Meer omzet in je kapsalon zonder langer open te zijn

Meer omzet zonder langer open te zijn lukt door per stoeluur meer over te houden. Dat zijn vier knoppen: de bon per klant, het ritme van je kleurklanten, de gaten tussen afspraken en de lege stoel door een no-show. Alle vier zitten in de agenda die je nu al hebt. Dit stuk rekent ze door voor een salon met één of twee stoelen.

Reken in stoeluren, niet in klanten

Een kapper telt klanten. Een kapper die meer wil overhouden, telt stoeluren. Bij acht uur per dag en vijf dagen heb je veertig stoeluren per week. Zit je stoel driekwart van de tijd bezet, dan zijn dat dertig betaalde uren. Bij een gemiddelde bon van €45 is je weekomzet €1.350.

Nu de knoppen. Een bon van €50 in plaats van €45 is €150 per week erbij. Eén stoeluur per dag extra bezet is €225 per week. Beide zonder een minuut langer open.

Bij elkaar is dat ruim €2.300 per maand. Niet elke knop past bij elke salon, maar twee ervan zijn er altijd.

Knop 1: de bon per klant

De makkelijkste extra omzet zit in de stoel die al bezet is. Een treatment aan de wasbak van €12 tot €15. Een toner bij een kleuring. Wenkbrauwen bij een knipbeurt. Een baard bij een heren-knipbeurt. Je stelt het nu voor als je eraan denkt, en met een schaar in je hand denk je er niet altijd aan.

Zet die extra's daarom op je boekingspagina, zodat de klant ze zelf aanvinkt bij het boeken. Wat de klant niet koos, laat je aan de wasbak alsnog zien. Twee kansen in plaats van één. Producten zijn de tweede helft van deze knop: laat tijdens de behandeling zien wat je gebruikt en waarom, en zet het bij het afrekenen op de balie. Eén op de vijf klanten die een product van €22 meeneemt, is bij dertig klanten per week €132.

Knop 2: het ritme van je vaste klanten

Dit is de knop die niemand ziet, omdat er niets misgaat. De klant komt gewoon. Alleen komt hij na negen weken in plaats van na zes.

Een uitgroei-kleuring hoort elke zes tot acht weken, knippen elke vijf tot zes. Een klant die zelf moet bellen, rekt dat op tot wanneer het uitkomt. Van zes naar negen weken is over een jaar het verschil tussen bijna negen en bijna zes bezoeken. Drie kleuringen van €80 is €240 per klant per jaar, maal je vaste klanten. Voor een salon met honderd kleurklanten is dat de grootste post in dit hele stuk.

De oplossing is de zin die de beste kappers al twintig jaar zeggen bij het afrekenen: 'Zal ik je alvast inplannen over zes weken, zelfde tijd?' Zet het meteen vast, laat de bevestiging en de herinnering vanzelf gaan, en het ritme blijft zes weken. Voor wie het niet ter plekke wil, zet je in de bevestiging van elke kleuring: 'Voor een mooie uitgroei plan je je volgende kleuring in over zes tot acht weken, via [link].' Meer over dat afrekenmoment, en over de fouten waardoor klanten toch wegblijven, in klanten laten herboeken.

Knop 3: de gaten tussen afspraken

Een knipbeurt die op 10.40 klaar is, en de volgende klant die om 11.00 komt. Zes keer per dag twintig minuten is twee stoeluren, elke dag. Het voelt als adempauze, maar het is de bezetting uit de tabel hierboven.

Gaten ontstaan door drie dingen: een duur per behandeling die niet klopt, tijdsloten die niet op die duur aansluiten, en afspraken die je zelf 'even ergens' in de agenda zet. Zet de echte duur per behandeling in je systeem: knippen dames 45, knippen heren 30, kleuring met knippen 120. Laat klanten alleen tijden zien die op de vorige afspraak aansluiten. En bewaar een bewuste pauze op één plek in plaats van zes onbedoelde.

Wat er dan nog openvalt door een afzegging, vang je op met een wachtlijst: wie eerder wilde krijgt de plek aangeboden, zonder dat je belt. Hoe die werkt en waarom voorkomen nog steeds beter is dan opvullen, staat in annuleringen opvullen met een wachtlijst. De stille dinsdag vul je door je herboekingen van knop 2 daar bewust naartoe te sturen.

Knop 4: de lege stoel

Een no-show op een kleuring kost je twee stoeluren, het materiaal dat je al had klaargezet en de klant die je voor dat tijdslot hebt afgewezen. Bij één per week is dat ruim €4.000 per jaar.

Twee dingen halen het grootste deel weg. Een herinnering de dag ervoor, per e-mail en voor wie zijn mail niet leest per sms. En een aanbetaling op precies de behandelingen waar het pijn doet: kleuringen, extensions, alles boven het uur. Op een knipbeurt van €35 laat je het, want daar schrikt het af en is de schade klein. Een aanbetaling van €20 tot €25 op een kleuring van €80 is voor de klant normaal, zolang je het vooraf zegt. In no-shows voorkomen in je kapsalon staat hoe je het beleid opschrijft; met de no-show-calculator zie je wat het je nu kost.

En je prijs?

Een prijsverhoging is de vijfde knop, en de enige die je niet elke week kunt draaien. Eén keer per jaar, vier tot zes weken vooraf aangekondigd, bestaande afspraken op de oude prijs. Hoe je dat doet zonder klanten kwijt te raken staat in je prijzen verhogen, en wat een eerlijk tarief is in wat verdient een kapper.

Knop 3 in Avana: de agenda die geen kwartier laat hangen

De duur die je in Avana per behandeling instelt, bepaalt welke tijden een klant te zien krijgt. Staat knippen heren op 30 minuten en is de vorige afspraak om 10.30 klaar, dan is 10.30 het volgende slot, en niet 11.00. Een klant kan geen plek kiezen waar zijn behandeling niet in past, dus de gaten van twintig minuten ontstaan niet meer. Een pauze zet je zelf op één vast moment. Zegt iemand af, dan biedt de wachtlijst (in Business Plus) de plek aan wie eerder wilde. Voor knop 1 en 4 geldt hetzelfde principe: de klant vinkt de toner zelf aan bij het boeken, en de aanbetaling staat alleen op de kleuringen aan, met de herinnering per e-mail erbij en sms uit een pakket van 25 voor €7,95. Hoe dat er in een kapsalon uitziet, van de kleurformule op de klantkaart tot een eigen agenda per stoel, staat op boekingssysteem voor kappers. Het instappakket is €15,99 per maand; de eerste week is gratis via de prijzenpagina.

Wil je de tabel uit dit stuk met je eigen cijfers maken, dan staat die in Avana onder Inzichten (Business Max): per behandeling wat er binnenkomt, hoeveel no-shows je had en welke dag het meeste opbrengt. Dezelfde rekensom, alleen met de getallen van jouw salon in plaats van een voorbeeld.

De vraag voor de spiegel

'Zal ik je alvast inplannen over zes weken?' Het is knop 2, het kost niets, en over een jaar is het de grootste post in deze rekensom. Begin daar.