Ledenadministratie automatiseren voor je barrestudio: waar begin je?

Vier tot zes en een half uur per week kost handmatige ledenadministratie een barrestudio met zo'n 80 leden naar schatting, en wie die gaat automatiseren, doet dat in deze volgorde: boeken en betalen, kaarten die vanzelf aftellen, incasso en mislukte betalingen, herinneringen en de verloopmail, en als laatste de export voor je boekhouder. Elke stap leunt op de vorige.

Bij veel barrestudio's begint de administratie na de laatste les. Een Excel met wie hoeveel lessen over heeft, een rij betaalverzoeken in de bank-app, appjes van leden die vragen of hun kaart nog geldig is. Het kost elke week een avond, en het lastigste is dat je het nooit helemaal zeker weet. Wie heeft de les van donderdag nou eigenlijk al betaald?

Wat je nu elke week met de hand doet

Voordat je iets automatiseert, schrijf je op wat je nu doet en hoeveel tijd het kost. De tijden hieronder zijn een schatting voor een studio met ongeveer 80 actieve leden en 12 lessen per week. Vervang ze door je eigen cijfers: houd twee weken bij hoeveel minuten je aan elke taak kwijt bent.

Opgeteld kom je in deze schatting op vier tot zes en een half uur per week. Dat is een werkdag per twee weken die je aan iets anders kunt besteden, zoals een extra les of je proefleden.

De volgorde: eerst wat geld kost

1. Boeken en betalen

Dit is de basis onder alles. Zolang leden via WhatsApp of Instagram een plek vragen, typ jij elke boeking over. Laat leden zelf boeken in een online rooster met een maximum aantal plekken per les, en laat het lid bij het boeken betalen of een les van de kaart gebruiken. Zo staat de boeking en de betaling in één keer goed.

Wil je dat leden in de studio blijven betalen, dan kan dat ook, zolang je één overzicht hebt van wat nog openstaat.

2. Lessenkaarten die vanzelf aftellen

Een tienrittenkaart in een spreadsheet gaat vroeg of laat mis: een les die niet is afgestreept, of twee keer. Laat je systeem bij elke boeking een les van de kaart afhalen en laat het lid het tegoed zelf zien. Dan verdwijnen ook de appjes met "hoeveel heb ik er nog?".

3. Abonnementen met automatische incasso

Hier zit het grootste verschil in rust. Met een abonnement en automatische incasso hoef je niet meer elke maand betaalverzoeken te sturen en na te lopen wie betaald heeft. Uitleg over incasso en storno staat hieronder.

4. Mislukte betalingen opvangen

Een afschrijving die niet lukt, is vervelend voor beide kanten. Automatiseer dit zo dat het lid zelf een bericht krijgt met een manier om opnieuw te betalen, en dat er niet doorgeboekt kan worden op een maand die niet betaald is. Dan hoef jij niemand aan te spreken aan de balie.

5. Herinneringen en de mail als een kaart bijna verloopt

Een herinnering een dag voor de les scheelt no-shows. Een mail kort voordat een kaart verloopt, zorgt dat een lid op tijd een nieuwe koopt. Vooral die tweede is omzet: wie een lege kaart heeft en geen mail krijgt, stopt vaak stilletjes. Over dat moment gaat leden behouden: waarom mensen na drie maanden stoppen.

6. Export voor je boekhouder

Als laatste: de cijfers. Een export van je aankopen per maand, met per betaling wat er gekocht is en hoe het betaald is, scheelt je boekhouder werk en jou een avond zoeken.

Zes stappen, één plek: Avana bundelt deze administratie voor barrestudio's. Leden boeken en betalen op je studiopagina of in de Avana-app, kaarten tellen vanzelf af en abonnementen lopen via automatische incasso. Bij de software voor barrestudio's zie je per pakket welke van deze stappen erin zitten.

Incasso en storno in gewone woorden

Automatische incasso betekent dat het lid jou één keer toestemming geeft om elke maand een bedrag van de rekening af te schrijven. Die toestemming heet een machtiging. Het lid hoeft daarna niets meer te doen; het geld komt elke maand vanzelf binnen.

Storno is het terugboeken van zo'n afschrijving. Een lid kan bij een SEPA-incasso, de Europese standaard, een afschrijving tot 8 weken later via de eigen bank laten terugboeken, zonder reden op te geven. Dat is een recht van het lid. Voor jou betekent het dat een afgeschreven maand pas na die 8 weken echt vaststaat.

Zo gaat Avana ermee om in Studio Plus en Studio Max, de twee pakketten waarin abonnementen met automatische incasso zitten:

• Bij een abonnement kiest het lid "Elke maand van je rekening" met een IBAN en een machtiging, of betaalt de eerste keer online met iDEAL, Bancontact of een betaalkaart. Na iDEAL of Bancontact gaan de volgende maanden van dezelfde rekening.
• Lukt een afschrijving niet, dan staat het abonnement stil: het lid boekt er geen nieuwe lessen mee en krijgt één mail met de reden en een knop om opnieuw te betalen. Wat al geboekt was, blijft staan. Zodra het geld binnen is, loopt alles vanzelf weer.
• Bij een storno komt de betaling op "Teruggeboekt door de bank" te staan, staat het abonnement stil tot de volgende maand betaald is en krijgt het lid een mail. Jij krijgt daar geen aparte mail over; je ziet het op Betalingen.

Terugbetalen aan een lid doe je zelf in het dashboard van Stripe, de betaalpartner. De betaling staat daarna vanzelf op "Terugbetaald".

AVG zonder juristentaal

De AVG is de Europese privacywet. Voor een studio komt het neer op vijf afspraken met jezelf. Dit is geen juridisch advies; twijfel je, vraag het dan na bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

1. Vraag alleen wat je nodig hebt. Naam, e-mailadres en een telefoonnummer zijn genoeg om te boeken en een les te annuleren. Een geboortedatum of adres vraag je alleen als je er iets mee doet.
2. Wees voorzichtig met gezondheid. Een blessure of zwangerschap is een gezondheidsgegeven, en dat valt onder de strengste regels van de AVG. Noteer het alleen als het nodig is voor een veilige les, en bewaar het niet in een open spreadsheet of een appgroep.
3. Bewaar niet langer dan nodig, en niet korter dan moet. Je financiële administratie, zoals verkopen en betalingen, bewaar je 7 jaar voor de Belastingdienst, zie administratie bijhouden en bewaren op Ondernemersplein. Contactgegevens van iemand die al jaren niet meer komt, hoef je niet te houden.
4. Sluit een verwerkersovereenkomst. Bewaart je boekingssysteem, je mailprogramma of je boekhoudpakket gegevens van je leden, dan is die leverancier een verwerker. Artikel 28 van de AVG schrijft dan een overeenkomst voor met afspraken over beveiliging en datalekken. Vraag die op bij elke leverancier.
5. Laat leden hun gegevens zien en aanpassen. Een lid mag weten wat je bewaart en mag vragen het te verbeteren of te verwijderen. Het helpt als een lid de eigen gegevens zelf kan aanpassen. Dat kan in het eigen ledenaccount, waar het lid ook de lessen en het tegoed ziet.

Hoe minder je in losse lijstjes en appjes bewaart, hoe makkelijker dit wordt. Automatiseren is dus ook een privacystap: alles staat op één plek.

Wat de boekhouder van je wil

Een boekhouder wil per periode weten wat je hebt verkocht, hoe het betaald is en wat er is teruggeboekt of terugbetaald. Spreek af in welk formaat, en lever het elke maand of elk kwartaal op dezelfde dag aan.

In Avana exporteer je in elk pakket de leden en de aankopen per maand als bestand voor Excel. Bij een betaling in de studio staat in de export of het contant of met pin was. Welk btw-tarief je op je lessen rekent, lees je in btw op yoga- en pilateslessen.

Een zondagavond, voor en na

Zo kan het verlopen bij een barrestudio met één eigenaar die ook de meeste lessen geeft. Het scenario is bedacht, en de tijdwinst is een aanname op basis van de tabel hierboven.

Wil je dezelfde kant op, kies dan uit de eerste tabel de taak waar je nu het meeste tijd aan kwijt bent en automatiseer alleen die. Meestal is dat boeken en betalen. Werkt dat na twee weken goed, neem dan de volgende.

Je rooster en je lessenkaarten staan in Avana in een middag, en je gebruikt het 7 dagen gratis zonder nu iets te betalen. Staat je ledenlijst nog in een ander systeem of in Excel, dan is de hulp bij het overstappen gratis. Wil je eerst zien wat er voor elke soort studio in zit, kijk dan bij software voor studio's.