Docenten inhuren voor je studio: zzp, loondienst of oproepkracht?

Een docent die elke week op vaste tijden in jouw rooster lesgeeft, aan jouw leden, tegen de prijs die jij bepaalt en volgens jouw lesopbouw, is voor de Belastingdienst al snel een werknemer, ook al stuurt die een factuur als zzp'er. Wil je docenten inhuren voor je studio zonder risico op naheffingen, kies dan per docent bewust: zzp alleen bij echte zelfstandigheid, een kleine vaste aanstelling voor je kernlessen, en een oproepcontract voor wie af en toe invalt.

Dat was een paar jaar geleden nog een theoretische vraag. Sinds 1 januari 2025 is het dat niet meer.

Wat er sinds 2025 veranderd is

De Wet DBA (Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties) bestaat sinds 2016. Die wet regelt niet wie zelfstandig is, maar hoe opdrachtgever en zzp'er dat samen aantonen. Jarenlang handhaafde de Belastingdienst er nauwelijks op. Dat is voorbij:

• Sinds 1 januari 2025 controleert de Belastingdienst weer of zzp'ers eigenlijk in loondienst werken. Is dat zo, dan kun je loonheffingen moeten nabetalen, met terugwerkende kracht tot 1 januari 2025.
• Vanaf 1 januari 2026 kunnen er vergrijpboetes komen. Verzuimboetes legt de Belastingdienst in 2026 nog niet op. Zo staat het op de pagina van de Belastingdienst over handhaving.
• Vanaf 31 december 2026 geldt een rechtsvermoeden. Werkt iemand voor een ander tegen een uurtarief onder een wettelijke grens, dan wordt vermoed dat er een arbeidsovereenkomst is. In de wet staat die grens op €36 per uur, en het bedrag wordt elk jaar aangepast; het wetsvoorstel bij de Eerste Kamer noemt €38 met peildatum 1 januari 2026. Kan de docent zich op dat vermoeden beroepen, dan moet jij aantonen dat het geen dienstverband is. Vraag je boekhouder naar het bedrag dat geldt op het moment dat je contracten afsluit.

Voor studio's raakt die laatste regel precies de praktijk: tarieven van €25 tot €40 per les zijn in yoga en pilates heel gewoon.

Wanneer is een docent echt zelfstandig?

Er is geen enkele test die het beslist. Rechters en de Belastingdienst wegen alle omstandigheden samen. Voor een studio komen deze vragen het vaakst terug:

Die derde vraag weegt sinds een uitspraak van de Hoge Raad over Deliveroo in 2023 zwaarder: werk dat structureel bij de kern van je bedrijf hoort, wijst eerder op een dienstverband. Voor een yogastudio zijn de gewone yogalessen dat per definitie.

Twijfel je bij een concrete docent, vul dan de Webmodule Beoordeling Arbeidsrelatie in die de overheid daarvoor heeft gemaakt. Het is geen garantie, maar wel een goed vastgelegd startpunt voor het gesprek met je boekhouder.

Docenten inhuren: drie vormen naast elkaar

Je hoeft niet voor één vorm te kiezen. De meeste studio's die het netjes regelen, combineren ze:

Zzp, maar dan echt

Een zzp-constructie past het best als de docent iets eigens meebrengt. Twee vormen die dichter bij zelfstandigheid liggen:

• Zaalhuur. De docent huurt jouw zaal per uur, zet een eigen les in je rooster, bepaalt de prijs en houdt de opbrengst. Jij verdient aan de huur. Het risico ligt bij de docent, en dat is precies het punt.
• Opbrengstdeling. De docent krijgt een vast deel per deelnemer, bijvoorbeeld 60 procent van wat de les opbrengt. Een lege les kost de docent dan ook geld. Let wel op de ondergrens: komt de docent per uur structureel onder het wettelijke bedrag uit, dan geldt het rechtsvermoeden alsnog.

Een vast bedrag van €30 per les voor een les die elke dinsdag om 19.00 uur in je rooster staat, met jouw leden en jouw lesplan, is de vorm die het meeste risico geeft.

Een klein contract voor je kern

Draait je studio op twee of drie docenten die elke week dezelfde lessen geven, overweeg dan een arbeidscontract voor een paar uur per week. Het kost meer dan een factuur: bovenop het brutoloon komen werkgeverslasten, vakantiegeld en loondoorbetaling bij ziekte. Hoeveel precies, hangt af van het loon en je cao-situatie; laat je boekhouder een rekenvoorbeeld maken voordat je een aanbod doet. In ruil heb je zekerheid, en vaak ook een docent die zich meer aan je studio verbonden voelt.

Reken het mee in je vaste lasten. Hoe docentkosten per les doorwerken in het aantal leden dat je nodig hebt, staat in hoeveel leden je studio nodig heeft om quitte te draaien.

Oproepkracht voor invallen

Een oproepcontract (ook nulurencontract of min-maxcontract) past bij invallers. Ken de regels die sinds 2020 gelden: roep je iemand op voor minder dan drie uur, dan betaal je toch drie uur, als het contract minder dan 15 uur per week heeft en er geen vaste werktijden zijn. Een oproep moet minstens vier dagen van tevoren, en na twaalf maanden moet je een vast aantal uren aanbieden op basis van het gemiddelde van dat jaar. Voor een les van een uur die je een dag van tevoren nodig hebt, is een oproepkracht dus duurder dan het lijkt.

Wat je in een overeenkomst met een zzp-docent zet

Op papier begint het, maar de praktijk beslist. Zet in elk geval deze afspraken erin, en leef ze ook na:

• De docent bepaalt zelf de opbouw en inhoud van de les binnen het soort les dat je afspreekt.
• De docent mag zich laten vervangen door een gekwalificeerde collega naar eigen keuze, en regelt dat zelf.
• Het tarief, en wat er gebeurt als een les niet doorgaat.
• De docent heeft een eigen beroepsaansprakelijkheidsverzekering.
• Wie het materiaal levert en wie de lesmuziek regelt.

Goedgekeurde modelovereenkomsten mag je volgens Ondernemersplein nog tot eind 2029 gebruiken, maar er worden geen nieuwe meer beoordeeld. Een modelovereenkomst die niet past bij hoe je werkelijk samenwerkt, beschermt je niet.

Welke rechtsvorm je zelf kiest, en wat dat betekent voor je aansprakelijkheid als werkgever, lees je in eenmanszaak of bv voor je studio. Over verzekeringen voor jou en je docenten gaat regels en verzekering voor je studio.

Wat docenten kosten

Tarieven verschillen per stad, ervaring en lesvorm. Openbaar zijn alleen indicaties. Een apparatenwinkel noemt in een gids over pilatesstudio's €35 tot €50 per uur voor een freelance pilatesdocent. Voor yogadocenten in een studio zie je op lesplatforms vaak €20 tot €25 per uur. Reken een reformerles hoger dan een matles: de docent heeft een duurdere opleiding en meer verantwoordelijkheid per deelnemer.

Twee dingen om mee te nemen in je tarief:

• Voorbereiding en reistijd. Een les van een uur is voor de docent vaak anderhalf uur werk. Een tarief per les dat daar geen rekening mee houdt, zakt per uur snel onder de wettelijke grens.
• Afgelaste lessen. Spreek af wat je betaalt als jij een les afzegt omdat er te weinig inschrijvingen zijn. Bijvoorbeeld: tot 24 uur van tevoren kosteloos, daarna de helft.

Een invalregeling die werkt

Een les die uitvalt omdat de docent ziek is, kost je meer dan die ene les: leden die voor niets komen, boeken minder makkelijk opnieuw. Leg daarom vooraf vast:

1. Een poule van twee tot vier invallers, met hun beschikbaarheid en een vast tarief.
2. Wie de vervanging regelt. Bij een zzp-docent de docent zelf, uit de poule. Bij een werknemer jij.
3. Een deadline. Bijvoorbeeld: uiterlijk vier uur voor de les staat de vervanger in het rooster, anders wordt de les afgelast.
4. Hoe je leden het horen. Een andere docent in het rooster vinden de meeste leden prima, zolang het vooraf zichtbaar is.

Docenten en je rooster in Avana

Hoe je je docenten ook inhuurt, elke docent moet in je rooster staan, en je leden moeten zien wie de les geeft. In Avana, het rooster- en boekingssysteem voor studio's, zet je je lesrooster online, boeken en betalen leden zelf, en lopen abonnementen, lessenkaarten en de wachtlijst erin mee. Per les kies je de docent, dus een invaller zet je in het rooster en je leden zien het al bij het boeken. In Studio, het pakket van €18,99 per maand, geef je zelf les; elke extra docent kost €5,99 per maand. Studio Plus (€39,99 per maand) heeft ruimte voor drie docenten, jij en twee anderen, plus zalen en locaties, handig als docenten tegelijk in verschillende ruimtes lesgeven. Studio Max (€69,99 per maand) heeft onbeperkt docenten. Er gaat geen commissie af van je lesprijs. Zie Avana voor studio's.

Je eerste stap

Zet al je docenten op een rij en vul voor elk de tabel met zes vragen in. Wijst het merendeel naar werknemer, bespreek dan met je boekhouder of een klein contract of een andere constructie past, en doe dat voor 31 december 2026, als het rechtsvermoeden ingaat. Hoe docenten passen in de rest van je opstart, van pand tot opening, staat in een studio met groepslessen starten.