Reformer reserveren met software: waarom leden een eigen bank willen kiezen

Donderdagavond, twintig over zeven: een lid ziet de bank bij het raam bezet en loopt door naar de reformer bij de deur, en daarom wil een lid een eigen reformer reserveren. Software voor reformer reserveren laat het lid een bank kiezen op een plattegrond, maakt dubbel boeken onmogelijk, laat wisselen tot de afzegtermijn en zet de plek in de bevestiging.

Het lid bij de deur is zelden de enige. Om half acht lopen acht mensen tegelijk binnen en kijken allemaal naar de twee banken bij het raam. Wie het laatst binnenkomt, ligt bij de deur, naast de kast met handdoeken. Jij staat met namen te schuiven op het moment dat je iedereen wilde begroeten. Dat kost per les een paar minuten, en bij sommige leden op den duur de zin om te blijven.

Vier redenen waarom een lid altijd dezelfde reformer wil

Het lijkt een kleinigheid, een vaste bank. Voor een lid dat twee keer per week komt, is het een deel van de les zelf.

De plek in de zaal. Bij het raam is het licht en koeler. Voor de spiegel ziet het lid de eigen houding. Achterin voelt het rustiger voor wie nog onzeker is. Wie een plek heeft gevonden die bevalt, wil die niet elke les opnieuw veroveren.

Lengte, veren en het toestel zelf. Reformers in één zaal zijn zelden helemaal gelijk. Een studio die groeit, heeft vaak twee series naast elkaar: vier toestellen van het eerste jaar en vier nieuwere. Een veer die net iets stugger is, een voetbalk die anders klikt, een hoofdsteun met een andere hoek. Wie lang is of een gevoelige onderrug heeft, weet na een paar lessen welke bank het prettigst ligt. Kiezen bespaart dan het afstellen en zoeken aan het begin van de les.

Samen met een vriend. Veel leden komen in duo's: collega's, zussen, een moeder met een dochter. Naast elkaar liggen is voor hen de helft van de reden om te komen. Lukt dat niet, omdat de een eerder binnen was dan de ander, dan is het leukste deel van de afspraak weg.

Rust bij binnenkomst. Wie weet dat Reformer 5 klaarstaat, hoeft niet tien minuten te vroeg te komen om een goede plek te pakken. Dat scheelt een rij bij de deur en geeft een rustiger begin. Vooral nieuwe leden waarderen het: de eerste keer binnenlopen bij een reformerles is al spannend genoeg.

Wat er misgaat als iedereen zomaar een bank pakt

Zonder plekkeuze ontstaan er problemen die je vooral in de sfeer merkt, en in je eigen avond.

De vierde regel is de verraderlijkste. Zodra je per bericht plekken toezegt, ben je zelf de plattegrond. Dat werkt bij twee lessen per week. Bij twintig lessen vergeet je er een, en dan staan er twee leden bij dezelfde reformer.

Er is nog een gevolg. Leden die vaak een slechte plek krijgen, gaan eerder boeken en eerder komen, of gaan zoeken naar een studio waar het rustiger voelt. Hoe zwaar een vertrekkend lid weegt bij een studio met weinig toestellen, zie je in reformers kopen voor je studio: elke bank moet zich terugverdienen.

Vijf eisen aan software voor reformer reserveren

Ga je software kiezen of vergelijken, leg dan deze vijf naast elkaar. Mist er één, dan blijf je toch zelf schuiven.

1. Twee leden kunnen nooit dezelfde reformer krijgen. Ook niet als twee mensen op hetzelfde moment op de laatste bank tikken. Software die dat niet waterdicht regelt, levert je precies het gesprek op dat je wilde vermijden.
2. Een plattegrond die op je zaal lijkt. Een lijst met nummers is voor een lid weinig waard. Het lid wil zien waar het raam is en welke bank naast die van de vriend staat. Je moet de banken kunnen neerzetten zoals ze echt staan en ze een naam kunnen geven.
3. Wisselen kan tot de afzegtermijn. Een lid dat ziet dat de bank bij het raam vrijkomt, wil kunnen overstappen zonder jou te mailen. Na de afzegtermijn ligt de indeling vast, zodat de docent weet waar wie ligt.
4. De wachtlijst geeft de vrijgekomen bank door. Zegt iemand af, dan moet die bank meteen vrij zijn voor de wachtlijst, en wie doorschuift, krijgt die plek. Anders heb je een vrije plek in het systeem en een verwarde wachtende bij de deur.
5. De plek staat overal waar het lid kijkt. In de bevestiging, in de herinnering en in het eigen account. Dan hoeft niemand bij binnenkomst te vragen welke bank klaarstaat.

Twee dingen zijn daarnaast handig. Jij moet als studio iemand altijd zelf kunnen verplaatsen, bijvoorbeeld als een reformer in onderhoud is of een lid met een blessure dichter bij de docent moet. En voor een cursus van zes weken wil een lid één bank voor alle lessen, zonder elke week opnieuw te kiezen.

Zo werkt het in Avana: Avana is een boekingssysteem voor studio's, met je rooster, een eigen studiopagina en een app voor je leden. In Studio Max, het grootste pakket, kiest elk lid bij het boeken een eigen reformer op de plattegrond van jouw zaal, en die bank staat daarna in de bevestiging en de herinnering. Kijk bij software voor reformerstudio's hoe dat er voor een lid uitziet.

Zo werkt de plattegrond, regel voor regel

In Avana heet dit Plek of reformer kiezen. Het zit in Studio Max. Zo werkt het precies.

Aanzetten per les. Je kiest per les of leden een eigen plek kiezen. Dat doe je bij Lessen, met Wijzigen bij de les en dan de regel Plattegrond onder Hoe het eruitziet. In het overzicht van Lessen staat daarna de pil Plattegrond bij die les. Onder Instellingen › Zalen en plekken zie je bij Plattegrond per les of het aan staat. Zo kun je de plattegrond gebruiken voor je reformerlessen en weglaten bij een les waar het niet uitmaakt.

De zaal namaken. Je sleept de plekken op de plattegrond zoals ze in je zaal staan: twee rijen van vier, of een hoefijzer rond de docent. Elke plek krijgt een naam. Bij een reformerstudio heten ze standaard Reformer 1, Reformer 2, Reformer 3, en je kunt ze hernoemen, bijvoorbeeld Raam 1 of Spiegel 2.

Kiezen bij het boeken. Het lid ziet bij het boeken welke banken nog vrij zijn en tikt er een aan. Kiest het lid niets, dan krijgt het de eerste vrije plek. Twee leden kunnen nooit dezelfde plek krijgen.

Wisselen en verplaatsen. In het eigen account wisselt een lid naar een andere vrije bank, tot de afzegtermijn begint. Jij kunt iemand altijd zelf op een andere plek zetten, ook daarna.

Afzeggen en de wachtlijst. Wie afzegt, geeft de bank vrij. Staat er een wachtlijst, dan krijgt de eerste wachtende een mail, en wie van de wachtlijst doorschuift, krijgt die vrijgekomen bank.

Overal terug te zien. De plek staat in de bevestiging, in de herinnering die ongeveer een dag voor de les komt en in het account van het lid.

Cursussen. Zet je een cursus op een les met plattegrond, dan neemt de cursus de plattegrond mee. Het maximum aantal deelnemers is nooit hoger dan het aantal plekken. Het lid kiest bij het inschrijven één bank voor alle lessen; een bank die bij een van die lessen al bezet is, kan het lid niet kiezen. Per les wisselen kan tot de afzegtermijn.

Wat het kost. Studio Max is €69,99 per maand, inclusief btw. Daarin zit naast de plattegrond ook de wachtlijst, inchecken, cursussen en ruimte voor jou plus twee docenten. Studio (€18,99) en Studio Plus (€39,99) hebben geen plattegrond; Studio Plus heeft wel de wachtlijst. Avana neemt geen commissie op je lesprijs. Betaalt een lid online voor een losse les, dan betaalt dat lid servicekosten als eigen regel: 3%, minimaal €1,49 en maximaal €2,59. Wie met een lessenkaart of abonnement boekt, betaalt per les niets extra.

Wat de plattegrond betekent voor de rest van je planning, met zalen, docenten en inchecken, lees je in overzicht houden bij een beperkt aantal reformers.

Zet de afspraken over plekken op je studiopagina

Een plattegrond werkt het best als leden weten wat de regels zijn. Deze tekst kun je overnemen in de beschrijving van je reformerlessen of in je huisregels:

Je eigen reformer

Bij het boeken kies je zelf je reformer op de plattegrond van de zaal. Kies je niets, dan krijg je de eerste vrije.

Wil je wisselen? Dat kan in je account tot [12] uur voor de les. Daarna ligt de indeling vast.

Zeg je af, dan komt je reformer vrij voor iemand op de wachtlijst.

Heb je een blessure of ben je zwanger? Laat het ons weten, dan zetten we je op een plek waar de docent je goed ziet.

Wat er gebeurt bij te laat afzeggen en niet komen, hoort in je afzegbeleid. Een uitgewerkte tekst daarvoor staat in afzegbeleid voor je studio, met voorbeeldtekst. Loopt je wachtlijst steeds vol, lees dan ook wat je doet als je reformerwachtlijst te lang wordt.

Of plekkeuze bij jouw studio past, merk je het snelst met je eigen zaal: zet de banken neer zoals ze staan, geef ze hun namen en boek één reformerles zoals een lid dat zou doen. Daar heb je 7 dagen gratis voor, en je betaalt nu nog niets.

Komen je leden en lessenkaarten uit een ander systeem, dan helpt Avana gratis met het overstappen van je leden en lessenkaarten. Wat er verder voor reformerlessen in zit, staat bij software voor reformerstudio's.