Overstappen naar een nieuw boekingssysteem voor je studio: een plan in vier weken, zonder leden te verliezen

Vier weken is genoeg voor een overstap naar een nieuw boekingssysteem voor je studio, met de eerste van een maand als startdatum. Week 1: exporteer leden, tegoeden en abonnementen. Week 2: zet leden en kaarten over en test. Week 3: mail je leden en stop de oude abonnementen per maandeinde. Week 4: ga live en blijf bereikbaar.

Leden haken bij een overstap af op kleine dingen: een tegoed dat ineens weg lijkt, een afschrijving die twee keer binnenkomt of een mail die te laat kwam. Eén zo'n moment levert een appje op, drie leveren een lid op dat stilletjes ergens anders gaat boeken. Een plan per week voorkomt dat.

Om het tastbaar te maken loopt er één studio door deze post: een pilatesstudio met 140 leden, van wie 95 met een lessenkaart, 35 met een abonnement en 10 die af en toe een losse les nemen. De eigenaar kiest 1 nov. als startdatum. De getallen zijn aannames, gekozen om te laten zien waar het onderweg schuurt.

Week 1: alles uit het oude systeem halen

Begin met de vraag wat je oude systeem kan exporteren. Vraag het de aanbieder als je het niet zelf vindt, en doe de export twee keer: nu om te oefenen, en op de dag voor je live gaat voor de echte cijfers. Weet je nog niet waar je naartoe gaat, gebruik dan eerst de negen vragen uit boekingssoftware voor je pilatesstudio kiezen.

Bij de studio met 140 leden komt de oefenexport begin okt. binnen. Er blijken 6 dubbele e-mailadressen in te staan en 3 leden zonder e-mailadres. Die drie worden nagebeld voordat er iets wordt overgezet, want zonder e-mailadres kan een lid straks niet inloggen.

Kies je startdatum. Neem de eerste van een maand. Abonnementen worden in de meeste systemen per maand afgeschreven, dus dan stopt het oude abonnement op de laatste dag en begint het nieuwe op de eerste. Vermijd januari en september: dan komen de meeste nieuwe leden, en dan wil je niet tegelijk iedereen met een nieuw account helpen.

Kijk naar je opzegtermijn. Zeg je oude systeem op tijd op, zodat je niet een maand dubbel betaalt. Houd wel toegang tot je gegevens tot een maand na de overstap, voor het geval je iets wilt nakijken.

Week 2: leden, tegoeden en rooster overzetten

Zet eerst je rooster neer: elke les één keer, met de vaste dagen en tijden, het aantal plekken en de docent. Dan je kaarten en abonnementen, met dezelfde prijzen als in het oude systeem. Een overstap is geen moment om ook je prijzen te veranderen; dan weet een lid niet meer wat aan het systeem ligt en wat aan jou.

Dan de leden. Neem je Avana als nieuw systeem, een boekingssysteem voor studio's met je rooster, lessenkaarten en abonnementen op één plek en een app waarin leden boeken, dan doe je dat bij Leden › Leden overzetten. Je kiest het CSV- of Excel-bestand uit je vorige programma, bijvoorbeeld een export uit Momoyoga of Eversports, of een eigen lijst, tot 2.000 leden in één keer. De kolommen worden vanzelf herkend, en je ziet eerst wie nieuw is, wie er al in staat en welke rij niet klopt. Daarna zet het elk lid erin met een lessenkaart met de lessen die er nog op stonden en tot wanneer die geldig is. Zet je hetzelfde bestand per ongeluk nog een keer over, dan komt een lid er toch niet dubbel in.

Belangrijk voor je planning: leden krijgen in deze stap alleen een mail als jij de uitnodiging zelf aanzet. Je kunt dus rustig in week 2 overzetten, nakijken en de mail pas in week 3 laten gaan.

In week 2 zet de studio met 140 leden eerst rooster en kaarten neer, daarna de ledenlijst. De voorvertoning laat 2 rijen zien die niet kloppen; die worden in het bestand verbeterd. Op 20 okt. doet de eigenaar een testboeking op de eigen telefoon.

Test als een lid. Zet jezelf in de ledenlijst met een privé-e-mailadres. Log in op je studiopagina, kijk of je tegoed klopt, boek een les, zeg hem af en kijk welke mails je krijgt. Doe het op je telefoon, want daar boeken je leden.

Zet de boekingen na de startdatum over. Staan er al leden ingeschreven voor lessen in de eerste week, zet die leden dan zelf in die lessen vanuit het rooster, met een les van de kaart. Dan staat het lid er al in voordat er iets gemaild is.

Abonnementen: stoppen in het oude systeem, opnieuw afsluiten in het nieuwe

Abonnementen gaan nooit vanzelf mee. Een machtiging voor automatische incasso hoort bij de partij die afschrijft, dus een lid geeft in het nieuwe systeem een nieuwe. Incasso betekent dat het geld elke maand vanzelf van de rekening van het lid gaat, met toestemming vooraf: die toestemming heet de machtiging.

Zo voorkom je een dubbele afschrijving:

1. Stop elk abonnement in het oude systeem per de laatste dag van de maand vóór je startdatum.
2. Laat leden in het nieuwe systeem een abonnement afsluiten vanaf de eerste van de maand.
3. Wil iemand eerder, zeg het er dan bij: het nieuwe abonnement gaat in op de dag dat het lid het afsluit.

Voor de 35 abonnementen van de voorbeeldstudio betekent dat: allemaal stoppen in het oude systeem per 31 okt., en vanaf 1 nov. opnieuw afsluiten. Twijfel je of je bij de overstap ook je kaarten wilt omzetten naar abonnementen, lees dan eerst rittenkaart of maandabonnement en houd de prijzen voor de overstap zelf gelijk.

Op je studiopagina sluit een lid zelf een abonnement af. Abonnementen met automatische incasso zitten in Studio Plus en Studio Max, de twee grotere pakketten van Avana. Het lid kiest "Elke maand van je rekening" met IBAN en machtiging, of "Nu online betalen" met iDEAL, Bancontact of een betaalkaart. Met een geldige machtiging gaat het abonnement meteen in en boekt het lid direct.

Wil je een lid tegemoetkomen dat een paar dagen overlap had, geef dan een kortingscode op de eerste maand van het abonnement. Kortingscodes zitten ook in Studio Plus en Max.

Week 3: je leden informeren, met drie mails

Stuur drie korte mails. Zet in elke mail wat er verandert, wat blijft en wanneer.

Mail 1, tien dagen voor de startdatum: de aankondiging

Onderwerp: Vanaf 1 nov. boek je bij [studionaam] op een nieuwe manier

Hoi [voornaam],

Vanaf 1 nov. boek je je lessen via onze nieuwe studiopagina of in de Avana-app uit de App Store of Google Play. Je logt in met je e-mailadres en een code die je per mail krijgt, zonder wachtwoord.

Wat blijft: je lessen, je docenten, je prijzen en de lessen die nog op je kaart staan. Die zetten wij voor je over.

Tot en met 31 okt. boek je nog zoals altijd. Op 1 nov. krijg je een mail met de link.

Vragen? Antwoord gewoon op deze mail.

Groet, [naam]

Mail 2, op de startdatum: de link

Onderwerp: Je nieuwe account staat klaar

Hoi [voornaam],

Vanaf vandaag boek je hier: [link naar je studiopagina]. Log in met dit e-mailadres. Je ziet meteen hoeveel lessen er nog op je kaart staan en tot wanneer die geldig is.

Stond je al ingeschreven voor een les deze week? Dan staat die al in je account.

Klopt er iets niet, stuur ons dan even een berichtje. Dan zetten we het recht.

Mail 3, aan leden met een abonnement

Onderwerp: Je abonnement opnieuw afsluiten, in twee minuten

Hoi [voornaam],

Je abonnement in het oude systeem stopt op 31 okt. Er wordt daarna niets meer afgeschreven.

Vanaf 1 nov. sluit je het opnieuw af op [link]. Zelfde prijs, zelfde lessen. Je kiest of het elke maand van je rekening gaat of dat je online betaalt.

Doe je het in de eerste week, dan mis je geen les.

De uitnodiging uit het systeem zelf kun je bij het overzetten aanzetten. Kies één route: je eigen mails, of de uitnodiging. Leden die twee verschillende mails over hetzelfde krijgen, gaan twijfelen welke klopt.

De studio met 140 leden stuurt mail 1 op 22 okt. Op 31 okt. volgt een nieuwe export uit het oude systeem, met de laatste stand van alle kaarten, en die wordt opnieuw overgezet. Omdat een lid nooit dubbel in de lijst komt, kan dat zonder eerst op te ruimen. Loop je zelf vast op een export of een kolom die niet klopt, dan helpt Avana je gratis met overstappen; wat je daarvoor klaar moet hebben, staat op de overstappagina.

Week 4: de eerste week live

Wees er. Sta de eerste week een kwartier voor elke les bij de deur, met je telefoon in de hand. Wie niet kan inloggen, help je ter plekke. Dat kost je een week wat extra tijd en scheelt je een maand mailtjes.

Zet het bovenaan. Zet de nieuwe link in je Instagram-bio, op je website en in je mailhandtekening. Haal de oude link overal weg.

Kijk aan het eind van de week na wie er nog mist. Haal de export van je leden en de aankopen van die maand op, als bestand voor Excel. Leg die naast je laatste export uit het oude systeem. Wie stond er met een abonnement in het oude systeem en heeft er nog geen in het nieuwe? Stuur die leden een persoonlijk berichtje.

In de voorbeeldstudio gaan op 1 nov. mail 2 en mail 3 de deur uit. Na een week hebben 29 van de 35 abonnementhouders opnieuw afgesloten, en de andere 6 krijgen zo'n persoonlijk berichtje. Dat er na week 4 een paar leden ontbreken, is normaal. Het verschil zit erin of je dat na een week ziet, of na drie maanden als de les van donderdag ineens leger is.

Houd een lijstje bij van vragen. De eerste week hoor je dezelfde drie vragen tien keer. Zet de antwoorden in je welkomstmail en op je studiopagina, dan hoor je ze de week erna niet meer.

Afvinklijst voor je overstap

Zet deze lijst in je agenda bij de week waar hij hoort, en vink af wat klaar is.

Staat je eigen export klaar, dan kun je hem meteen in Avana zetten en zien hoe je ledenlijst landt, met tegoeden en al. De eerste 7 dagen zijn gratis, je betaalt nu nog niets en je krijgt gratis hulp bij het overzetten. Alles over rooster, kaarten en abonnementen staat bij software voor studio's.