Wat kost een pilatesstudio per maand? De vaste lasten op een rij, met break-even

€1.800 tot €3.300 per maand: zoveel kost een kleine pilatesstudio voor matpilates met eigen ruimte in ons rekenvoorbeeld, met €2.535 als middenwaarde. Een studio met acht reformers zit op €4.100 tot €7.000, met €5.403 als middenwaarde. Bij €70 per lid per maand speelt de matstudio quitte vanaf ongeveer 40 leden; de reformerstudio heeft bij €130 per lid er 46 nodig.

Die bedragen zijn aannames voor een middelgrote stad. Wat overal hetzelfde is: de rekening komt elke maand, ook in de zomer als de helft van je leden op de camping staat. Wie zijn lasten niet per post kent, merkt pas in september dat de buffer op is.

De opstartkosten, zoals reformers, verbouwing en borg, staan in een eigen pilatesstudio beginnen: kosten en begroting. Dit artikel gaat over wat je betaalt als de studio eenmaal draait.

De twee studio's in het rekenvoorbeeld

Om de tabellen te kunnen lezen, eerst de aannames:

Je eigen inkomen staat niet in de vaste lasten. Dat komt pas bij de break-evensom, als aparte regel. Zo zie je eerst wat de studio zelf kost, en daarna wat er voor jou over moet blijven.

De vaste lasten per post

Alle bedragen per maand, inclusief btw waar die op de rekening staat. Bandbreedtes zijn aannames; vervang ze door je eigen offertes.

Muziekrechten staan niet in het totaal. Gebruik je muziek in je lessen, dan betaal je daarvoor een licentie; vraag het tarief voor jouw situatie op bij Buma Stemra en Sena en zet het bedrag erbij.

Wat er achter elke regel zit

Huur en servicekosten. De grootste post, en de enige die je na het tekenen nauwelijks nog kunt veranderen. Servicekosten voor de gemeenschappelijke ruimte, het onderhoud van het pand of de lift komen vaak bovenop de kale huur. Vraag de verhuurder om de afrekening van vorig jaar, zodat je weet of het voorschot klopt.

Energie en water. Een studio verbruikt meer dan je denkt: verwarming in de vroege ochtend, douches na de avondles, de wasmachine voor handdoeken. Vraag de vorige huurder naar het verbruik, of kijk op de jaarafrekening van het pand.

Docenten. Een freelance docent rekent per les of per uur. Wij rekenen met €40 per matles en €45 per reformerles, als aanname: 4 lessen per week × 52 weken ÷ 12 maanden × €40 is €693 per maand. Deze post schuift mee met je rooster. Haal je een les uit het rooster, dan valt die docentles weg; je huur blijft.

Verzekeringen. Bedrijfsaansprakelijkheid, beroepsaansprakelijkheid en inventaris. Bij reformers is de inventarispost hoger. Welke polis wat dekt, staat in regels, aansprakelijkheid en verzekering voor je studio.

Software. De software voor je rooster, boekingen en betalingen. In de tabel is dat Avana, een boekingssysteem voor studio's met je rooster, lessenkaarten, abonnementen en een app voor je leden. Het basispakket Studio kost €18,99, Studio Plus €39,99 en Studio Max €69,99 per maand, inclusief btw. De matstudio in het voorbeeld heeft een tweede docent en abonnementen, en kiest dus Studio Plus, waar die allebei in zitten. De reformerstudio wil dat leden hun eigen reformer kiezen en werkt met twee extra docenten: dat is Studio Max.

Betaalkosten. Wat je kwijt bent aan pinnen in de studio en aan transactiekosten van online betalingen. Hoeveel dat is, hangt sterk af van je systeem. Sommige systemen rekenen een vast bedrag per betaling of een percentage van je omzet. Tel bij het vergelijken altijd het abonnement en de kosten per betaling bij elkaar op.

Marketing. Advertenties op Instagram, flyers, een fotograaf twee keer per jaar. Bij een draaiende studio ligt dit vaak lager dan in de openingsmaanden, maar zet het nooit op nul: elke maand stopt er een deel van je leden, en die plekken moeten opnieuw gevuld worden.

Schoonmaak en was. Doe je het zelf, dan zijn het alleen middelen en wasgoed. Huur je iemand in, reken dan op een paar uur per week.

Onderhoud en vervanging. Bij dagelijks gebruik vervang je matten geregeld, kleine props nog vaker. Bij reformers vervang je periodiek veren, touwen en bekleding; dat is de regel onderhoud. Daarnaast zet je elke maand geld opzij om de reformers zelf ooit te vervangen. In het voorbeeld: acht reformers van €2.500 over vijf jaar is €333 per maand. Wat een reformer kost en waar je op let, lees je in reformers kopen voor je studio.

Terug naar de regel betaalkosten: met Avana betaal je geen commissie op je lesprijs. Betaalt een lid online, dan betaalt het lid de servicekosten als eigen regel bovenop jouw prijs; met een lessenkaart of abonnement kost een les het lid niets extra. Bekijk wat er per pakket in zit bij software voor pilatesstudio's.

Reserveringen voor de belasting

Belasting staat los van de vaste lasten. Het geld moet er wel elke maand uit, dus zet het op een aparte rekening.

Btw. Op pilateslessen in je eigen studio reken je 9% btw. Een lid dat €70 betaalt, betaalt daarvan €5,78 aan btw, die jij per kwartaal afdraagt. De btw die je zelf betaalt op huur, materiaal en software trek je daar weer vanaf, als je btw-plichtig bent. Wanneer welk tarief geldt, staat in btw op yoga- en pilateslessen.

Inkomstenbelasting. Als eenmanszaak betaal je inkomstenbelasting over je winst. Hoeveel precies hangt af van je winst, je aftrekposten en je persoonlijke situatie. Als aanname zetten we in dit voorbeeld 30% van de winst opzij. Laat je boekhouder het juiste percentage uitrekenen en pas je reservering daarop aan.

Break-even: hoeveel leden je nodig hebt

Het break-evenpunt is het punt waarop je omzet precies je kosten dekt. Je verdient er niets aan, maar je legt ook niets toe. Voor een studio die vooral met abonnementen werkt, is het handigst om dat in leden per maand uit te drukken.

De som heeft drie stappen:

1. Omzet per lid zonder btw. €70 ÷ 1,09 = €64,22 voor de matstudio. €130 ÷ 1,09 = €119,27 voor de reformerstudio.
2. Vaste lasten per maand. €2.535 en €5.403, uit de tabel.
3. Delen. Vaste lasten ÷ omzet per lid.

Past dat in je rooster? Bij de matstudio zijn er 14 lessen × 12 matten = 168 plekken per week. Komen 79 leden gemiddeld 1,2 keer per week, dan zijn dat 95 bezoeken: een bezettingsgraad van 56%. Dat is het deel van je plekken dat gemiddeld bezet is. Bij de reformerstudio zijn het 18 × 8 = 144 plekken; 67 leden die 1,5 keer per week komen, vullen 100 plekken, ofwel 70%.

Het rekenvoorbeeld laat iets zien wat veel starters verrast: de reformerstudio heeft ruim twee keer zoveel lasten en toch maar zes leden meer nodig om quitte te spelen. Een lid levert er bijna het dubbele op. Hoe je die prijs per les opbouwt, staat in wat vraag je voor een reformerles.

De zomermaand in de begroting

In juli en augustus zet de matstudio uit het rekenvoorbeeld een deel van de abonnementen op pauze, en verlopen lessenkaarten zonder dat er een nieuwe komt. Met 85 betalende leden in het voorjaar en, als aanname, 65 in juli ziet de maand er zo uit, zonder en met twee lessen die in juni tijdelijk uit het rooster gaan:

In juli houd je zonder ingreep bijna €1.300 minder over dan in het voorjaar. Twee lessen minder in de zomer scheelt zo'n €350 aan docentkosten. De rest komt uit de buffer die je in april en mei opbouwt, in plaats van uit de reservering voor de btw. De aantallen zijn aannames; de zomerdip hoort als vaste regel in je begroting.

Wanneer je bijstuurt

Neem de tabel over, vervang elke middenwaarde door je eigen bedrag en reken je break-even opnieuw uit. Vergelijk daarna elke maand je aantal betalende leden met twee getallen: je break-even en je break-even mét je eigen inkomen.

• Zit je boven allebei, dan zet je het verschil opzij voor de zomer.
• Zit je ertussen, dan schuif je eerst met je rooster: de docentlessen zijn de enige grote post die meebeweegt.
• Zit je onder je break-even, dan kijk je naar je prijs per lid voordat je lessen toevoegt. Hoe je die prijs opbouwt, staat in wat vraag je voor een reformerles.

De softwareregel in die tabel kun je vandaag al echt maken: Avana is 7 dagen gratis, je betaalt nu nog niets en er gaat geen commissie van je lessen af. Kijk bij de pilatessoftware welk pakket bij jouw tabel past.