Boekingssoftware voor je pilatesstudio kiezen: 9 vragen voor elke demo, met invultabel

Leg elke aanbieder van boekingssoftware voor je pilatesstudio dezelfde negen vragen voor: wat je per maand en per boeking betaalt, wat een lid extra betaalt, of kaarten en abonnementen naast elkaar kunnen, hoe wachtlijst en afzegtermijn werken, of leden een plek kiezen, of er een app is en boeken in de browser ook kan, hoe je erin en eruit komt en of Google je rooster vindt.

Een demo duurt een halfuur en laat vooral zien wat soepel loopt. Wat je pas na drie maanden merkt, komt daar zelden in voor: de commissie die op elke boeking verdwijnt, het lid dat een app moet downloaden voor één proefles, de export die alleen een pdf blijkt te zijn. Dan zit je vast, met tachtig leden die net de weg hebben gevonden.

Eerst je eigen cijfers op papier

Een antwoord als "we rekenen een klein percentage per boeking" zegt pas iets als je weet hoeveel boekingen je hebt. Schrijf deze vijf getallen op voordat je een demo plant.

Bezetting, ook wel bezettingsgraad, is het deel van je plekken dat gemiddeld geboekt wordt. De som in het voorbeeld: 12 lessen met gemiddeld 9 plekken, 75% bezet, 4,3 weken per maand, komt uit op ongeveer 350 boekingen. Bij €21 per boeking gaat er zo'n €7.350 per maand door je boekingssysteem. Met dat bedrag kun je elk kostenmodel naast elkaar leggen.

Noteer ook wat je verkoopt: losse lessen, een proefles, lessenkaarten, abonnementen, een introductieaanbod, cursussen. En of je lesgeeft met één docent of met drie. Veel prijzen hangen daaraan.

Negen vragen voor elke aanbieder

1. Wat betaal ik per maand, en wat per boeking?

Er zijn grofweg twee modellen: een vast bedrag per maand, of een lager vast bedrag met een commissie per boeking of per betaling. Commissie betekent dat de aanbieder een percentage van jouw lesprijs inhoudt.

Een rekenvoorbeeld met een verzonnen aanbieder, alleen om het verschil te zien: €49 per maand plus 2% per boeking. Bij €7.350 per maand is die 2% al €147, samen €196. Groeit je studio naar €10.000 per maand, dan wordt het €249. Een vast bedrag blijft gelijk, hoe vol je lessen ook raken.

Doorvragen: is het bedrag met of zonder btw? Komt er per docent of per locatie iets bij? Wat gebeurt er met de prijs na het eerste jaar?

2. Wat betaalt een lid bovenop mijn prijs?

Online betalen kost altijd iets. De vraag is wie het betaalt en of het lid dat ziet. Sommige systemen houden het in op jouw uitbetaling, andere rekenen het lid servicekosten als eigen regel. Vraag naar een voorbeeld met een losse les van €24 en een lessenkaart van €200, en vraag of boeken met een kaart of abonnement per les nog iets kost.

3. Kunnen lessenkaarten en abonnementen naast elkaar?

Bijna elke pilatesstudio verkoopt meer dan één vorm. Vraag of een reformerles meer lessen van een kaart kan halen dan een matles, hoe lang een kaart geldig kan zijn en welke kaart eerst wordt gebruikt als een lid er twee heeft. Bij abonnementen: kan een lid betalen met automatische incasso, en wat gebeurt er als een afschrijving niet lukt? Welke vorm bij jouw studio past, staat in lessenkaart, abonnement of losse les.

4. Wat gebeurt er als in een volle les een plek vrijkomt?

Vraag of er een wachtlijst is, of die vanzelf werkt en wie de plek krijgt: de eerste op de lijst, of wie het snelst boekt. Vraag ook in welk pakket de wachtlijst zit, want daar zit vaak het verschil tussen het goedkoopste en het middelste pakket.

5. Kies ik zelf mijn afzegtermijn, en ziet het lid die vooraf?

Een afzegtermijn is de grens tot wanneer een lid kosteloos afzegt. Laat zien of je die per studio kiest, of het lid de termijn bij het boeken ziet en wat er na een late afzegging gebeurt: telt de les als gebruikt, en kun je in een uitzonderingsgeval de les toch teruggeven?

Bij Avana, een boekingssysteem voor pilates- en reformerstudio's met je rooster, lessenkaarten en abonnementen op één plek en een app voor je leden, betaal je een vast bedrag per maand en gaat er geen commissie af van je lesprijs. Wat een lid betaalt bij online betalen, staat als eigen regel bij het afrekenen. De drie pakketten, met wat erin zit en wat ze kosten, zie je bij software voor pilatesstudio's.

6. Kan een lid een eigen plek of reformer kiezen?

Voor een matles maakt het weinig uit. Bij reformers wel: leden hebben een voorkeursplek bij het raam of vooraan bij de docent. Vraag of je de zaal als plattegrond kunt neerzetten, of twee leden ooit dezelfde reformer kunnen krijgen en of de plek in de bevestiging staat. Vraag ook in welk pakket dit zit. Wat een inschrijfsysteem voor reformerlessen verder moet kunnen, lees je in het beste inschrijfsysteem voor een pilatesstudio.

7. Is er een app, en kan een nieuw lid ook zonder download boeken?

Elke extra stap tussen "ik wil naar de les van donderdag" en "geboekt" kost je boekingen. Vraag of er een app is waarin vaste leden boeken, betalen en hun tegoed zien, of een nieuw lid ook kan boeken zonder iets te downloaden, en hoe inloggen werkt. Een code per mail is voor veel leden makkelijker dan een wachtwoord dat na drie weken vergeten is. Wanneer een eigen app wel iets toevoegt, lees je in een app voor je leden: heb je die echt nodig?

8. Hoe kom ik erin, en hoe kom ik er weer uit?

Vraag twee dingen. Kan ik mijn ledenlijst uit mijn huidige systeem inlezen, met de lessen die nog op de kaarten staan? En kan ik er later alles weer uit halen, als bestand dat ik in Excel open? Vraag ook naar de opzegtermijn en of er een jaarcontract is. Een systeem waar je makkelijk in komt en lastig uit, kost je bij de volgende overstap een maand werk. Hoe je zo'n wissel plant, staat in overstappen naar een nieuw boekingssysteem zonder leden te verliezen.

9. Vindt Google mijn rooster?

Veel nieuwe leden zoeken op "pilates" plus de naam van de eigen wijk. Vraag of je studiopagina zonder inloggen te bekijken is, of Google het rooster en de prijzen kan lezen en of je de link in je Instagram-bio kunt zetten. Niemand kan je een plek bovenaan beloven, maar een rooster achter een inlogscherm kan Google in elk geval niet lezen.

De invultabel voor je demo's

Print de tabel of zet hem in een spreadsheet, en vul hem tijdens elk gesprek in. Schrijf het antwoord op in getallen waar dat kan.

Tel na afloop niet alleen de vinkjes. Streep eerst de aanbieders weg die op jouw drie belangrijkste vragen het verkeerde antwoord gaven. Voor een reformerstudio zijn dat vaak de plek kiezen, de wachtlijst en het kostenmodel.

Dezelfde negen vragen, ingevuld met de pakketten

Zodat je een ijkpunt hebt, hier de antwoorden van Avana op dezelfde vragen. De bedragen zijn per maand, inclusief btw, en elke maand opzegbaar. Er gaat 0% commissie af en het bedrag groeit niet mee met je boekingen: bij 350 of 1.000 boekingen per maand betaal je hetzelfde. Tegenover de verzonnen aanbieder uit vraag 1, die bij €7.350 omzet €196 per maand kost, staat Studio Plus, het middelste pakket met abonnementen en de wachtlijst, op €39,99.

Wat het lid betaalt. Betaalt een lid online, dan komen er servicekosten bij als eigen regel: 3%, minimaal €1,49 en maximaal €2,59. Een losse reformerles van €32 kost het lid online dus €33,49. Een lessenkaart van €200 kost €202,59. Boekt het lid daarna met die kaart of met een abonnement, dan kost een les niets extra. Betaalt het lid in de studio, dan zijn er geen servicekosten.

De rest in het kort. Per les kies je hoeveel lessen er van een kaart afgaan, van 0 tot 10. Leden boeken in de Avana-app uit de App Store of Google Play, of in de browser op je studiopagina, en loggen in met een code per mail. Bij een volle les krijgt de eerste op de wachtlijst een mail als er een plek vrijkomt, en wie het eerst boekt heeft de plek. Je ledenlijst lees je in als CSV- of Excel-bestand, tot 2.000 leden in één keer, met de lessen die nog op de kaart staan. Je studiopagina is zonder inloggen te zien en staat in de sitemap, zodat Google het rooster en de prijzen kan lezen. Bij het overzetten helpt Avana gratis, in het Nederlands; hoe dat gaat, staat bij overstappen met gratis hulp.

Met de ingevulde tabel naast je zie je bij elke aanbieder binnen een kwartier waar het verschil zit. Wat geen demo je laat voelen, is hoe het boeken voor een lid aanvoelt. Dat merk je pas als je zelf klikt: zet je eigen rooster in Avana, maak een lessenkaart waarop een reformerles twee lessen kost en boek vanaf je telefoon een les, alsof je zelf lid bent.

De eerste 7 dagen zijn gratis, je betaalt nu nog niets en er gaat 0% commissie af van je lessen. Kijk bij software voor pilatesstudio's, of bij software voor reformerstudio's als je vooral met reformers werkt.