Online boeken instellen voor je salon: stap voor stap

Je hebt besloten dat je klanten voortaan online kunnen boeken. Goed idee. Maar hoe zet je dat nu precies op? Wat moet je instellen, wat vertel je aan je klanten en hoe zorg je dat het direct goed werkt?

Dit artikel legt het stap voor stap uit, platform-agnostisch, zodat je het kunt toepassen op elk systeem dat je kiest. Aan het einde lees je hoe je bij Avana in tien minuten live bent.

Voordat je begint: twee dingen regelen

Voordat je ook maar één instelling aanpast, is het slim om twee dingen op papier te zetten. Dit kost je vijf minuten en bespaart je later een hoop herstellen.

1. Schrijf je behandelingen op

Maak een lijstje van alle behandelingen die je aanbiedt, inclusief de exacte tijdsduur per behandeling en de prijs. Wees specifiek. Een "knipbeurt" duurt anders bij jou dan bij de salon om de hoek, en het systeem blokkeert precies die tijd in je agenda.

Voorbeeld:

• Knippen dames, 45 minuten, €40
• Knippen en föhnen, 75 minuten, €55
• Highlights, 120 minuten, €85
• Wenkbrauwen verven, 20 minuten, €15

Als een behandeling bij jou varieert in duur afhankelijk van haarlengte of type klant, maak dan twee varianten aan, kort en lang, of basis en uitgebreid. Dat is duidelijker voor de klant dan een gemiddelde die nooit klopt.

2. Bepaal je beschikbaarheid

Op welke dagen werk je? Hoe laat begin je en hoe laat stop je? Heb je vaste pauzes? Zijn er dagen waarop je alleen bepaalde behandelingen doet?

Schrijf dit op als een eenvoudig weekschema:

• Maandag: 09:00 – 17:00, pauze 12:30 – 13:00
• Dinsdag: gesloten
• Woensdag: 10:00 – 18:00
• Etc.

Dit invoert het systeem. Klanten kunnen dan automatisch alleen boeken op tijden die jij beschikbaar hebt gesteld.

Stap 1: Kies een systeem

Er zijn veel opties voor online boekingssystemen voor salons. De keuze hangt af van wat je nodig hebt en wat je wil betalen.

Wil je een eenvoudige eigen boekingspagina zonder commissies en zonder ingewikkelde software? Dan zijn systemen zoals Avana gebouwd voor precies dat. Binnen tien minuten live, geen technische kennis nodig.

Wil je ook kassabeheer, voorraadbeheer en uitgebreide rapportages in hetzelfde pakket? Dan zijn systemen als Da Vinci SalonSoftware of Salonized betere opties, wel meer insteltijd en hogere maandkosten.

Wil je nieuwe klanten via een marktplaats aantrekken? Dan kun je tijdelijk bij Treatwell of Fresha beginnen, maar houd de commissiekosten in de gaten. Treatwell rekent 35% op de eerste boeking van nieuwe klanten.

Een uitgebreide vergelijking van alle opties vind je hier: beste boekingssysteem voor salons in 2026.

Stap 2: Maak je account aan

Bij de meeste systemen maak je een account aan met je e-mailadres. Je hebt geen website nodig, geen technische kennis en geen developer.

Vul in elk geval in:

• De naam van je salon of je eigen naam als zzp'er
• Je locatie of werkgebied
• Je contactgegevens

Sommige systemen vragen ook om een profielfoto of afbeelding van je salon. Dit is optioneel maar verhoogt het vertrouwen bij nieuwe klanten, ze zien meteen bij wie ze boeken.

Stap 3: Voer je behandelingen in

Nu voer je de behandelingen in die je eerder hebt opgeschreven. Per behandeling stel je in:

Naam van de behandeling, duidelijk en herkenbaar voor de klant. "Knippen dames" is duidelijker dan "Behandeling A".

Tijdsduur, de exacte duur in minuten. Het systeem blokkeert automatisch die hoeveelheid tijd in je agenda zodra iemand boekt.

Prijs, zichtbaar voor de klant bij het boeken. Transparantie over prijs verlaagt de drempel voor nieuwe klanten aanzienlijk.

Buffertijd, optioneel, maar handig. Als je na elke behandeling tien minuten nodig hebt om op te ruimen en voor te bereiden, stel je tien minuten buffertijd in. Het systeem plant dan automatisch die ruimte in tussen afspraken.

Stap 4: Stel je beschikbaarheid in

Voer je weekschema in: op welke dagen en tijden ben je beschikbaar? Sluit de tijden waarop je werkt goed aan op hoe je dag er echt uitziet, inclusief pauzes en eventuele vaste blokken die je niet wil openstellen voor boekingen.

Stel ook in hoe ver van tevoren klanten mogen boeken:

Minimale boektijd, hoe snel van tevoren mag iemand boeken? Als je wil dat klanten minimaal twee uur van tevoren boeken zodat je de dag niet constant verandert, stel je dat in. Zit je flexibeler, dan kan dit ook op nul.

Maximale boektermijn, hoe ver vooruit mag iemand boeken? Drie maanden is voor de meeste salons een goede standaard. Zo ver vooruit plannen is voor klanten prettig, maar niet zo ver dat je problemen krijgt met vakanties of roosterwijzigingen.

Annuleringstermijn, hoelang van tevoren mag een klant annuleren of verplaatsen zonder gevolgen? 24 uur is de meest gebruikte termijn in de beautybranche. Meer over no-show beleid instellen: hoe voorkom je no-shows in je salon.

Stap 5: Stel automatische herinneringen in

Dit is de instelling die het meeste verschil maakt voor je no-show rate, en die de meeste salonhouders onderschatten.

Zet automatische bevestigingen en herinneringen aan. Elke klant die boekt ontvangt direct een bevestiging per e-mail met alle details. En vlak voor de afspraak - 24 tot 48 uur van tevoren, ontvangt de klant automatisch een herinnering.

De grootste oorzaak van no-shows is simpelweg dat mensen hun afspraak vergeten. Een herinnering vlak van tevoren haalt precies die oorzaak weg, zonder dat jij iets hoeft te doen.

Stel in:

• Bevestiging: direct na boeking, altijd aan
• Eerste herinnering: 24 tot 48 uur voor de afspraak
• Tweede herinnering: 2 tot 4 uur voor de afspraak (optioneel maar effectief)

Kies bij voorkeur voor zowel e-mail als sms, e-mail bevat alle details, sms wordt bijna altijd gelezen.

Stap 6: Test je boekingspagina als klant

Voordat je je link deelt, test je het boekingsproces zelf, als klant. Maak een proefboeking op je eigen pagina via je telefoon.

Check daarbij:

• Zijn alle behandelingen correct benoemd?
• Kloppen de tijdsduren?
• Zijn de beschikbare tijden logisch?
• Ontvangt de klant direct een bevestiging?
• Ziet de pagina er professioneel uit op mobiel?

De meeste boekingen worden gedaan op een smartphone, niet op een desktop. Zorg dat het op mobiel foutloos werkt.

Als je iets niet klopt, pas je het aan. Dit kost je hooguit tien minuten.

Stap 7: Deel je link op de juiste plekken

Je boekingspagina heeft één vaste link. Die zet je op vier plekken, en dat is genoeg om direct boekingen te ontvangen.

Instagram-bio, dit is de meest directe plek. Iemand ziet je werk, wil direct boeken en klikt op de link in je bio. Geen DM nodig, geen wachten.

Google Bedrijfsprofiel, wanneer iemand op Google naar jou of jouw type behandeling zoekt, zien ze direct een boekknop. Gratis, effectief en eenvoudig in te stellen via je Google-account.

WhatsApp-status of profielbeschrijving, zodat vaste klanten die je app ook weten waar ze naartoe kunnen.

Je website, als je die hebt, voeg je de link toe als knop op de homepage. De meeste systemen bieden ook een widget aan die je direct kunt inbedden.

Stap 8: Vertel je bestaande klanten over de wijziging

Dit is de stap die veel salonhouders overslaan, en dan vragen ze zich af waarom klanten nog steeds appen.

Stuur je vaste klanten één keer een bericht. Niet meer, niet minder:

"Hey! Vanaf nu kun je zelf direct een afspraak kiezen via mijn nieuwe boekingspagina: [jouw link]. Je krijgt meteen een bevestiging en een herinnering. Veel makkelijker!"

De meeste vaste klanten reageren positief en gebruiken de link direct. Na twee tot drie weken boekt het overgrote deel automatisch online.

Klanten die liever blijven bellen of appen kun je altijd handmatig toevoegen aan je agenda. Het systeem is een aanvulling, geen dwang.

Bezwaren die je jezelf hoort maken

Voordat je begint, drie dingen die bijna elke salonhouder denkt.

"Ik verlies het persoonlijke contact." Online boeken vervangt het contact tijdens de behandeling niet. Het vervangt alleen het geregel vooraf. Je klant zit nog steeds bij jou in de stoel. Wat verandert is hoe de afspraak tot stand komt.

"Mijn klanten zijn niet zo digitaal." Diezelfde klanten boeken hun vakantie, hun tafel in een restaurant en hun afspraak bij de huisarts online. Een salonafspraak is voor de meesten geen extra drempel. En wie liever belt, zet je zelf in de agenda.

"Het kost me te veel tijd om in te stellen." Je bent hierboven acht stappen verder in een klein uur. Het meeste werk zit in het eenmalig invoeren van je behandelingen, en dat is precies het werk dat je daarna nooit meer hoeft te doen.

Fouten die je beter kunt overslaan

Deze zes gaan het vaakst mis bij salons die net beginnen.

Behandelingen te vaag omschrijven. "Knippen" zegt de klant niets over duur of prijs. Zet erbij wat het inhoudt en hoe lang het duurt, anders boekt iemand het verkeerde blok en loopt je dag vast.

Te veel keuzes tegelijk aanbieden. Twintig behandelingen op een pagina is geen service maar een doolhof. Begin met je belangrijkste vijf tot acht en bouw daarna uit.

De bevestiging of herinnering uit laten staan. Dit is de functie waar je het voor doet. Staat hij uit, dan heb je alleen je agenda gedigitaliseerd en je no-shows niet aangepakt.

Niet vertellen dat het er is. Een boekingspagina die niemand kent levert niets op. Stap 7 en 8 hierboven zijn geen bijzaak.

Alles tegelijk willen automatiseren. Aanbetalingen, wachtlijsten, formulieren en herinneringen in week een is te veel. Zet eerst het boeken zelf goed neer.

Denken dat het je agenda vult. Online boeken maakt het makkelijk om bij jou te boeken. Het zorgt niet dat mensen je vinden. Dat blijft je eigen werk, via je vaste klanten en je zichtbaarheid.

Bij Avana in tien minuten live

Wil je vandaag nog online bereikbaar zijn zonder ingewikkelde instellingen en zonder een handleiding van dertig pagina's?

Avana is gebouwd voor kappers, nagelstylisten, schoonheidsspecialisten en andere beautyprofessionals die snel en professioneel online boekingen willen ontvangen. Je volgt de stappen hierboven en bent in tien minuten live.

Wat je krijgt: een eigen boekingspagina, automatische bevestigingen en herinneringen per e-mail en sms, meerdere behandelingen met eigen tijdsduren, lokale vindbaarheid in Google en een vast maandbedrag van €15,99 zonder commissies.

7 dagen gratis proberen. Geen verplichtingen. Geen betaalgegevens nodig bij aanmelden.

Start je gratis proefperiode

Meer lezen: hoe Avana werkt, of lees waarom klanten dit prettiger vinden in waarom klanten liever online boeken.