Voorverkoop voor je studio-opening: founding members verkopen voordat de deur opengaat

Een voorverkoop voor je studio-opening werkt het best met een beperkt aantal founding-plekken (ongeveer een derde van het aantal leden dat je nodig hebt om quitte te draaien), een vaste korting van 15 tot 25 procent zolang het abonnement doorloopt, en een verkoop die zes tot acht weken voor de opening start. Het lid betaalt pas vanaf de openingsdatum. Loopt de opening uit, dan schuift de eerste betaling mee en mag iedereen kosteloos stoppen.

Dat laatste is geen detail. De meeste voorverkopen gaan niet mis op de verkoop zelf, maar op een verbouwing die drie weken langer duurt dan gepland.

Waarom een voorverkoop meer oplevert dan geld

Een founding-abonnement is geen financiering. Met twintig leden die elk €70 per maand betalen, betaal je geen verbouwing van €30.000. Wat een voorverkoop wel doet:

• Je toetst je concept met echt geld. Volgers die een post liken, zeggen weinig. Iemand die een machtiging afgeeft voor een studio die nog niet bestaat, zegt alles. Verkoop je in vier weken vijf plekken, dan weet je dat er iets moet veranderen aan je prijs, je locatie of je verhaal, en dat weet je voordat je huur loopt.
• Je eerste lessen zijn niet leeg. Een les met drie mensen voelt voor iedereen ongemakkelijk. Met een vaste groep vanaf de eerste week oogt je studio meteen levendig, en dat helpt bij elke proefles die daarna komt.
• Je bank of verhuurder ziet tractie. Wie nog moet onderhandelen over een lening of een huurvrije periode, staat sterker met een lijst betalende leden dan met een ondernemingsplan alleen. Hoe je de rest van je startkapitaal rond krijgt, lees je in financiering voor je studio.

Hoeveel founding-plekken stel je open?

Begin bij het aantal leden dat je nodig hebt om je vaste lasten te dekken. De rekensom daarachter vind je in hoeveel leden je studio nodig heeft. Stel: je reformerstudio met acht toestellen heeft 60 leden nodig om quitte te draaien.

Een goed aantal founding-plekken ligt rond een derde daarvan, hier dus 20. Waarom niet meer:

• Founding members betalen minder, en dat blijft zo zolang hun abonnement doorloopt. Bestaat de helft van je ledenbestand uit founding members, dan draai je jarenlang op een lagere prijs dan je had gepland.
• Schaarste werkt alleen als het echt schaars is. "De eerste 20" is geloofwaardig. "De eerste 100" in een studio met acht reformers niet.
• Je wilt ruimte overhouden voor de mensen die pas komen kijken als de deur open is, en dat is de grootste groep.

Kijk ook naar je rooster. Twintig leden die gemiddeld anderhalf keer per week komen, boeken samen 30 plekken per week. Bij 20 lessen van acht plekken is dat bijna een vijfde van je capaciteit. Prima om mee te openen, en er blijft genoeg over om te verkopen.

Welke korting geef je?

Er zijn drie gangbare vormen. Elk heeft een eigen effect op je inkomsten in het eerste jaar:

De vaste korting is het eerlijkst en het sterkst: een founding member blijft een founding member. Daarom moet hij wel betaalbaar zijn. Reken na of €72 per maand je vaste lasten per lid nog dekt. Is dat krap, kies dan 15 in plaats van 20 procent, of geef de korting voor 12 maanden in plaats van voor altijd.

Wat je beter niet doet: een prijs die onder je losse les per bezoek uitkomt bij iemand die vaak komt. Een onbeperkt founding-abonnement van €59 bij een lid dat drie keer per week komt, levert per bezoek minder op dan wat je docent per plek kost. Wil je dat risico niet, maak de founding-prijs dan voor een vast aantal lessen per week. Hoe de opbrengst per bezoek werkt bij kaarten en abonnementen, staat in lessenkaart, abonnement of losse les.

De voorverkoop voor je studio-opening in zes weken

Een voorverkoop die te vroeg begint, belooft een datum die nog kan schuiven. Een voorverkoop die te laat begint, heeft te weinig tijd. Zo ziet een haalbare planning eruit:

De wachtlijst in week 8 is je beste graadmeter. Van de mensen die zich zonder verplichting aanmelden, koopt doorgaans maar een deel echt. Staan er na twee weken minder namen op dan het aantal plekken dat je wilt verkopen, dan weet je dat je verhaal of je zichtbaarheid beter moet voordat je de verkoop opent. Hoe je die zichtbaarheid opbouwt, staat in leden werven via Instagram.

Wat je in de voorwaarden zet

Een founding member koopt iets dat nog niet bestaat. Schrijf daarom op wat er gebeurt als het anders loopt dan gepland. Dat beschermt je lid, en het beschermt jou tegen discussie. Vijf afspraken die in elke voorverkoop horen:

1. Wanneer de eerste betaling is. Pas op de openingsdatum, niet bij het afsluiten. Zo betaalt niemand voor een studio die er nog niet is.
2. Wat de korting is en hoe lang die geldt. Bijvoorbeeld: "€72 per maand zolang je abonnement doorloopt. Stop je en kom je later terug, dan geldt de gewone prijs."
3. Wat er gebeurt bij uitstel. Bijvoorbeeld: "Gaat de studio later open, dan schuift je eerste betaling mee. Is het uitstel langer dan vier weken, dan kun je kosteloos stoppen en krijg je terug wat je al betaald hebt."
4. Bedenktijd en opzeggen. Wie online een sportabonnement afsluit, heeft 14 dagen bedenktijd, en na de eerste looptijd mag de opzegtermijn hoogstens één maand zijn. Zo staat het in de afspraken die de ACM met sportscholen maakte. Een maandelijks opzegbaar founding-abonnement is voor een kleine studio het eenvoudigst.
5. Wat er gebeurt als de studio niet opengaat. Het komt zelden voor, maar zet het erin: iedereen krijgt alles terug.

Vraag in de voorverkoop geen jaarbedrag vooruit. Het klinkt aantrekkelijk voor je kas, maar als de opening uitloopt of niet doorgaat, moet je dat geld terugbetalen terwijl je het misschien al aan de verbouwing hebt uitgegeven.

Als de opening uitloopt

Plan erop dat het gebeurt. Een aannemer die uitloopt, een vergunning die op zich laat wachten of reformers met een langere levertijd: het is eerder regel dan uitzondering. Wat je dan doet:

• Mail zodra je het weet, niet een dag voor de beloofde datum. Noem de nieuwe datum, de reden in één zin, en wat het lid nu kan kiezen.
• Schuif de eerste incasso mee. Niemand mag betalen voor lessen die er niet zijn.
• Geef iets terug voor het wachten. Een extra les in de eerste maand of een buitenles in het park kost je weinig en houdt de groep warm.
• Laat stoppen makkelijk zijn. Wie in deze fase afhaakt en zonder gedoe het geld terugkrijgt, komt eerder later toch nog langs dan iemand die moest bellen en mailen.

Hoe je de eerste week na de opening zelf indeelt, met de founding members als vaste kern, lees je in je studio-opening plannen.

Founding-abonnementen verkopen in je boekingssysteem

Een voorverkoop via een betaalverzoek en een spreadsheet loopt bij twintig leden al snel vast: wie heeft betaald, vanaf wanneer gaat de incasso in, wie had welke prijs. Laat leden het daarom zelf afsluiten.

Een voorverkoop vraagt om een abonnement dat je nu verkoopt en dat pas later gaat lopen. Dat kan in Avana, een rooster- en boekingssysteem voor studio's waarin leden zelf lessen boeken en betalen en je abonnementen met incasso verkoopt. Voor een voorverkoop zet je een apart founding-abonnement klaar met een eigen prijs en de openingsdatum als startdatum. Het lid sluit het zelf af en geeft een machtiging, en de incasso gaat pas lopen vanaf die startdatum. Als de deur opengaat, boeken je founding members via de app of je studiopagina als eersten hun lessen, en elke maand komt er vanzelf een factuur. Abonnementen met incasso zitten in elk pakket, ook in Studio, het kleinste pakket van €18,99 per maand. Hoe abonnementen en incasso werken, staat bij abonnementen voor je studio.

Een beslisregel om mee te beginnen

Zet het aantal founding-plekken op een derde van je break-evenaantal, de korting op 15 tot 25 procent zolang het abonnement doorloopt, de eerste betaling op de echte openingsdatum, en schrijf het uitstel vooraf in je voorwaarden. Verkoop je in de eerste twee weken minder dan de helft van je plekken, verander dan eerst je verhaal of je prijs voordat je meer geld in de opening steekt. Alle andere stappen van idee tot eerste les staan in een studio met groepslessen starten.