Rittenkaart of abonnement in je pilatesstudio: wanneer stap je over, en hoe neem je je kaarthouders mee?

Rittenkaart of maandabonnement: wanneer zet je je pilatesstudio (deels) over op abonnementen? Zodra een derde of meer van je kaarthouders elke week komt en elke twee tot drie maanden een nieuwe kaart koopt. Voer één abonnement naast je kaart in, laat bestaande kaarten uitlopen en laat de kaart bestaan voor wie wisselend komt.

Een studio op rittenkaarten kent het ritme: in januari en september verkoop je kaarten aan de lopende band, in juli lijkt je rekening leeg te lopen terwijl de huur gewoon doorgaat. Je weet in maart niet wat april brengt. En elke lege kaart is een beslismoment waarop een lid ook kan besluiten om niet meer te komen. Je vaste kern betaalt intussen al bijna als abonnementhouder, alleen op onvoorspelbare momenten.

Welke vorm per bezoek het meeste oplevert, staat al in lessenkaart, abonnement of losse les. Hier gaat het om de overgang: je studio draait op kaarten, en je wilt er abonnementen bij zonder je trouwste leden in de war te brengen.

Vijf signalen dat abonnementen lonen

1. Een vaste kern koopt steeds opnieuw. Kijk in je verkopen van het afgelopen halfjaar. Kopen dezelfde leden elke twee tot drie maanden een nieuwe tienrittenkaart? Dan komen die elke week. Is dat een derde of meer van je kaarthouders, dan is dit het belangrijkste signaal.
2. Dezelfde namen in dezelfde les. Staan er op dinsdag 19.00 uur elke week grotendeels dezelfde mensen, dan heb je leden met een vast ritme. Een abonnement past daar beter bij dan een kaart.
3. Je beste maand is twee keer je slechtste. Leg je kaartverkopen per maand naast elkaar. Is het verschil zo groot dat je in de zomer spaart om de huur te betalen, dan helpt een vaste basis.
4. Leden vragen er zelf om. "Kan het niet gewoon elke maand van mijn rekening?" Hoor je dat geregeld, dan is de drempel kleiner dan je denkt.
5. Je zit boven de helft van je plekken. Met volle lessen wil je weten wie er volgende maand komt. Bij lessen die voor een kwart vol zitten, is een kaart als instap vaak nog belangrijker.

Zie je er drie of meer, dan is het tijd. Zie je er één, wacht dan nog een halfjaar en kijk opnieuw.

De rekensom: omzet en voorspelbaarheid

Neem een matpilatesstudio met 90 kaarthouders en deze prijzen. Het zijn aannames om mee te rekenen; vervang ze door die van jou.

• Tienrittenkaart: €210, vier maanden geldig, dus €21 per les.
• Nieuw: abonnement van 4 lessen per maand voor €79, dus €19,75 per les.

Van de 90 kaarthouders komen er 30 elke week. Door vakantie, ziekte en drukte volgen die gemiddeld 3,6 lessen per maand. Op een kaart levert zo'n lid gemiddeld 3,6 × €21 = €75,60 per maand op, alleen niet elke maand: het geld komt in één keer bij de aankoop.

Bij een abonnement betaalt het lid ook in de maand waarin het één les mist. Daarom levert de groep van 30 hier €102 per maand meer op, terwijl het lid per les minder betaalt. Het grotere verschil zit in de onderste regel: in juli valt je omzet minder diep.

Leg het naast je vaste lasten. Neem aan dat je studio €3.400 per maand kost aan huur, docenten, verzekering en software. Dat bedrag is je break-even: de omzet die je nodig hebt om quitte te spelen. Op alleen kaarten zit je in een slappe maand €400 onder dat punt. Met 30 abonnementen dekt de vaste basis al ruim twee derde van je lasten voordat de maand begint. Wat er in die €3.400 hoort, staat in de vaste lasten van een pilatesstudio per maand.

Je kaarthouders meenemen

De grootste fout bij de overstap is haast. Leden die jarenlang met een kaart kwamen, hebben daar een reden voor. Zo houd je iedereen aan boord.

Laat elke kaart uitlopen

Een kaart die al betaald is, blijft geldig tot de einddatum. Zet niets om en verkort niets. Wie met een volle kaart bij je zit, merkt van de verandering niets tot de kaart op is. Dan pas komt de keuze: een nieuwe kaart of het abonnement.

Maak de keuze makkelijk op het juiste moment

Het beste moment is als er nog twee of drie lessen op de kaart staan. Spreek je vaste leden dan persoonlijk aan na de les. Wie het abonnement wil, laat het ingaan als de kaart op is, zodat niemand voor dubbele lessen betaalt.

Wil je de overstap wat zetje geven, geef dan een kortingscode op de eerste maand van het abonnement, met een einddatum. Een vast bedrag van €10 is genoeg: het gaat om het gebaar.

Houd de kaart in je aanbod

Een deel van je leden heeft ploegendiensten, kinderen met een wisselend rooster of reist veel. Voor die leden blijft de kaart de beste vorm. Verhoog de kaartprijs niet in dezelfde maand als je het abonnement invoert. Dan voelt het abonnement als een maatregel, terwijl het een extra keuze is.

Dat naast elkaar laten bestaan moet je boekingssysteem wel kunnen. Avana is een boekingssysteem voor pilatesstudio's dat je rooster, je studiopagina en je kaarten en abonnementen samenbrengt, met een app waarin leden boeken. Je lessenkaarten en abonnementen staan daar naast elkaar op je studiopagina en het lid kiest zelf. Het abonnement met incasso vind je in Studio Plus, het middelste pakket, en in Studio Max, het grootste; welke functies elk pakket heeft en wat het per maand kost, zie je bij software voor pilatesstudio's.

De aankondiging, om over te nemen

Stuur de aankondiging eerst aan je kaarthouders, een paar weken voordat het abonnement te koop is. Pas de prijzen en data aan.

Onderwerp: Nieuw bij [studionaam]: een vaste plek per week

Hoi [voornaam],

Veel van jullie komen elke week, en een paar vroegen of het niet gewoon per maand kan. Vanaf 1 dec. kan dat: een abonnement van 4 lessen per maand voor €79, elke maand vanzelf betaald.

Wat er voor jou verandert: niets, tenzij je dat wilt. Je huidige kaart blijft gewoon geldig tot de einddatum. De tienrittenkaart blijft ook te koop.

Wil je overstappen? Dan laat je het abonnement ingaan als je kaart op is. Zo betaal je nooit dubbel. Opzeggen kan elke maand.

Vragen? Spreek me gerust aan na de les.

Groet, [naam]

Zet daarna dezelfde informatie op je studiopagina en in je welkomstmail voor nieuwe leden.

Automatische incasso en storno, in gewone woorden

Incasso. Bij een automatische incasso gaat het geld elke maand vanzelf van de rekening van het lid. Daarvoor geeft het lid een machtiging: toestemming om af te schrijven, met het IBAN. In Avana kiest een lid bij het afsluiten "Elke maand van je rekening" met IBAN en machtiging, zonder bank-app, of "Nu online betalen" met iDEAL, Bancontact of een betaalkaart. Na iDEAL of Bancontact gaan de volgende maanden vanzelf van dezelfde rekening. Bij een geldige machtiging gaat het abonnement meteen in, ook al duurt de eerste afschrijving een paar dagen.

Een mislukte afschrijving. Staat er te weinig op de rekening, dan lukt de afschrijving niet. Het abonnement staat dan stil: het lid boekt er geen nieuwe lessen mee, wat al geboekt was blijft staan. Het lid krijgt één mail met de reden en een knop om opnieuw te betalen. Zodra het geld binnen is, loopt alles vanzelf door. Jij ziet "Betaling mislukt" bij het lid.

Storno. Een storno is een afschrijving die het lid via de eigen bank laat terugboeken. Dat kan tot 8 weken later, zonder dat het lid een reden hoeft te geven. De betaling staat dan als teruggeboekt door de bank, het abonnement staat stil tot de volgende maand betaald is, en het lid krijgt een mail. Jij krijgt daar geen aparte mail over, dus kijk eens per week bij je betalingen. Een storno is zelden kwaad bedoeld; vaak is het een lid dat een afschrijving niet herkende. Een mail bij de start, met het bedrag en de datum van de eerste afschrijving, helpt.

Opzeggen. Na de eerste periode moet een lid per maand kunnen opzeggen, met hooguit een maand opzegtermijn, en wie online afsluit, moet ook online kunnen opzeggen (Rijksoverheid over het verlengen en opzeggen van abonnementen). Wie online een sportabonnement afsluit, heeft daarnaast 14 dagen bedenktijd (ACM over sportschoolvoorwaarden). Een lid zegt in Avana zelf op in het eigen account, en het abonnement loopt door tot het eind van de maand die al betaald is. Gaat een lid een maand op reis, dan kun je het abonnement pauzeren: in die pauze betaalt het lid niets.

Van 90 kaarten naar een mix

Bij de studio uit de rekensom, met 90 kaarthouders, ziet de eigenaar drie van de vijf signalen: dezelfde namen op dinsdag en donderdag, een juli die bijna de helft lager uitkomt dan januari, en leden die zelf om een maandbedrag vragen. In november gaat de aankondiging naar alle kaarthouders, vanaf 1 dec. staat het abonnement naast de kaart, en wie een bijna lege kaart heeft, wordt na de les persoonlijk aangesproken. Neem aan dat er na drie maanden 30 leden op een abonnement zitten en 60 op een kaart: dan staat er elke maand €2.370 vast, en een slappe maand valt minder diep onder de vaste lasten. Dit zijn aannames, geen uitkomsten van een echte studio; niemand werd gedwongen, en de kaart bleef voor wie die nodig had.

Wat je daarna doet om leden ook na de eerste maanden te houden, staat in leden behouden: waarom mensen na drie maanden stoppen. Stap je tegelijk over op een ander boekingssysteem, plan het dan samen met een overstap zonder leden te verliezen.

De beslisregel

Koopt een derde of meer van je kaarthouders elke twee tot drie maanden een nieuwe kaart, en zie je drie of meer van de vijf signalen, zet dan één abonnement naast je kaart en laat de bestaande kaarten uitlopen. Zie je er minder dan drie, houd het dan bij kaarten en kijk over een halfjaar opnieuw.

Valt je keuze op het abonnement, zet het dan eerst in Avana naast je bestaande kaarten en bekijk het op je studiopagina zoals een lid het ziet. De eerste 7 dagen zijn gratis, je betaalt nu nog niets, en van je lessen en abonnementen gaat 0% commissie af. Alles over kaarten, abonnementen en incasso staat bij software voor pilatesstudio's.