Hoeveel leden heeft je studio nodig? Zo reken je je break-even uit

Hoeveel leden heeft je studio nodig? Deel je vaste lasten per maand door wat één lid per maand oplevert, zonder btw. Een kleine matstudio met €2.125 vaste lasten en leden die gemiddeld €75 per maand betalen, heeft 31 leden nodig om quitte te draaien, en 68 als je er zelf €2.500 per maand aan wilt overhouden. Daarna check je of je rooster dat aantal leden aankan: daar zit vaak de echte grens.

Die twee stappen, het aantal leden en de bezetting die daarbij hoort, staan hieronder uitgewerkt voor drie soorten studio's. De bedragen zijn voorbeelden. Vervang ze door je eigen offertes en huurprijs.

Hoeveel leden je studio nodig heeft: de formule

1. Vaste lasten per maand. Alles wat je betaalt, of er nu tien of honderd leden komen: huur, energie, verzekeringen, boekingssysteem, muzieklicentie, boekhouder, aflossing van je lening en het loon van docenten voor de lessen in je rooster. Docentkosten horen hier, omdat een les doorgaat, ook als er maar vier mensen zijn.
2. Opbrengst per lid per maand, zonder btw. Neem het gemiddelde van wat je leden betalen, inclusief kaarten en losse lessen, en haal de btw eraf. Over sportlessen in een ruimte die jij beschikbaar stelt, betaal je in Nederland meestal 9%. Een abonnement van €89 levert dan €89 gedeeld door 1,09 op: €81,65.
3. Leden nodig = vaste lasten gedeeld door opbrengst per lid.

Reken het twee keer uit. Een keer zonder je eigen inkomen: dan weet je vanaf wanneer je studio geen geld meer kost. En een keer met het bedrag dat je zelf nodig hebt om van te leven: dat is je echte doel.

Drie studio's doorgerekend

Stel, drie studio's in een middelgrote stad. Alle bedragen per maand.

Dan de opbrengst per lid. Studio A heeft een mix van kaarten en abonnementen die gemiddeld €75 per maand oplevert, studio B een reformerabonnement van gemiddeld €129, studio C een gemiddelde van €79.

Het verschil tussen de twee regels laat zien hoe zwaar je eigen inkomen weegt. In studio A is het meer dan een verdubbeling. Daarom is het zo verleidelijk om jezelf het eerste jaar niets te betalen, en daarom gaat het daar zo vaak mis: een studio die alleen draait omdat de eigenaar gratis werkt, is geen bedrijf maar een dure hobby.

De huurprijzen in de tabel zijn voorbeelden. Volgens makelaarsplatforms ligt kantoorruimte buiten de grote steden vaak rond €90 tot €150 per m² per jaar, en in Amsterdam of Utrecht flink hoger. Een studio zit vaak in een winkelpand of bedrijfshal, dus vraag lokaal na wat er gevraagd wordt. Hoe je een pand kiest en wat je in het huurcontract regelt, staat in bedrijfsruimte huren voor je studio.

Kan je rooster dat aantal leden aan?

Hier wordt het interessant. Een lid komt gemiddeld anderhalf keer per week, ongeveer 6,5 keer per maand. Vermenigvuldig dat met je benodigde leden en deel het door het aantal plekken in je rooster per maand. Dan weet je welke bezettingsgraad je nodig hebt: het deel van je plekken dat echt geboekt wordt.

Wat dit zegt:

• Studio A en B moeten hun lessen voor zestig procent vol krijgen. Dat is haalbaar, maar niet vanzelf: elke les die stelselmatig half leeg blijft, drukt het gemiddelde. Een les van zondag 8.00 uur met drie mensen schrappen kan je bezetting meer helpen dan een nieuwe les toevoegen.
• Studio C heeft ruim plek, maar moet 210 leden vinden. Daar zit de grens niet in het rooster maar in je marketing en in je buurt: wonen er genoeg mensen binnen tien minuten fietsen?

Voor reformerstudio's staat een uitgebreide rekensom per toestel in bezettingsgraad van je reformers berekenen.

Wat 60 of 80 procent bezetting doet

Neem studio B, met €9.865 aan kosten inclusief eigen inkomen. Zo verandert de uitkomst met de bezetting:

Tussen 60 en 80 procent zit voor deze studio ruim €3.000 per maand. Bij 60 procent werk je voor minder dan je had gepland. Bij 80 procent is er ruimte voor een buffer, een extra docent of een nieuwe reformer.

Twee manieren om richting die 80 procent te komen, zonder de prijs te verlagen:

• Lege plekken weer vullen. Een lid dat afzegt, laat een plek achter. Een wachtlijst die de plek doorgeeft aan iemand die wil komen, maakt het verschil tussen een les met zes en een les met acht. Hoe dat werkt bij reformerlessen, staat in late afzeggingen opvullen.
• Leden langer houden. Elk lid dat na drie maanden stopt, moet je opnieuw vinden. Wie het verloop halveert, heeft minder nieuwe leden nodig om op hetzelfde aantal te blijven. Waar leden afhaken, lees je in leden behouden: waarom mensen na drie maanden stoppen.

Hoe lang voordat je er bent?

Het break-evenaantal haal je niet in de eerste maand. Stel: studio B opent met 20 founding members, krijgt er elke maand netto 8 leden bij (nieuwe leden min wie stopt) en heeft er 84 nodig. Dan duurt het acht maanden voordat de studio de eigenaar betaalt. In die acht maanden is het verschil tussen omzet en kosten samen zo'n €30.000 tot €35.000.

Dat bedrag hoort in je financiering, als buffer naast de inrichting en de apparatuur. Wie die buffer vergeet, staat na een half jaar met een studio die groeit maar geen geld meer heeft. Hoe je die buffer meeneemt in een lening of eigen inleg, staat in financiering voor je studio. En hoe je met een voorverkoop op de eerste dag al een flinke groep leden hebt, lees je in founding members verkopen voor je opening.

Wat je opbrengst per lid verhoogt

Het aantal leden dat je nodig hebt, daalt als elk lid meer oplevert. Drie knoppen:

1. Een abonnement voor wie elke week komt. Een abonnement met een vast aantal lessen per week levert een voorspelbaar bedrag per maand op. Hoe kaarten, abonnementen en losse lessen per bezoek verschillen, staat in lessenkaart, abonnement of losse les.
2. Een losse les als duurste instap. Wie een paar keer los heeft betaald, ziet sneller het voordeel van een kaart of abonnement.
3. Geen commissie op je omzet. Een boekingsplatform dat een percentage per boeking houdt, verlaagt je opbrengst per lid ongemerkt. Reken het percentage mee in stap 2 van de formule.

Je abonnementen en bezetting bijhouden

Je break-even is geen getal dat je één keer uitrekent. Je wilt elke maand zien hoeveel leden een abonnement hebben, hoeveel er stoppen en hoe vol je lessen zitten. Daarbij helpt Avana, een rooster- en boekingssysteem voor studio's: leden sluiten zelf een abonnement af met incasso, kopen een lessenkaart of boeken een losse les, en betalen met iDEAL of Bancontact. De incasso loopt elke maand vanzelf en de facturen gaan automatisch, dus je omzet per lid zie je zonder spreadsheet. Een volle les heeft een wachtlijst, zodat een plek die vrijkomt weer gevuld wordt. Avana neemt geen commissie: wie online betaalt, betaalt zelf servicekosten van 3% (minimaal €1,49, maximaal €2,59), en jij ontvangt je volle prijs. In de rekensom hierboven is het boekingssysteem €19 per maand voor Studio, het kleinste pakket, en €40 voor Studio Plus, het pakket met meer docenten en zalen. Hoe abonnementen werken, staat bij abonnementen voor je studio.

Je eigen som in vijf minuten

Pak je vaste lasten per maand, tel je eigen inkomen erbij, deel door je gemiddelde opbrengst per lid zonder btw. Vermenigvuldig het aantal leden met 6,5 en deel door je plekken per maand. Komt er een bezetting boven de 75 procent uit, dan is je rooster te klein of je prijs te laag. Komt er minder dan 50 procent uit, dan zit je grens bij het vinden van leden, niet bij de ruimte. Alle andere stappen om je studio op te zetten, vind je in een studio met groepslessen starten.