Bezettingsgraad per reformer berekenen: de formules, een gezonde bandbreedte en wat je ermee doet

Je berekent de bezettingsgraad van een reformerles door het aantal bezette toestellen te delen door het aantal toestellen, maal 100: zes leden op acht reformers is 75%. Per toestel per week deel je het aantal lessen waarin die reformer bezet was door alle lessen in je rooster. Gezond is gemiddeld 70 tot 85% over de hele week.

Het getal klinkt droog, maar het beslist bijna alles in een reformerstudio. Je huur, je toestellen en je docent kosten hetzelfde bij drie of bij acht leden. Een studio die gemiddeld op 55% draait, betaalt per plek bijna anderhalf keer zoveel als een studio op 80%, met precies dezelfde kosten. Wie het getal per les en per dagdeel kent, ziet waar het geld weglekt.

Wat het getal precies meet

Bezettingsgraad is het deel van je capaciteit dat echt gebruikt wordt. Capaciteit is in een reformerstudio simpel: het aantal toestellen in de les. Een matles kan in een drukke week twee matten extra hebben, een reformerles nooit.

Houd twee versies van het getal uit elkaar:

Een les die op maandagavond om 19.00 uur volgeboekt staat en waar twee leden niet komen, heeft een boekingsgraad van 100% en een opkomst van 75%. Zit die les op een kaart, dan krijg je je omzet wel, want een les waarvoor iemand niet komt, telt als gebruikt. Wat je kwijt bent, zijn de twee leden op de wachtlijst die er wel hadden willen liggen.

Avana is software waarin leden zelf een reformerles boeken, op je studiopagina of in de Avana-app, zodat je per les al ziet hoeveel banken er geboekt zijn. Wie er echt lag, leg je vast met inchecken: bij de les vink je aan wie er is. Een lid dat wegblijft, krijgt het label "niet gekomen", en die les gaat gewoon van het tegoed af. Bij elk lid staat hoe vaak dat in de afgelopen 90 dagen voorkwam. Inchecken zit in Studio Plus, het pakket met ook abonnementen en de wachtlijst, en in Studio Max, en het geeft je precies het tweede getal uit de tabel: wie er echt lag.

De drie formules

Per les

Bezettingsgraad les = bezette reformers ÷ reformers in de les × 100

Zes van acht is 75%. Dit getal schommelt van week tot week, dus beslis nooit op één les. Een regenachtige dinsdag of een schoolvakantie geeft een vertekend beeld.

Per tijdslot

Bezettingsgraad tijdslot = alle bezette plekken in dat slot over vier weken ÷ alle plekken in dat slot over vier weken × 100

Neem de les van woensdag 9.30 uur met acht reformers. In vier weken lagen er 5, 6, 4 en 7 leden. Dat is 22 van de 32 plekken: 69%. Vier weken is het minimum om iets te zeggen; acht weken is beter voor een les die net nieuw is.

Per toestel per week

Bezettingsgraad toestel = lessen waarin de reformer bezet was ÷ lessen in het rooster × 100

Geef je 20 lessen per week en was Reformer 3 in 16 daarvan bezet, dan is dat 80%. Dit getal is het nuttigst als je wilt weten of een toestel zichzelf terugverdient, of als je twijfelt over een negende of tiende reformer.

Kiezen leden geen eigen plek, dan wordt elk toestel ongeveer even vaak gebruikt en is de bezetting per toestel gelijk aan je gemiddelde over de week. Werk je met een plattegrond, dan kan het per toestel verschillen: de reformer bij de deur of die helemaal achterin wordt soms als laatste gekozen. In Studio Max, het grootste pakket van Avana, zet je per les aan dat leden hun eigen reformer kiezen op een plattegrond, met namen als Reformer 1, 2 en 3. Kiest het lid niets, dan krijgt het de eerste vrije. Tel in dat geval een paar weken met de hand welke toestellen achterblijven, en schuif ze desnoods een plek op.

Een gezonde bandbreedte, per dagdeel

Er bestaat geen officiële norm. Het Franse studioplatform bsport noemt 75 tot 85% als doel voor een reformerstudio in een artikel over toestelkosten en lesgrootte. Dat is een gemiddelde over de week. Per dagdeel loopt het uiteen, en dat is normaal.

De tabel hieronder is een rekenvoorbeeld met aannames voor een studio met acht reformers die een paar maanden open is. Vervang de getallen zodra je acht weken eigen cijfers hebt.

Dit is het belangrijkste inzicht uit de tabel: een weekgemiddelde van 80% ziet er prima uit, terwijl de middag op 44% zit en de vroege avond leden wegstuurt. Kijk daarom altijd per dagdeel, en pas daarna naar het gemiddelde.

Voor zo'n tabel heb je per les het echte aantal nodig. Met inchecken in Avana weet je per les wie er was, en in de export zet je de leden en de aankopen per maand in Excel naast je eigen tellingen. Wat je met het rooster van een reformerstudio verder kunt, staat bij software voor reformerstudio's.

Omzet per toestel per maand

Bezettingsgraad wordt pas echt bruikbaar als je hem omzet naar euro's. De som:

Omzet per reformer per maand = lessen per week × bezettingsgraad × opbrengst per plek zonder btw × 4,33

De 4,33 is het gemiddelde aantal weken in een maand: 52 gedeeld door 12. De opbrengst per plek is wat je gemiddeld per bezoek ontvangt, over losse lessen, kaarten en abonnementen samen, zonder btw. In dit voorbeeld rekenen we met €20.

Het verschil tussen 65% en 85% is ruim €2.700 per maand bij acht reformers, met dezelfde huur en dezelfde toestellen. Daar zit ook het gevaar van een lage bezetting: de kosten blijven gelijk en de omzet zakt.

Hoe je van deze bezetting naar een lesprijs komt, met je huur, docent en afschrijving per les, rekenen we hier bewust niet opnieuw uit. Die som staat stap voor stap in wat vraag je voor een reformerles. En wil je weten na hoeveel bezette plekken een toestel zichzelf heeft terugverdiend, lees dan reformers kopen voor je studio.

Te laag of te hoog: wat je dan doet

Een bezettingsgraad is een stuurgetal: hij vertelt je welke knop je omdraait. Zowel een te laag als een te hoog getal kost je geld.

Twee dingen om op te letten bij de lage kant. Stop een nieuwe les niet te vroeg: zes tot acht weken is de tijd die een nieuw lesuur nodig heeft om gevonden te worden. En stop een les netjes. In het rooster geef je een vast moment een laatste les; lege lessen daarna gaan uit het rooster, en staan er al leden ingeschreven, dan krijg je de vraag of die lessen nog doorgaan.

Bij de hoge kant zit het risico ergens anders. Een les die altijd vol zit, voelt als succes, maar leden die drie keer achter elkaar geen plek krijgen, gaan ergens anders heen. Wat je dan doet, met een beslistabel voor zes opties, staat in je reformerlessen zitten vol en de wachtlijst groeit. Dat geen enkele les overboekt raakt, regelt het rooster zelf: twee leden kunnen nooit allebei de laatste plek krijgen.

De middag die het weekgemiddelde verstopte

Terug naar de studio met acht reformers en 20 lessen per week uit de tabel per dagdeel. Het weekgemiddelde is 80%, dus er lijkt niets aan de hand, tot de middag opvalt: twee lessen op 44%, samen 7 van de 16 plekken. De tabel laat zien wat één schuif in het rooster doet, met aannames die je vervangt door je eigen cijfers.

Een klein verschil in het gemiddelde, en een groot verschil in de lessen die eronder zaten.

Je eerste handeling: één kolom per les

Maak een simpel blad met een kolom per les en een regel per week, en vul acht weken lang in hoeveel reformers er bezet waren. Reken daarna per tijdslot en per dagdeel je bezettingsgraad uit, zet de omzet per toestel ernaast en kies per les één actie uit de tabel hierboven.

Wil je dat de telling bij de les meteen klopt, met inchecken en een wachtlijst voor je volle avonden? Die zitten in Studio Plus en Studio Max. Laat Avana de eerste 7 dagen gratis meetellen; ook daarna neemt Avana 0% commissie op je lessen. Bekijk wat het voor je rooster doet op de pagina software voor reformerstudio's, of lees eerst hoe je een lesrooster maakt dat volloopt.