Reformer studio planning: overzicht houden met een beperkt aantal toestellen

Dinsdag 18.40 uur, een negende lid loopt binnen bij acht reformers: zo voelt reformer studio planning zonder overzicht. Overzicht houd je met vier vaste afspraken: zoveel plekken per les als er toestellen staan, het systeem bewaakt de laatste plek, elke zaal ligt vast zodat twee lessen nooit dezelfde reformers claimen, en bij de deur vink je aan wie er is.

Die dinsdagavond is van een studio met een reformerzaal van acht en een matzaal van veertien, en hij loopt door dit hele stuk. In het eerste jaar ging het daar nog goed met een whiteboard en een gedeelde agenda. Daarna kwam er een tweede zaal bij, een docent die op dinsdag invalt, een privéles die ineens in de reformerzaal bleek te staan terwijl daar ook een groepsles geboekt was. Elke fout kost een gesprek met een lid dat zonder toestel staat. Bij acht reformers per les is dat één op de acht leden.

Op de vloer: elke les zoveel plekken als je toestellen

De basis van je planning is één getal per les: het aantal reformers. Zet het maximum aantal plekken van elke reformerles gelijk aan het aantal toestellen dat in die zaal staat, en nooit hoger.

Het is verleidelijk om er een negende plek bij te zetten, voor iemand die "op de mat wel meedoet" of omdat er meestal toch iemand afzegt. Dat gaat een paar keer goed. De keer dat iedereen komt, staat er een lid naast de zaal met een matje en de verkeerde verwachting: het negende lid van die dinsdag om 18.40 uur. Wil je meer leden kwijt, zet dan een les extra in je rooster. Hoeveel toestellen je ruimte draagt en wat ze kosten, staat in reformers kopen voor je studio.

Avana houdt dat overzicht voor reformerstudio's bij: rooster, zalen, docenten en boekingen op één plek, en leden boeken hun bank in de Avana-app of op je studiopagina. Je zet er per les een maximum van 1 tot 200 plekken. Twee leden kunnen nooit allebei de laatste plek krijgen, dus een les raakt niet overboekt, ook niet als twee mensen tegelijk op boeken tikken. Per vast moment kun je het aantal plekken of de docent anders zetten, bijvoorbeeld zes plekken op de zaterdagochtend voor beginners en acht op de andere dagen.

Zalen vastleggen

Heb je meer dan één ruimte, leg de zalen dan vast. Dat doe je vanaf Studio Plus, het middelste pakket met ook abonnementen, de wachtlijst en inchecken, in Instellingen › Zalen en plekken. Met Zaal toevoegen geef je de zaal een naam, het aantal plekken (dat mag leeg blijven) en wat er staat: Reformer, Mat, Barre, Fiets, Machine of Plek. Voor de dinsdagstudio zijn dat er twee: de reformerzaal met 8 plekken en de matzaal met 14.

Daarna kies je bij Les wijzigen de zaal uit een lijst. Een les heeft nooit meer plekken dan de zaal, dus tien plekken in een zaal met acht reformers kan niet meer. Had je de zaalnamen al als tekst bij je lessen staan, dan maakt Zet je zalen over daar in één keer echte zalen van.

Wil je ook dat leden een eigen reformer kiezen, dan zet je in Studio Max, het grootste pakket, per les een plattegrond aan. Hoe dat werkt en waarom leden het waarderen, lees je in waarom plek reserveren telt bij reformer pilates.

In het rooster: twee lessen tegelijk zonder botsing

Met twee zalen kun je op je drukste avond twee lessen naast elkaar geven, bijvoorbeeld reformer in de ene zaal en mat in de andere. Daar ontstaan ook de meeste fouten.

Zo ziet de dinsdagavond van deze studio eruit:

Drie regels die zo'n avond kloppend houden, en die met vastgelegde zalen vanzelf bewaakt worden:

• Twee lessen tegelijk in dezelfde zaal kan niet. Probeer je de privéles om 19.45 uur in de reformerzaal te zetten, dan zie je bij het opslaan welke les daar al staat.
• Aansluitend mag. Een les die om 18.35 uur eindigt en een les die om 18.35 uur begint, botsen niet. Plan zelf wel tien minuten om de toestellen af te nemen en de veren terug te zetten.
• Een les die niet doorgaat, telt niet mee. Annuleer je de les van 17.45 uur, dan is de zaal op dat moment weer vrij voor iets anders.

Heb je twee zalen of meer, dan kan een vast moment of een losse les een andere zaal krijgen dan normaal. Handig als je in de zomer de matles naar de grotere zaal verhuist. Zalen, plekken per les en de plattegrond staan samen bij software voor reformerstudio's, zodat de dinsdagavond klopt voordat het eerste lid boekt.

Docent en invaller

Bij elke les staat wie hem geeft, en per vast moment kan dat iemand anders zijn: de eigenaar op maandag, een vaste docent op woensdag. Valt de docent van Reformer Gevorderd op dinsdag uit, dan kies je in Avana een invaller voor die ene les. De rest van het rooster blijft staan. Leden zien op de lespagina en in de mails wie er invalt.

Dat laatste klinkt klein, en het scheelt veel. Wie bij een reformerles een vaste docent gewend is, wil weten dat er vanavond iemand anders staat. Hoort het lid dat pas bij de deur, dan voelt het als een verrassing. Staat het in de herinnering van de dag ervoor, dan is het gewoon informatie.

Betaal je docenten per les of per uur, dan wil je aan het eind van de maand weten wie wat gaf. In Studio Max staan per docent per maand de gegeven lessen, de uren, het aantal leden en de lessen als invaller, met een tarief per les of per uur en een overzicht van wat uit te betalen is. Het uitbetalen zelf doe je buiten het systeem.

Aan de deur: weten wie er komt

Een uur voor de les wil je drie dingen weten: wie er komt, wie er nieuw is en of er nog iemand bij kan.

Wie er geboekt heeft. Bij elke nieuwe boeking krijg je een mail, en in je rooster zie je per les wie er staat. Wil je een lid zelf in de les zetten, bijvoorbeeld iemand die belt of aan de balie vraagt, dan doe je dat vanuit het rooster, met een les van de kaart of met betalen in de studio.

Wie er echt is. Met inchecken (Studio Plus en Studio Max) vink je bij de les aan wie er is. Wie geboekt had en niet kwam, staat op "niet gekomen" en de les telt als gebruikt. Over de laatste 90 dagen zie je bij ieder lid hoe vaak het wegbleef. Zo zie je zonder turflijst wie de vaste lege bank in Reformer Flow op dinsdag veroorzaakt.

Wat je met dat overzicht doet. Een praktische routine voor elke les:

1. Kijk tien minuten voor de start wie er geboekt heeft en wie er voor het eerst komt, voor Reformer Flow dus om 18.35 uur.
2. Zet een nieuw lid op een reformer dicht bij de docent, en vertel de docent de naam.
3. Vink bij het begin van de les aan wie er is.
4. Komt iemand vaker niet, stuur dan na de les een kort bericht. Hoe je een vrijgekomen bank alsnog vult en wat je zegt tegen wie vaak niet komt, lees je in late afzeggingen bij reformer pilates opvullen.

Hoe vol je lessen over een maand zitten, en wanneer je een les moet verplaatsen of schrappen, reken je uit in bezettingsgraad van je reformerlessen berekenen.

Bij groei: cursussen en een tweede locatie

Twee dingen maken de planning ineens een stuk ingewikkelder: een cursus die zes weken op dezelfde reformers ligt, en een tweede vestiging.

Een cursus met één plek voor alle lessen

Een cursus is een vaste reeks lessen, bijvoorbeeld 6 weken Reformer voor beginners in de plaats van Reformer Basis om 17.45 uur, die een lid in één keer boekt en betaalt. In Avana zit dat in Studio Max. Je maakt hem bij Lessen › Cursussen, met een maximum aantal deelnemers en een datum tot wanneer leden zich inschrijven.

Zet je de cursus op een les met een plattegrond, dan neemt de cursus die plattegrond mee. Er kunnen nooit meer deelnemers in de cursus dan er plekken zijn. Het lid kiest bij het inschrijven één reformer voor alle zes lessen. Een reformer die bij één van die lessen al bezet is, is niet te kiezen, zodat er nooit halverwege de cursus een dubbele bank ontstaat. Tot de afzegtermijn begint, mag het lid per les nog van plek wisselen. Zegt een lid één losse les uit de cursus af, dan geeft dat geen tegoed.

Voor jou betekent het: een beginner ligt zes weken op dezelfde bank, met dezelfde veren, en jij hoeft niet elke week opnieuw in te delen.

Een tweede locatie

Geef je les op meer dan één adres, dan voeg je met Studio Plus of Studio Max locaties toe in Instellingen › Adres, onder Locaties, met Locatie toevoegen. Dat kan alleen de eigenaar. Het adres van je studio is de hoofdlocatie.

Vanaf twee locaties kies je per zaal de locatie (Zaal wijzigen › Locatie), en per docent op welke locaties die lesgeeft; kies je niets, dan is dat overal. Een les zonder zaal krijgt een locatie via Les wijzigen › Docent en zaal › Locatie. Leden zien boven het rooster een rij met Alle locaties en elke locatie apart, de naam bij elke les, en in de bevestiging en de herinnering de naam en het adres bij Waar. Je eigen rooster in het dashboard heeft dezelfde rij, zodat je per vestiging kunt kijken.

Opent de studio van de dinsdagavond een tweede vestiging, met zes reformers in een wijk aan de rand naast de acht in het centrum, dan is zonder vaste zalen en locaties de grootste fout snel gemaakt: een lid boekt Reformer Flow en staat bij het verkeerde adres. Met een zaal per locatie heeft elke les vanzelf het juiste maximum, staat het adres in de herinnering en zien leden bij elke les op welke vestiging die is. Hoe jij het indeelt, hangt af van je eigen zalen.

Leg je eigen drukste avond eens naast deze dinsdag: zet je zalen en het aantal toestellen erin en kijk of het rooster klopt met wat er op je vloer staat. Dat kost je niets, want de eerste 7 dagen zijn gratis en je betaalt nu nog niets.

Staan je leden nog in een oud systeem, dan helpt Avana gratis met het overzetten van je leden uit je oude systeem. Alles voor reformerlessen, van zalen tot cursussen, staat bij software voor reformerstudio's.