje | Met Avana | |
|---|---|---|
| Je klant kent je regels | Als die het bordje zag | Gelezen bij het boeken en in de bevestiging |
| Afzeggen om acht uur 's ochtends | Een appje dat je om tien uur leest | Kan online niet meer, je klant belt je |
| Verzetten | Heen en weer appen over een nieuwe tijd | Je klant kiest zelf uit wat vrij is |
| Te laat afzeggen | Een ongemakkelijk gesprek | Het bedrag stond er al bij |
| De herinnering | Komt er niet, of te laat | Komt voor je termijn, met de termijn erin |
| De vrijgekomen tijd | Blijft vaak leeg | Weer online te boeken, en in Business Plus naar je wachtlijst |
Alles op één scherm
Zes keuzes onder Afzeggen en verzetten. Ze gelden voor al je behandelingen tegelijk.
Wil je bij een lange behandeling meer zekerheid? Zet dan alleen bij die behandeling een aanbetaling aan. Dat kan wel per behandeling.
Alles over je annuleringsbeleid in Avana
Hoe stel ik een annuleringsbeleid in Avana in?
Open Instellingen en kies Afzeggen en verzetten. Kies tot wanneer je klant gratis afzegt, wat te laat afzeggen of niet komen kost en of je klant zelf mag verzetten. Je klant leest het daarna bij het boeken, op je boekingspagina, in de bevestiging en in de herinnering. Kies zelf een termijn, ook als 24 uur je bevalt: dan weet je zeker dat de regel staat.
Schrijft Avana de kosten voor te laat afzeggen automatisch af?
Nee. Het bedrag bij Te laat of niet gekomen staat in je voorwaarden, maar Avana schrijft het niet vanzelf af. Wat je zeker hebt, is wat je klant vooraf betaalde met een aanbetaling. Wil je toch iets rekenen voor een no-show, dan maakt Avana met No-shows factureren een factuur voor een deel van de prijs.
Kan ik per behandeling een andere afzegtermijn instellen?
Nee. Je afzegregels gelden voor al je behandelingen tegelijk. Wil je bij een lange behandeling meer zekerheid, zet dan alleen bij die behandeling een aanbetaling aan: dat kan wel per behandeling.
Wat gebeurt er als mijn klant binnen de termijn wil afzeggen?
Dan kan het niet meer online, en ziet je klant wie te bellen: de naam en het nummer die jij invulde, of anders je salonnaam en salonnummer. Jij zegt de afspraak dan zelf af in je agenda. Is er online betaald, kies dan bij Wie zegt af? voor De klant, dan blijft het betaalde bij jou.
Mag mijn klant zelf de afspraak verzetten?
Als jij dat wilt. Kies altijd gratis, tot dezelfde termijn als afzeggen, tot een eigen aantal uur, of alleen door te bellen. Verzetten gaat via de link in de bevestiging, en je klant kiest alleen uit tijden die vrij zijn. Staat verzetten uit, dan ziet je klant jouw bericht en een belknop, en afzeggen blijft gewoon werken.
Waar ziet mijn klant mijn afzegregels?
Bij het boeken, voor het bevestigen, op je boekingspagina onder Goed om te weten, in de bevestiging en in de herinnering. Door te bevestigen gaat je klant akkoord met je voorwaarden en je annuleringsbeleid. Valt de gekozen tijd al binnen je termijn, dan staat dat er eerlijk bij.
Krijgt mijn klant geld terug als ik zelf afzeg?
Als je wilt. Zeg je een afspraak af en kies je bij Wie zegt af? voor De salon, dan gaat een online betaling vanzelf terug, zonder de servicekosten. Kies je De klant, bijvoorbeeld omdat je klant te laat belde, dan blijft het betaalde bij jou.
Zit het annuleringsbeleid in elk pakket van Avana?
Ja. Afzeggen, verzetten en de kosten voor te laat afzeggen stel je in elk pakket in, ook in Avana Business voor €15,99 per maand. De wachtlijst, die een afgezegde plek weer vult, zit in Avana Business Plus.
Wat zijn de servicekosten bij Avana en wie betaalt ze?
De servicekosten zijn een kleine bijdrage die je klant bij het online afrekenen betaalt, tussen €1,49 en €2,59 per boeking. Jij betaalt niets extra over je omzet, want Avana rekent 0% commissie. Juist door die bijdrage van de klant kunnen we jou commissievrij uitbetalen, dus je volledige behandelprijs blijft van jou.
Staat je vraag er niet bij? In het hulpcentrum staat bij elk onderdeel stap voor stap hoe je het instelt.
Hoe stel je een annuleringsbeleid in voor je salon?
Een annuleringsbeleid dat je klant bij elke boeking leest, stel je in Avana één keer in. Onder Afzeggen en verzetten kies je tot wanneer je klant gratis afzegt (altijd, tot een aantal uur ervoor of alleen door te bellen), wat te laat afzeggen of niet komen kost en of je klant zelf mag verzetten. Je klant leest die regels bij het boeken, op je boekingspagina, in de bevestiging en in de herinnering, en gaat akkoord door te bevestigen. Na je termijn kan je klant niet meer online afzeggen en ziet je klant wie te bellen. Het bedrag voor te laat afzeggen schrijft Avana niet vanzelf af; zeker iets houden doe je met een aanbetaling. De regels gelden voor de hele salon en zitten in elk pakket. Werk je alleen, dan is Avana Business genoeg: €15,99 per maand, en dat is €0,53 per dag.
Een annuleringsbeleid dat werkt zonder gedoe
Een goed annuleringsbeleid voor je salon zorgt dat een afzegging op tijd komt, zodat je de plek nog aan iemand anders kunt geven. Daarvoor moet je klant de regels kennen voordat de afspraak vaststaat. In Avana stel je ze één keer in, en daarna staan ze bij het boeken op je boekingspagina en in de widget op je site, in de bevestiging en in de herinnering. Jij hoeft ze niet meer per klant uit te leggen.
Je beleid werkt het sterkst samen met de rest van Avana. Een aanbetaling maakt het verschil voor wie niet komt, want het bedrag voor te laat afzeggen wordt niet afgeschreven en de aanbetaling blijft wel bij jou. Een herinnering die vóór je termijn komt, laat je klant op tijd afzeggen. En een plek die op tijd vrijkomt, gaat in Business Plus naar je wachtlijst. Wat je doet als iemand toch wegblijft, lees je bij no-shows voorkomen.
Of je nu een kapsalon, een nagelstudio of een schoonheidssalon hebt: de regels zijn dezelfde voor al je behandelingen, en dat houdt het overzichtelijk voor je klant. Wil je bij je langste behandelingen meer zekerheid, dan zet je daar een aanbetaling aan, want dat kan per behandeling. Mag je klant zelf verzetten, dan schuift je agenda vanzelf mee, en met de Google Agenda-koppeling ook je eigen agenda. Wat het kost, staat op de prijzenpagina.
Wat is een annuleringsbeleid voor een salon, en heb je er een nodig?
Een annuleringsbeleid is wat je met je klant afspreekt over afzeggen: tot hoe lang van tevoren dat gratis kan, wanneer verzetten nog mag en wat er gebeurt als iemand te laat afzegt of niet komt. Elke salon die op afspraak werkt heeft er een nodig, en juist als je alleen werkt, want een afzegging op de ochtend zelf is een uur dat je bijna nooit meer vult. Voor een kapper, een nagelstylist, een schoonheidsspecialist of een masseur verschillen de regels, maar overal moet je klant die regels kennen voordat er iets misgaat.
In Avana stel je het beleid één keer in voor je hele salon: tot wanneer online afzeggen kan, tot wanneer verzetten gratis is, en eventueel een bedrag of percentage voor te laat afzeggen of niet komen. Je klant leest het bij het boeken, op je boekingspagina onder Goed om te weten, in de bevestiging en in de herinnering. Na de termijn kan je klant niet meer online afzeggen en ziet je klant wie te bellen. Het bedrag voor te laat afzeggen schrijft Avana niet vanzelf af. Wil je zekerheid, vraag dan een aanbetaling.
Hoe ver van tevoren moet een klant afzeggen bij een kapper of nagelstudio?
Een termijn van 24 uur is een goed begin, en voor lange behandelingen 48 uur. Een dag is genoeg om de plek nog aan iemand anders te geven, en kort genoeg dat je klant het niet als streng ervaart. Bij een behandeling van drie uur, zoals een balayage of een volle set wimpers, is 48 uur redelijker: zo'n plek vul je niet in een paar uur.
In Avana kies je bij Gratis afzeggen altijd, 2, 4, 12, 24, 48 of 72 uur, of je eigen aantal. Ook Nooit online, alleen door te bellen kan, als je elke afzegging zelf wilt horen. Die termijn geldt voor al je behandelingen tegelijk. Wil je bij je lange behandelingen toch meer zekerheid, zet dan bij die behandeling een aanbetaling aan. Kies ook altijd zelf een termijn, ook als 24 uur je bevalt: dan weet je zeker dat de regel staat.
Mag je kosten rekenen als een klant te laat afzegt?
Je kunt het als afspraak in je voorwaarden zetten, en dat werkt alleen als je klant het vooraf wist. Een bedrag dat je pas achteraf noemt, leidt vooral tot discussie. Staat het in je voorwaarden en heeft je klant die gelezen voordat de afspraak vaststond, dan heb je een duidelijke afspraak om op terug te vallen. Een vast bedrag van 10 tot 20 euro of een deel van de prijs is daarbij makkelijker uit te leggen dan de volle prijs.
In Avana kies je bij Te laat of niet gekomen voor Niets, Een vast bedrag of Een deel van de prijs. Je klant ziet het als los bedrag bij je voorwaarden, bij het boeken en in de bevestiging. Avana schrijft dat bedrag niet vanzelf af: het is een afspraak tussen jou en je klant. Wil je bij een no-show zeker iets overhouden, vraag dan een aanbetaling. Die blijft bij jou als je klant niet komt. Wil je toch een rekening sturen, dan maakt Avana met No-shows factureren een factuur voor een deel van de prijs.
Wat zet je in de annuleringsvoorwaarden van je salon?
Vier dingen, en liefst in één zin per regel: tot wanneer gratis afzeggen kan, wat het daarna kost, of je klant zelf mag verzetten en wie je klant belt als het online niet meer kan. Meer hoeft niet. Een lange tekst over uitzonderingen leest niemand, en een korte regel bij het boeken wel.
In Avana zijn dat precies de keuzes onder Afzeggen en verzetten. Je klant leest ze als losse regels, zoals Gratis annuleren tot 24 uur voor je afspraak en Daarna 15 euro kosten als je afzegt of niet komt. Daarboven kun je een korte welkomsttekst van jezelf zetten, bijvoorbeeld dat je klant altijd even mag bellen. Bij Wie belt je klant vul je een naam en nummer in; laat je het leeg, dan zet Avana je salonnaam en salonnummer erbij. Met de belknop bij de afspraak belt je klant je met één tik vanaf de pagina van de afspraak.
Hoe voorkom je dat een klant op de dag zelf afzegt?
Zorg dat afzeggen op de dag zelf niet meer online kan, en dat je klant ruim voor je termijn een herinnering krijgt. Wie op de dag zelf moet bellen, zegt vaker eerder af. En wie twee dagen van tevoren herinnerd wordt, merkt op tijd dat het niet uitkomt.
In Avana gaat dat met twee instellingen. Kies bij Gratis afzeggen bijvoorbeeld 24 uur; daarna kan je klant niet meer online afzeggen en ziet je klant wie te bellen. Zet daarnaast de herinneringsmail op 2 dagen van tevoren, bij Meldingen. Kies je een herinnering die na je termijn valt, dan waarschuwt Avana je, want dan zou je klant pas herinnerd worden als gratis afzeggen al voorbij is. In de herinnering staat tot wanneer afzeggen nog kan. Een afzegging die op tijd komt, gaat in Business Plus meteen naar je wachtlijst.
Wat is het verschil tussen een annuleringsbeleid en een no-showbeleid?
Een annuleringsbeleid gaat over afzeggen: tot wanneer kan het gratis, en wat kost het daarna. Een no-showbeleid gaat over wie helemaal niet komt en ook niets laat weten. In de praktijk vallen ze samen, want te laat afzeggen en niet komen kosten je allebei een lege stoel.
Daarom staan ze in Avana op één plek. Het bedrag bij Te laat of niet gekomen geldt voor allebei. Wat je doet met iemand die niet kwam, regel je in je agenda: je kiest Markeer als no-show, en dan zie je bij elke volgende afspraak van die klant een rood label met het aantal. Een no-show telt niet als bezoek, dus met Alleen nieuwe klanten bij je aanbetaling betaalt die klant de volgende keer weer vooruit. Alles over die kant lees je bij no-shows voorkomen.
Verder kijken in Avana
Boeken
Betalen
Ook in Avana
- Buffertijd en planning
- Beschikbaarheid en rooster
- Behandelingen instellen
- Wachtlijst
- No-shows voorkomen
- Pakketten en kuren
- Nazorgmail
- Bijboekingen
- Intakeformulier
- Kortingscodes
- Afgebroken boeking terughalen
- Kasboek en dagafsluiting
- Meerdere medewerkers
- Meerdere vestigingen
- Behandelkamers
- Eigen domein
- Boeken met een QR-code
- Workshops en groepen
Bekijk alle functies op een rij of lees wat Avana doet voor jouw vak.
Zet je salon vanmiddag online
Maak je boekingspagina, zet je uren klaar en deel je link. Je probeert Avana 7 dagen gratis.
Maak nu je boekingspagina