Een barre-workshop organiseren: van idee en prijs tot afrekenen en opvolgen

Negen van de veertien plekken: zoveel deelnemers heb je nodig als je een barre-workshop van €45 organiseert, in het rekenvoorbeeld hieronder. Dat getal volgt uit het soort event, je kosten en je prijs. Daarna komen een harde capaciteit, vier weken promotie met een vroegboekkorting die afloopt, een draaiboek voor de dag en binnen twee dagen een aanbod.

Zonder dat getal blijft een workshop een gok. Dan heb je drie dagen ervoor zes aanmeldingen, is de gastdocent al betaald en weet je niet of je moet annuleren. Of de zaal zit vol, het was een mooie avond, en twee weken later is niemand er nog op teruggekomen. Met een plan van tevoren voorkom je beide.

Kies eerst het soort event

Elk soort event heeft een ander doel. Kies er één per keer, anders weet je niet wat je moet meten.

Een masterclass gaat dieper dan een gewone les: houding aan de barre, barre na een zwangerschap, barre voor hardlopers, met een gastdocent of jouw eigen specialisme. Een breng-een-vriendin-avond brengt nieuwe mensen binnen via een lid dat al vertrouwen heeft gewonnen. Een themales (een playlist uit één decennium, een les bij kaarslicht) kost weinig voorbereiding en maakt van een gewone week iets om naar uit te kijken. En een reeks geeft beginners de opbouw die barre in het begin nodig heeft. Hoe je reeksen en blokken in je vaste aanbod inpast, lees je in lesblokken en reeksen verkopen in plaats van losse lessen.

Avana is een systeem voor je studiorooster en je verkoop: leden zien je lessen op je eigen studiopagina, boeken daar een plek en betalen meteen. Een masterclass, themales of breng-een-vriendin-avond zet je er los in het rooster, op een datum en tijd naar keuze, met een eigen naam, beschrijving, prijs en aantal plekken. Een reeks maak je in Studio Max, het grootste van de drie pakketten, als cursus: een vaste reeks lessen die een lid in één keer boekt en betaalt, met een eigen cursuspagina, een maximum aantal deelnemers en een datum tot wanneer je je inschrijft.

Prijs en capaciteit

De prijs: een rekensom

Begin bij je eigen kosten. Een rekenvoorbeeld voor een masterclass van twee uur in je eigen zaal, met bedragen die je door je eigen cijfers vervangt:

Dan het break-evenpunt: het aantal deelnemers waarbij je opbrengst precies je kosten dekt. Je deelt de kosten door de prijs per deelnemer.

Een goede prijs ligt waar je bij ongeveer twee derde van de plekken uit de kosten bent. In dit voorbeeld is dat €45: bij 9 van de 14 plekken heb je je kosten terug, alles daarboven is marge. Het is ook een prijs die bij een verdieping van twee uur past. Reken daarna met je boekhouder na wat er na btw overblijft; welk tarief bij welke les hoort, staat in btw op yoga- en pilateslessen.

Betaalt een deelnemer online, dan komen er servicekosten bij. Die betaalt het lid als eigen regel bovenop jouw prijs: 3%, met een minimum van €1,49 en een maximum van €2,59. Bij een masterclass van €45 is 3% €1,35, dus geldt het minimum: het lid betaalt €46,49 en jij ontvangt de volle €45. Betaalt iemand in de studio, dan zijn er geen servicekosten. Wil je dat vaste leden met hun lessenkaart kunnen komen, laat de masterclass dan twee of drie lessen van de kaart kosten; per les kies je hoeveel lessen er af gaan, van 0 tot 10.

Een maximum en een minimum

Bij een masterclass is persoonlijke aandacht het product. Zet het maximum dus op wat je docent echt kan begeleiden, ook als de zaal groter is. Voor een les met veel correcties aan de barre is dat vaak tien tot vijftien mensen.

Leg ook een minimum vast, en een moment waarop je beslist:

• Minimum: je break-evenpunt, in het voorbeeld 9 deelnemers.
• Beslisdatum: vijf dagen voor het event. Haal je het minimum dan niet, dan annuleer je, of je gaat bewust door met verlies omdat het event iets anders oplevert (nieuwe mensen, binding).
• Afzegtermijn: voor een event is 24 tot 48 uur gebruikelijk, omdat je een plek op het laatste moment lastig opnieuw vult. Meer over termijnen per soort les staat in een afzegbeleid dat werkt, met voorbeeldtekst.

Een les raakt in Avana nooit overboekt: twee mensen die tegelijk de laatste plek boeken, krijgen hem nooit allebei. Is het event vol, dan zetten mensen zich op de wachtlijst (die zit in Studio Plus, het middelste pakket, en in Studio Max) en krijgt de eerste een mail zodra er een plek vrijkomt. Moet je toch annuleren, dan krijgt iedereen een mail met de reden die je invult. Een online betaalde losse les wordt dan één les tegoed bij je studio. Voor een masterclass van €45 is dat vaak minder waard dan wat iemand betaalde, dus geef in dat geval het geld terug in het Stripe-dashboard; Avana zet de betaling daarna vanzelf op Terugbetaald.

Vier weken promotie

Een event dat je een week van tevoren aankondigt, vult zich met wie toevallig kan. Met vier weken heb je tijd voor drie golven: je eigen leden, de wijdere kring, en de twijfelaars.

De vroegboekkorting maak je in Studio Plus en Studio Max als kortingscode met een einddatum, bijvoorbeeld €10 korting tot en met zondag. Een code met een maximum aantal keer werkt ook: "de eerste acht plekken voor €35". Valt het event in november of december, zet het dan ook als cadeau neer: met een cadeaubon (Studio Plus en Studio Max) koopt iemand op je studiopagina een bedrag, en de ontvanger gebruikt de code bij het boeken.

Draai je in een themales muziek, check dan of je muzieklicentie dat dekt. In Nederland vraag je die aan via MijnLicentie, een samenwerking van Buma/Stemra en Sena (de overheid over muzieklicenties, bekeken op 7 okt. 2026). Hoe je events in een jaarplan verwerkt, zodat je niet elke keer opnieuw hoeft te bedenken wanneer, staat in marketing voor je barre- of fusionstudio.

Deel de lespagina van de workshop in je bio en onder elke post. In de software voor barrestudio's heeft elke les een eigen pagina, en is het event vol, dan doet de wachtlijst het laatste werk.

Een zaterdagmiddag in cijfers

Zo kan het uitpakken voor een masterclass houding aan de barre op een zaterdagmiddag, met een gastdocent, voor €45 en maximaal 14 plekken. De aantallen zijn aannames:

De echte winst zit in die vier nieuwe mensen: wordt de helft daarvan lid, dan levert de middag meer op dan de kaartverkoop.

Erna: binnen twee dagen opvolgen

Het event is het begin. Wie een goede middag had, is twee dagen lang het meest bereid om een volgende stap te zetten.

• Vaste leden: een kort bedankje en de foto, met de vraag waar de groep een volgende keer zin in heeft.
• Nieuwe mensen: een persoonlijk bericht met één concrete les of een introductieaanbod, en niet meer dan dat.
• Voor jezelf: noteer opkomst, opbrengst, kosten en hoeveel nieuwe mensen er een les boekten. Na drie events weet je welk soort het meest oplevert.

Een bericht voor nieuwe deelnemers:

Hoi Eva, wat leuk dat je zaterdag bij de masterclass was. Je zei dat je het fijn vond om zo lang bij de houding stil te staan. Dat doen we elke dinsdag om 19.00 uur ook, in een kleinere groep. Wil je het proberen, dan staat de les van volgende week voor je klaar. Groet, Lieke

Hoe je van iemand die één keer kwam een vast lid maakt, staat uitgewerkt in proeflessen voor barre omzetten in vaste leden. En hoe zulke avonden bijdragen aan een vaste groep die elkaar kent, lees je in een loyale community rond je barrestudio.

Het draaiboek om af te vinken

Een event voelt pas ontspannen als je niets hoeft te onthouden. Print dit, vul de namen in en vink af:

Kies voor je eerste keer een themales of een breng-een-vriendin-avond: weinig kosten, weinig risico, en je leert hoe je leden reageren. Daarna komt de masterclass. Een event met je eigen prijs, een vroegboekcode en een wachtlijst staat in een paar minuten in je rooster met de software voor barrestudio's: de eerste 7 dagen kosten niets, opzeggen kan per maand, en van de prijs van je workshops houdt Avana 0% commissie in.