Klantgegevens en de AVG in je salon: wat mag je bewaren

Als salon val je onder de AVG zodra je namen, telefoonnummers of behandelnotities van klanten vastlegt, en dat geldt ook als je het in een schriftje doet. Je mag die gegevens gewoon bewaren zolang je ze nodig hebt voor je werk. Waar het strenger wordt is bij allergieën, huidaandoeningen en medicijngebruik, want dat zijn gegevens over gezondheid en die krijgen extra bescherming.

Dit artikel gaat over wat je in de praktijk mag vastleggen, hoe lang, en wat je doet als een klant vraagt om verwijdering. Zonder juridisch jargon, want dat is voor een salon van drie mensen niet de vorm waarin je dit wilt lezen.

Waarom dit voor een salon zwaarder ligt dan je denkt

De meeste kleine bedrijven leggen weinig gevoeligs vast. Een naam, een e-mailadres, een bestelling. Vervelend als dat op straat ligt, maar niet ernstig.

Bij een salon ligt dat anders, en dat komt door je intakeformulier. Daar staat op welke medicijnen iemand gebruikt, of ze zwanger is, welke allergieën ze heeft, of ze een huidaandoening heeft, en soms of ze onder behandeling is. Dat zijn gezondheidsgegevens, en die vallen onder de zwaarste categorie die de AVG kent.

Je hebt ze nodig, want zonder die informatie kun je bepaalde behandelingen niet veilig uitvoeren. Dat mag dus ook. De regels gaan niet over de vraag óf je het vastlegt, maar over hoe zorgvuldig je ermee omgaat. Waarom zo'n formulier je ook praktisch helpt staat in het intakeformulier tegen no-shows.

De regels in gewone taal

Vier dingen. Meer is het voor een salon niet.

Leg alleen vast wat je nodig hebt. Dit is de belangrijkste, en de meest genegeerde. Een geboortedatum voor een verjaardagsactie is te verdedigen. Een burgerservicenummer nooit. Kopieën van identiteitsbewijzen ook niet. Elke gegeven dat je niet hebt, kun je ook niet lekken.

Zeg waarvoor je het gebruikt. Een klant moet kunnen weten dat je haar e-mailadres gebruikt voor afspraakbevestigingen, en of je haar ook nieuwsbrieven gaat sturen. Dat tweede is een apart doel en daar heb je apart toestemming voor nodig. Een vinkje dat vooraf is aangevinkt telt niet als toestemming.

Bewaar niet langer dan nodig. Er staat geen vaste termijn in de wet. Voor een klant die vorig jaar nog kwam is bewaren logisch, voor iemand die zeven jaar geleden één keer is geweest niet meer.

Bescherm het. Achter een wachtwoord, niet toegankelijk voor iedereen die toevallig achter de balie staat, en niet in een groepsapp.

Waar het in de praktijk misgaat

Vier dingen die in bijna elke salon voorkomen en die je binnen een dag kunt oplossen.

Het schriftje bij de kassa. Dit is het grootste risico dat de meeste salons hebben, en niemand ziet het zo. Een papieren agenda of notitieboek met namen, nummers en aantekeningen over huid en allergieën ligt open op de balie, gaat mee naar huis in een tas, en is bij brand of diefstal in één keer weg zonder dat je weet wat erin stond. Bij een datalek moet je kunnen vertellen welke gegevens het betrof, en dat kan met een schriftje niet.

De groepsapp. "Kun jij de klant van drie uur bellen, ze is allergisch voor de kleur" in een WhatsApp-groep met vier collega's betekent dat die gezondheidsinformatie op vier privételefoons staat, waarvan er misschien twee ook door partners worden gebruikt. Dit is de meest voorkomende overtreding in dit vak, en de makkelijkst te vermijden: zet zo'n aantekening bij de klant in je systeem, zodat je collega hem ziet bij de afspraak zelf. In Avana staat dat als notitie op de klantkaart, zichtbaar voor wie de behandeling doet en verder voor niemand.

Foto's van behandelingen. Voor- en na-foto's zijn goud voor je Instagram, maar een foto van een klant is een persoonsgegeven en bij huidbeelden vaak een gezondheidsgegeven. Vraag toestemming, en vraag apart of je hem mag publiceren. Mondeling mag, maar leg vast dat je het gevraagd hebt.

De klantenlijst van je vorige werkgever. Begin je voor jezelf en neem je een export mee, dan verwerk je gegevens waarvoor jij geen grondslag hebt. Los daarvan is het vaak in strijd met je arbeidscontract. Laat klanten zelf naar je toe komen.

Toestemming, en wanneer je die niet nodig hebt

Hier zit een misverstand dat veel salons onnodig werk oplevert.

Voor het uitvoeren van een afspraak heb je geen aparte toestemming nodig. Iemand die een behandeling bij je boekt, verwacht dat je haar naam en telefoonnummer gebruikt om die afspraak te regelen. Dat is gewoon de uitvoering van de afspraak.

Waar je wél expliciete toestemming voor nodig hebt:

• Gezondheidsgegevens op je intakeformulier. Leg uit waarom je het vraagt en laat de klant er actief mee akkoord gaan.
• Marketing. Een nieuwsbrief, een verjaardagsactie of een bericht dat het weer tijd is voor een afspraak zijn andere doelen dan de afspraak zelf.
• Foto's publiceren.

Toestemming moet net zo makkelijk in te trekken zijn als te geven. Een afmeldlink onder je mails is dus geen nette bijkomstigheid maar een vereiste.

Hoe lang je bewaart

De AVG geeft geen getal. Wat er staat is dat je niet langer bewaart dan nodig voor het doel, en dat je zelf een redelijke termijn bepaalt.

Voor een salon werkt deze verdeling in de praktijk:

Die laatste regel botst schijnbaar met de rest, en dat is precies waar het bij verwijderverzoeken spannend wordt.

Als een klant vraagt om verwijdering

Dit gebeurt zelden, maar als het gebeurt wil je niet hoeven improviseren. Je hebt in principe een maand om het af te handelen.

Wat je verwijdert: contactgegevens, behandelnotities, foto's, en alles waarvoor je geen andere reden hebt om het te houden.

Wat je niet mag verwijderen: de facturen. Daarvoor geldt de bewaarplicht van zeven jaar, en die weegt zwaarder. Wat je dan doet is de factuur bewaren maar de klant erin onherkenbaar maken, zodat het bedrag en de btw blijven kloppen zonder dat er nog een persoon aan hangt. Dat heet anonimiseren, en het is de juiste route in plaats van kiezen tussen twee regels die elkaar tegenspreken.

Praktisch betekent dit dat "verwijderen" in een salonsysteem iets anders moet doen dan een rij weggooien. In Avana is het verwijderen van een klant precies dat: de persoonsgegevens verdwijnen, terwijl de omzet en de facturen blijven staan zodat je administratie heel blijft. Je hoeft dus niet zelf te bedenken welke velden je wel en niet mag leeghalen.

Wat je deze week regelt

Drie dingen, en dan is het grootste deel afgedekt.

Zet je klantgegevens op één plek die achter een wachtwoord zit, en haal het schriftje van de balie. Zorg dat je intakeformulier uitlegt waarom je naar gezondheid vraagt en dat de klant er actief mee instemt. En zet een korte privacyverklaring op je site: welke gegevens, waarvoor, hoe lang, en met wie je ze deelt.

In Avana staan klantgegevens, behandelhistorie en intake bij elkaar in het klantdossier, afgeschermd achter je eigen account, en je kunt per teamlid regelen wie erbij mag. Dat is precies wat de AVG "passende beveiliging" noemt, zonder dat je er iets voor hoeft in te richten. Wat het kost staat op de prijzenpagina.

De volgorde die werkt

Kijk eerst waar klantgegevens nu allemaal staan: in je systeem, op papier, in je telefoon, in een groepsapp, in een oude export op je laptop. Breng dat terug tot één plek. Regel daarna je intake en je privacyverklaring.

De rest van de AVG is voor een salon van deze omvang zelden het probleem. Het probleem zit bijna altijd in de kopieën die je vergeten was.