Je reformerlessen zitten vol en de wachtlijst groeit: zes opties en een beslistabel

Donderdag, 18.40 uur, in een reformerstudio met acht toestellen: de les van 19.00 uur zit vol en er wachten acht namen, dus die wachtlijst is te lang. Tel vier weken per les wie wacht en wie alsnog een plek krijgt. Blijven er gemiddeld drie of meer per les zonder plek, open dan eerst een extra les op hetzelfde dagdeel.

Daarna kijk je naar je piekprijs, je afzegtermijn, de daluren, een beginnersreeks en als laatste extra toestellen. Acht namen voelen als een compliment, tot je ziet dat het steeds dezelfde zijn als vorige week. Een vast lid dat drie weken achter elkaar geen plek krijgt, boekt minder, laat een kaart verlopen of vindt een studio twee straten verderop. Dan staat er op die wachtlijst omzet die je laat liggen, en leden die je langzaam kwijtraakt. Die studio van donderdagavond, met zes vroege avondlessen met een wachtlijst en middaglessen rond de vier leden, loopt hieronder door elke stap mee.

Wat een te lange wachtlijst je kost

Begin met de som, zodat je weet waar je over praat. De bedragen komen uit de studio van donderdagavond en zijn aannames die je vervangt door je eigen cijfers.

Niet al die €2.078 is echt binnen te halen. Een deel van de wachtenden komt alleen op dat ene uur en boekt niets anders. Een deel boekt de week erna gewoon opnieuw. Maar zelfs als je de helft kunt bedienen, praat je over ruim €1.000 per maand.

Het tweede verlies is lastiger te tellen. Iemand die nooit plek krijgt, wordt een lid dat stilletjes stopt. Dat zie je pas maanden later, als het aantal verlengde kaarten daalt. Dat afhaken heet churn: het deel van je leden dat in een periode stopt.

Meten voordat je iets verandert

Een gevoel van "het zit altijd vol" is geen reden om een les toe te voegen of een prijs te verhogen. Houd vier weken lang per les drie getallen bij. In de studio van donderdagavond ziet de telling voor de dinsdag van 19.00 uur er zo uit:

Kopieer de kolommen naar een eigen blad. Het getal dat telt, is de laatste kolom: de vraag die je niet bediend hebt. Twee extra dingen om te noteren:

• Zijn het steeds dezelfde namen? Dan gaat het om vaste leden en is het risico op afhaken het grootst.
• Staan er nieuwe mensen tussen? Dan zit er groei in die je kunt opvangen met een beginnersaanbod op een ander uur.

In de studio van donderdagavond is twee derde van de namen zonder plek een vast lid met een tienrittenkaart. Daar zit dus het grootste risico.

Vergelijk de laatste kolom ook met je bezettingsgraad per dagdeel, het deel van je plekken dat echt bezet is. Zit de vroege avond op bijna 100% en de middag onder de helft, dan heb je vooral een verdelingsprobleem. Hoe je die percentages uitrekent, staat in bezettingsgraad per reformer berekenen.

Zes opties om de druk eraf te halen

1. Een extra les op hetzelfde dagdeel

De eerste en goedkoopste stap. Zet een les direct voor of na de volle les, bijvoorbeeld 18.00 of 20.15 uur. Je mikt op dezelfde leden: mensen die na het werk willen komen. Een extra les kost je de docent en wat schoonmaak. Bij €40 voor de docent en €20 per plek is hij met vier leden al ruim de moeite waard.

Werkt het na zes tot acht weken niet, dan schrap je hem weer. Dat maakt deze optie veilig. Voor de studio van donderdagavond ligt 20.15 uur voor de hand, achter de volle les van 19.00 uur.

2. Extra reformers in dezelfde zaal

Alleen zinvol als er fysiek ruimte is en als óók je extra les vol zit. Eén of twee extra toestellen per les lijkt weinig, maar over twintig lessen per week zijn het 20 tot 40 plekken. Bedenk wel dat je docent dan meer leden tegelijk begeleidt. Wat een toestel kost, hoeveel er in je ruimte passen en na hoeveel lessen het zich terugbetaalt, staat in reformers kopen voor je studio.

3. De prijs op piekuren omhoog

Een hogere prijs voor de losse les op de drukste uren doet twee dingen: hij levert per plek meer op, en hij stuurt een deel van de flexibele leden naar uren waar wel plek is. Begin met twee of drie euro en kijk na vier weken wat er verschuift. Laat lopende kaarten en abonnementen tot hun einddatum gelden zoals je ze verkocht hebt, en kondig de nieuwe prijs een maand vooraf aan.

Avana is software voor studio's waarin rooster, studiopagina, kaarten, abonnementen en de wachtlijst samenkomen, en waarin leden boeken via de Avana-app. Daarin kies je per les hoeveel lessen er van een lessenkaart afgaan, van 0 tot 10. Zet je de piekles als aparte les in je rooster, dan kan die bijvoorbeeld twee lessen van de kaart kosten, en de les van 10.00 uur één.

4. Een afzegtermijn die plekken eerder vrijgeeft

Een wachtlijst werkt alleen als plekken op tijd vrijkomen. Zegt iemand om 17.30 uur af voor de les van 19.00 uur, dan heeft de eerste op de wachtlijst bijna geen tijd meer om het te zien. De studio van donderdagavond werkt met een termijn van 4 uur. Met een termijn van 12 uur komen afzeggingen voor een avondles al in de ochtend binnen, en schuift er vaker iemand door. Wie later afzegt, heeft de les gebruikt. Welke termijn bij welk soort les past en wat je daarover in je voorwaarden zet, staat in een afzegbeleid dat werkt, met voorbeeldtekst.

Plek vrij, mail eruit: zegt een lid in Avana op tijd af, dan krijgt de eerste op de wachtlijst meteen een mail dat er een plek vrij is, en wie het eerst boekt, heeft hem. Werk je met een plattegrond, dan krijgt wie doorschuift precies die reformer. De wachtlijst zit in Studio Plus, het pakket met ook abonnementen en inchecken, en in Studio Max; meer over volle reformerlessen lees je bij software voor reformerstudio's.

5. Leden naar de daluren sturen

Een deel van je wachtenden kan best om 9.30 uur of 13.00 uur: mensen met een vrije dag, ouders van schoolgaande kinderen, wie thuiswerkt. Alleen weet bijna niemand dat daar plek is. Vertel het dus. Een kort bericht na de tweede of derde keer op de wachtlijst doet meer dan een algemene post op Instagram. In de studio van donderdagavond krijgt iedereen die twee keer op de lijst stond zo'n persoonlijk bericht over de woensdagochtend.

Een tekst die je kunt overnemen:

Hoi, je stond deze maand een paar keer op de wachtlijst voor de dinsdagavond. Sorry dat het steeds vol zat. Op woensdag 9.30 uur en vrijdag 13.00 uur is bijna altijd plek, met dezelfde opbouw en dezelfde docent. Misschien past een van die twee af en toe? Groet, Mirthe

Maak de daluren ook aantrekkelijk voor nieuwe mensen: laat een introductieaanbod alleen gelden voor lessen voor 17.00 uur. Zo komen nieuwe leden in je ochtend terecht, en blijft de avondlijst kort.

6. Beginners in een eigen reeks

Bestaat je wachtlijst voor een groot deel uit nieuwe mensen, dan helpt een eigen ingang voor die groep meer dan een extra avondles. Een reeks van zes weken voor beginners op een vaste avond haalt die groep uit je gewone lessen. Wie nieuw is, krijgt een les op het eigen niveau, en je vaste leden krijgen hun plek terug. In Avana zet je zo'n reeks neer als cursus, die leden in één keer boeken en betalen. Cursussen zitten in Studio Max, het grootste pakket, waarin leden ook hun eigen reformer kiezen.

De beslistabel

Leg je getallen uit de meetweken naast deze tabel en kies de eerste regel die past.

Combineer gerust, maar verander niet alles tegelijk. Dan weet je na vier weken niet wat gewerkt heeft.

Wat de studio van donderdagavond kiest

Na vier weken tellen blijven er bij de drie lessen van 19.00 uur op dinsdag, woensdag en donderdag gemiddeld vier mensen per les zonder plek, en twee derde van die namen zijn vaste leden. Dat is de derde regel uit de tabel, en de studio pakt de afzegtermijn er meteen bij. Op dinsdag en donderdag komt er om 20.15 uur een les bij. De afzegtermijn gaat van 4 naar 12 uur. En wie twee keer op de wachtlijst stond, krijgt het bericht over de woensdagochtend.

Met deze aannames zit de nieuwe les na zes weken op vijf of zes leden, en schuiven er per avondles vaker mensen door omdat afzeggingen eerder binnenkomen. Het aantal wachtenden zonder plek zakt naar één of twee per les. Reken je met vijf leden in elk van de twee nieuwe lessen en €20 per plek, dan is dat €200 per week aan omzet, ongeveer €866 per maand, min de docent. Extra toestellen zijn nog niet nodig.

De regel voor je volgende telling

Een wachtlijst moet de gaten in je volle lessen vullen. Wordt hij langer dan dat, dan is het een teken om je rooster bij te sturen. Hoe je een wachtlijst voor groepslessen in de basis instelt, met de keuzes die je daarbij maakt, lees je in een wachtlijst instellen voor groepslessen.

Wil je dat een vrijgekomen reformer vanzelf bij de volgende op de lijst terechtkomt? Zet Avana een week aan het werk op je volle avonden: de eerste 7 dagen zijn gratis, je betaalt nu nog niets en bij de overstap uit je huidige systeem krijg je gratis hulp. Kijk bij software voor reformerstudio's wat het voor je volle avonden doet, of lees hoe overstappen naar Avana werkt.

Blijven er na vier weken gemiddeld drie of meer mensen per les zonder plek, dan zet je een les bij op hetzelfde dagdeel. Zijn het er één of twee, dan laat je het rooster staan, want dan doet je wachtlijst precies zijn werk.