Studio opening plannen: van zes weken ervoor tot je eerste maand

Zaterdag, 10.00 uur. De vloer ligt erin, de spiegels hangen, en de eerste les van je nieuwe studio begint. Of er dan twaalf mensen staan of drie, heb je zes weken eerder al beslist. Een studio-opening loopt goed als je drie dingen plant: zichtbaarheid in de zes weken ervoor, een openingsweekend waarop iedereen vooraf boekt, en het opvolgen van elke bezoeker binnen 24 uur. Dat laatste vergeten de meeste nieuwe studio's, en juist daar zitten je eerste vaste leden.

Hieronder het draaiboek per week, van zes weken voor de opening tot het eind van je eerste maand.

Je studio-opening in één tabel

Zes tot vier weken ervoor: een lijst, geen likes

Het belangrijkste wat je in deze weken opbouwt, is een lijst met namen en e-mailadressen van mensen die willen komen. Volgers zijn leuk, maar een volger kun je niet mailen op de dag dat je openingslessen online gaan.

• Een wachtlijst op je website of in je Instagram-bio: naam, e-mailadres, en welke les iemand het meest trekt. Meer hoef je niet te vragen.
• Laat de verbouwing zien. Een vloer die gelegd wordt, de eerste reformer die binnenkomt, het moment dat de spiegels hangen. Mensen willen erbij zijn als iets nieuw is. Ideeën voor posts die mensen echt laten boeken, staan in leden werven via Instagram.
• Verkoop founding-abonnementen in week 5 en 4, eerst aan je wachtlijst. Zo heb je op de openingsdag al een vaste groep. Hoe je dat eerlijk regelt, ook als de opening uitloopt, lees je in founding members verkopen voor je opening.

Noem pas een openingsdatum als de verbouwing echt op schema ligt. Een datum die je moet verzetten, kost meer vertrouwen dan een datum die je een week later noemt.

Drie weken ervoor: je buurt

De meeste leden van een studio wonen of werken binnen tien minuten. Die bereik je niet met een advertentie, maar door er te zijn.

• Loop langs bij je directe buren. Een kaartje met een uitnodiging voor het openingsweekend en een persoonlijk woord. Buren die je kennen, klagen ook minder snel over muziek of fietsen voor de deur.
• Ondernemers met jouw doelgroep. Een fysiotherapeut, een kinderopvang, een lunchzaak, een sportwinkel. Vraag of je een stapel kaarten mag neerleggen, en bied hun personeel een les aan.
• Flyers alleen waar je doelgroep echt komt. Een prikbord bij de supermarkt levert weinig op. Een stapel bij de balie van de fysio, of een kaart bij elke bestelling van de lunchzaak naast je, veel meer.

Zet op elke kaart hetzelfde: wat je studio is in één zin, de openingsdatum, en een QR-code naar de pagina waar iemand een openingsles boekt. Hoe je die pagina inricht, met rooster en prijzen bovenaan, staat in wat er op je studiowebsite moet staan.

Twee weken ervoor: pers en openingslessen

Een persbericht dat geplaatst wordt

Lokale kranten, huis-aan-huisbladen en lokale omroepen zoeken nieuws uit de buurt. "Er gaat een studio open" is dat net niet. Geef ze een haak:

• Een pand met een verhaal: een oude bakkerij, een schoolgebouw, een plek die jaren leeg stond.
• Iets wat er nog niet was: de eerste reformerstudio in je dorp, de eerste boksschool voor vrouwen in je wijk.
• Een lokale samenwerking: lessen samen met de fysiotherapeut, een les voor de mantelzorgers van de gemeente.

Houd het bericht kort: wat, waar, wanneer, wie je bent en waarom je dit doet, in een half A4. Voeg twee goede foto's toe, liggend en staand, en nodig de verslaggever uit voor een les. Een journalist die zelf op een reformer heeft gelegen, schrijft een ander stuk.

Het openingsweekend online zetten

Zet je openingslessen twee weken van tevoren in je rooster, en laat iedereen vooraf boeken. Drie redenen:

1. Je weet hoeveel mensen er komen en kunt extra lessen toevoegen als het vol loopt.
2. Een les die vol staat, trekt meer mensen dan een les die nog leeg is.
3. Je hebt van iedereen een naam en e-mailadres, en dat heb je nodig voor de opvolging.

Een opzet die werkt: lessen van 30 tot 45 minuten, ieder uur, met tussen de lessen een kwartier voor ontvangst en vragen. Kies een vast maximum per les, zodat het niet te vol wordt om nog een goede indruk te geven.

Gratis of betaald bij de opening?

Op het openingsweekend zelf zijn gratis lessen prima: het is een moment, het heeft een einde, en je wilt zo veel mogelijk mensen één keer binnen hebben. Wat niet werkt, is een gratis eerste les die daarna nog maanden blijft staan. Die trekt vooral mensen die de hele stad gratis rondgaan.

Kies daarom voor de weken na de opening een betaalde proefles of een introductieaanbod van een paar lessen, met een einddatum. Wat dat per nieuw lid kost en oplevert, staat uitgerekend in proefles of introductieaanbod.

Een aanbod dat alleen in de openingsweek geldt, geeft mensen een reden om nu te beslissen in plaats van "later eens". Bijvoorbeeld: drie lessen voor een vaste prijs, alleen te koop tot en met de zondag na de opening.

De week ervoor: proefdraaien

Draai een of twee lessen met vrienden en familie, en laat ze alles doen wat een echt lid doet: boeken, betalen, binnenkomen, omkleden, de les volgen en afzeggen. Je vindt de dingen die je zelf niet ziet: het slot van de kleedkamer, een betaalscherm dat niet werkt op een oude telefoon, een muziekinstallatie die in de achterste hoek niet te horen is.

Check ook je regels. Heb je een muzieklicentie geregeld voordat de eerste les met muziek begint? Hoe dat zit, staat in muziek in je studio: Buma en Sena.

Het openingsweekend

• Iemand bij de deur. Niet jij, want jij geeft les. Een vriend of familielid die mensen welkom heet, de kleedkamer wijst en na de les het aanbod uitlegt.
• Laat zien hoe het daarna werkt. Een kaart met het rooster, de prijzen en hoe je boekt. Wie weet wat de volgende stap is, besluit sneller.
• Maak foto's. Met toestemming, voor Instagram en voor het verslag in de krant.
• Schrijf op wie er was. Als iedereen vooraf heeft geboekt, heb je die lijst al.

De twee weken erna: opvolgen

Hier zitten je leden. Iemand die op je openingsweekend een les volgde, is warm. Na een week is dat lauw, na drie weken koud. Volg daarom iedereen op binnen 24 uur, met een persoonlijk bericht, geen nieuwsbrief:

Hoi Sanne, wat leuk dat je zaterdag bij de openingsles was. Hoe beviel het? Het openingsaanbod van drie lessen voor €39 loopt nog tot en met zondag. Zal ik alvast een plek voor je vasthouden in de les van dinsdag 19.00 uur?

Sanne is hier een verzonnen voorbeeld. Wat telt: de naam, een vraag, een concreet aanbod met een einddatum en een voorstel voor een les. Heeft iemand na vijf dagen niet gereageerd, stuur dan één herinnering. Daarna laat je het los.

Het moment na de eerste les is het eerste van drie momenten waarop leden afhaken. De andere twee, als de eerste kaart op is en rond de derde maand, staan in leden behouden: waarom mensen na drie maanden stoppen.

Week drie en vier: bijsturen

Na twee weken heb je genoeg gegevens om je rooster bij te stellen. Kijk per les hoe vol die zat:

• Lessen die vol zitten met een wachtlijst: voeg een tweede les toe op een tijd ernaast.
• Lessen met minder dan de helft: geef ze nog twee weken, en verplaats of schrap ze dan.
• Wie kwam er niet terug na de opening? Een korte vraag waarom levert vaak meer op dan een nieuwe actie.

Vergelijk je aantal leden met het aantal dat je nodig hebt om quitte te draaien. Hoe je dat getal bepaalt, staat in hoeveel leden je studio nodig heeft.

Openingslessen en proeflessen in Avana

Een opening waarbij iedereen vooraf boekt, vraagt om een rooster dat iemand zonder gedoe kan openen. Dat kan met Avana, een boekingssysteem voor studio's: je lesrooster staat online, nieuwe mensen boeken en betalen zelf met iDEAL of Bancontact, en je leden hebben een app. Je zet de openingslessen als gewone lessen in je rooster, met een maximum aantal plekken. Loopt een les vol, dan schrijft iemand zich in op de wachtlijst en krijgt een bericht als er een plek vrijkomt. Het openingsaanbod van drie lessen zet je neer als lessenkaart met een eigen prijs en geldigheid, en met Studio Plus (€39,99 per maand) maak je er een kortingscode bij die alleen in de openingsweek werkt. Iedereen die boekt, staat met naam en e-mailadres in je ledenlijst, dus de opvolging begint met een lijst die al klaarstaat. Hoe je een proefles of kennismaking inricht, staat bij proeflessen in je studio.

Je eerste stap vandaag

Zet je wachtlijst online, met een naam, een e-mailadres en de vraag welke les iemand het meest trekt. Alles wat in de weken daarna komt, de founding-verkoop, de openingslessen en de opvolging, begint bij die lijst. De rest van de route naar je eigen studio, van pand tot rooster, staat in een studio met groepslessen starten.