Wachtlijst voor groepslessen instellen: je populairste lessen automatisch vol, zonder appjes

Zaterdag, acht uur, een afmelding voor de volle les van half tien terwijl jij nog onderweg bent: voor dat moment stel je een wachtlijst voor groepslessen in. Dat vraagt drie keuzes: wie een vrije plek krijgt, welke afzegtermijn de wachtlijst tijd geeft en wat je leden vooraf vertelt. Zit een les drie weken op rij vol met een wachtlijst, plan dan een les bij.

Op dat moment sta jij zelf voor een groep. Tegen de tijd dat je je telefoon pakt, ligt er een mat leeg en zijn er twee appjes binnen van leden die vragen of er nog plek is. Een wachtlijst die vanzelf werkt, haalt jou daar tussenuit.

Wie krijgt de vrije plek?

Elke wachtlijst draait om één regel: wat er gebeurt op het moment dat er een plek vrijkomt. Er zijn drie gangbare manieren.

Voor de meeste groepslessen werkt de derde regel het best. De plek is snel gevuld, niemand staat ongevraagd in een les en jij hoeft niets te doen. De eerste regel klinkt eerlijker, maar levert juist bij een afzegging van vandaag vaak een tweede lege plek op, omdat het lid dat automatisch is ingeschreven er niet op rekende.

Welke regel je ook kiest: zet hem op papier en vertel hem aan je leden. Een wachtlijst die anders werkt dan een lid verwacht, voelt oneerlijk, ook als hij dat niet is.

Afzegtermijn en wachtlijst zijn één instelling

Je afzegtermijn bepaalt hoeveel tijd de wachtlijst krijgt. Hoe eerder een lid moet afzeggen, hoe meer kans dat iemand van de wachtlijst de plek nog kan nemen. Wat je per late afzegging mag inhouden en hoe je dat formuleert, staat al in een afzegbeleid dat werkt. Hier gaat het om de tijd die overblijft.

Twee dingen om op te letten.

Een late afzegging is nog steeds goud waard. Zegt een lid na de termijn af, dan telt de les als gebruikt voor dat lid. De plek komt wel vrij, en de wachtlijst kan hem nog nemen. Vraag leden daarom altijd om af te zeggen, ook als het te laat is. Zet het letterlijk in je regels: "Ook te laat? Zeg toch af, dan kan iemand van de wachtlijst erin."

Een korte termijn vraagt een snelle regel. Kies je een termijn van een paar uur, dan past alleen de regel "wie het eerst boekt". Bedenktijd per wachtende kost dan meer tijd dan er is.

In Avana: zo staat de wachtlijst klaar

Avana is een boekingssysteem voor studio's met groepslessen: je rooster, je studiopagina, kaarten en abonnementen, en een app waarin je leden boeken. De wachtlijst zit daar in Studio Plus, het pakket waarin ook abonnementen en inchecken zitten, en in Studio Max, het grootste pakket. Je hoeft hem niet per les aan te zetten: een volle les heeft een wachtlijst. Dit zijn de stappen om hem goed te laten werken.

1. Zet het juiste aantal plekken per les. Bij elke les kies je het maximum, van 1 tot 200. Twee leden kunnen nooit allebei de laatste plek krijgen, dus de les raakt niet overboekt. Heb je op één vast moment minder plek, bijvoorbeeld omdat er een mat minder ligt, dan pas je het aantal voor dat moment aan.
2. Kies je afzegtermijn. Tot hoeveel uur voor de les een lid kosteloos afzegt. Leden zien de termijn bij het boeken, en de herinnering van ongeveer een dag voor de les noemt tot wanneer afzeggen kan.
3. Laat leden zich op de wachtlijst zetten. Is een les vol, dan zet een lid zich op de wachtlijst. Dat kan ook een lid met een abonnement.
4. De mail gaat vanzelf. Komt er een plek vrij, dan krijgt de eerste op de wachtlijst een mail. Wie het eerst boekt, heeft de plek. Je hoeft zelf niemand te bellen.
5. Gaat een les niet door, dan vervalt de wachtlijst. Iedereen die ingeschreven stond, krijgt een mail dat de les niet doorgaat, en de wachtlijst van die les vervalt.

Werk je met een plattegrond, zodat leden een eigen plek of reformer kiezen, dan krijgt wie van de wachtlijst doorschuift de plek die vrijkwam. Plek kiezen zit in Studio Max.

Testen met twee plekken: maak in Avana een les met twee plekken, boek hem vol met twee testaccounts en zet een derde op de wachtlijst. Zeg dan één boeking af en kijk welke mail er binnenkomt. Hoe rooster, wachtlijst en afzegtermijn samenwerken, zie je bij software voor studio's.

Wat je leden vertelt

Een wachtlijst werkt alleen als leden weten hoe die werkt. Zet een korte tekst in je regels, op je studiopagina bij de beschrijving van de les en in je welkomstmail. Pas de termijn aan naar die van jou.

Is een les vol?

Zet je dan op de wachtlijst. Zegt iemand af, dan krijgt de eerste op de wachtlijst een mail. Wie het eerst boekt, heeft de plek, dus boek meteen als je de mail krijgt.

Sta je op de wachtlijst en kun je toch niet? Dan hoef je niets te doen. Je zit pas in de les als je zelf hebt geboekt.

Kun je niet komen? Zeg uiterlijk [12] uur voor de les af, dan krijg je je les terug. Ook als het later is: zeg toch af. Dan kan iemand van de wachtlijst erin.

Die middelste alinea scheelt je vragen. Wie op een wachtlijst staat, weet vaak niet of de inschrijving vanzelf gaat en of afzeggen dan nodig is.

Wanneer een wachtlijst zegt: er moet een les bij

Een wachtlijst vult afzeggingen op. Staat er elke week een rij wachtenden, dan is er meer vraag dan plek, en daar lost een wachtlijst niets aan op.

Het signaal. Zit een les drie tot vier weken op rij vol, met elke keer een wachtlijst van meer dan een derde van het aantal plekken, dan is het tijd. Bij een les van twaalf plekken is dat vier of meer wachtenden per week.

De rekensom. Neem deze getallen: een extra les heeft twaalf plekken, je vult er gemiddeld negen, en een les levert per lid gemiddeld €18 op. Dan is dat €162 per les. Een docent die je €45 per les betaalt, gaat daar af, en je houdt €117 per week over, ruim €500 per maand. Het zijn aannames: reken met je eigen prijzen en docentkosten. Kosten voor de zaal tellen alleen mee als je per uur huurt.

Zo zet je er een bij. Begin met een losse les, op een tijd vlak voor of na de volle les: om 18.00 uur als 19.00 uur vol zit. Zet hem een week van tevoren neer, zodat leden hem op tijd in het rooster zien. Loopt hij twee keer goed vol, maak er dan een vast moment van. In Avana zet je bij de les met + Moment een extra dag en tijd erbij, met dezelfde beschrijving en prijs.

Hoe je een rooster opbouwt dat in balans is, zodat niet alles op dinsdagavond terechtkomt, staat in een lesrooster maken dat volloopt. Heb je een reformerstudio en staan er elke week meer mensen op de lijst dan je reformers hebt, lees dan wat je doet als je reformerwachtlijst te lang wordt.

Donderdag 18.30 uur, week na week

Hoe zo'n wachtlijst zich in de praktijk gedraagt, zie je in dit scenario van een barrestudio met een les op donderdag om 18.30 uur, veertien plekken, die sinds september elke week vol zit. De getallen zijn een scenario, geen meting.

Het verloop is wel wat je kunt verwachten: eerst neemt de wachtlijst het geregel over, daarna laat hij zien waar je rooster te krap is.

Zet je volste les als eerste in het rooster

Eén les is genoeg om te zien of de wachtlijst doet wat je wilt: de les die nu het vaakst vol zit. Zet die neer met het juiste aantal plekken en je afzegtermijn. In Avana Studio Plus staat de wachtlijst er meteen bij, naast abonnementen en inchecken. Zeven dagen kun je gratis kijken hoe de wachtlijstmails bij je leden binnenkomen, je betaalt nu nog niets, en past het niet, dan zeg je per maand op. Alles over het rooster en de wachtlijst vind je bij software voor studio's.