Vakantie en vrije dagen regelen in je salonagenda

Blokkeer je vakantie zodra je de data weet, laat je vaste klanten er een paar weken van tevoren iets over horen, en vul de week ná je vakantie voordat je weggaat. Dat laatste is het onderdeel dat de meeste salons overslaan, en het is precies waar vrij nemen duur wordt.

Dit artikel gaat over de praktische kant: wanneer je wat blokkeert, wat je klanten laat zien, en hoe je terugkomt in een volle week in plaats van een halflege.

Waarom het zelden de vakantie zelf is

Twee weken dicht zijn kost je twee weken omzet. Dat weet je, dat heb je ingecalculeerd, en daar is niets aan te doen.

Wat er meestal bovenop komt is een derde week die je niet had ingecalculeerd. Je komt terug, je agenda staat halfleeg, en het duurt tot halverwege de week voordat het weer loopt. De reden is simpel: iedereen die in jouw vakantie aan de beurt was, is opgeschoven. Ze komen wel, maar een week of twee later dan normaal, en die verschuiving werkt nog maanden door in je ritme.

De oplossing zit niet in korter op vakantie gaan. Die zit in de twee weken vóór je vertrek, want dan zit je agenda toch al vol met mensen die er nog even in willen.

Blokkeren, en wanneer

Zet je vakantie in je agenda op het moment dat je de data weet. Niet als het bijna zover is.

De reden is dat klanten in dit vak ver vooruit boeken. Wie om de zes weken komt, maakt haar volgende afspraak vaak direct na haar bezoek. Staat jouw vakantieweek dan nog open, dan boekt ze er dwars doorheen, en zit jij twee maanden later een afspraak af te zeggen die zij keurig op tijd had gemaakt. Dat is precies het soort gedoe dat je met één handeling voorkomt.

Doe hetzelfde in januari voor de rest van het jaar. Feestdagen zijn voorspelbaar en juist daarom de dagen waarop het misgaat, omdat niemand eraan dacht. Een uurtje aan het begin van het jaar is twaalf losse correcties minder.

In Avana blokkeer je een periode in je agenda, waarna die dagen simpelweg niet meer boekbaar zijn op je pagina. Klanten zien geen tijden die er niet zijn, dus er komt ook geen aanvraag binnen die je moet afwijzen. Losse vrije dagen en een middag eerder stoppen werken op dezelfde manier.

Wat je klanten laat weten

Je hoeft niet iedereen te mailen. Wel de mensen die in die periode aan de beurt zouden zijn geweest.

Een kort bericht, twee tot drie weken vooraf, werkt het beste:

"Van 20 juli tot 4 augustus ben ik dicht. Wil je er daarvoor nog in, of zal ik je alvast inplannen voor de week erna? Beide zit al aardig vol."

Waarom dit werkt: je geeft twee opties in plaats van een mededeling, en je noemt dat het vol loopt zonder te overdrijven. Mensen die anders zouden doorschuiven, boeken nu.

Zet de periode ook op je boekingspagina en op je Instagram, maar reken daar niet op. Het bericht aan de mensen die het betreft is wat de boekingen oplevert.

De week erna vullen

Dit is het hele punt van dit artikel, dus het is de moeite waard om er iets aan te doen.

De laatste twee weken voor je vakantie zijn je drukste van het kwartaal. Iedereen wil er nog even in. Dat is dus ook de periode waarin de meeste mensen bij je in de stoel zitten, en daarmee het beste moment om ze hun volgende afspraak te laten maken.

Vraag het bij het afrekenen, en maak het concreet:

"Ik ben er twee weken niet. Zal ik je meteen inplannen voor de week dat ik terug ben? Dan zit je in je gewone ritme."

Dat laatste zinnetje doet het werk. Je vraagt niet of ze nog eens langskomt, je biedt aan om haar ritme intact te houden. Voor iemand die elke zes weken komt is dat gewoon logisch.

Doe dit twee weken lang bij iedereen en je terugkomweek zit vol voordat je vertrekt. Het kost je geen minuut extra, want je staat er toch al mee af te rekenen. Hoe je datzelfde principe de rest van het jaar toepast staat in klanten laten herboeken.

Helemaal dicht of half open

Voor een solosalon is helemaal dicht bijna altijd rustiger. Half open klinkt als een compromis, maar in de praktijk betekent het dat je op je vakantieadres je telefoon in de gaten houdt en op een terras zit te schuiven met een afspraak. Dan ben je niet echt weg.

Werk je met een team, dan is gedeeltelijk open logisch. Let dan wel op één ding dat vaak misgaat: zorg dat je boekingspagina alleen de behandelingen aanbiedt die je aanwezige collega's ook echt uitvoeren. Anders boekt iemand een behandeling bij jouw naam terwijl jij in Spanje zit, en is het alsnog jouw probleem.

De dagen die geen vakantie zijn

Vakantie is de makkelijke. Het zijn de losse dagen die in de praktijk voor scheve situaties zorgen.

Een tandartsafspraak op woensdagochtend, een schoolvoorstelling, een leverancier die langskomt. Die blokkeer je in het moment, of je vergeet het en dan staat er ineens iemand. Bij een salon aan huis komt daar nog iets bij: je wilt niet dat er een boeking binnenkomt op een avond dat je gewoon vrij wilt zijn, en dat merk je pas als het al is gebeurd.

De beste gewoonte die je jezelf kunt aanleren is je week vooruit blokkeren op vaste momenten. Zondagavond vijf minuten kijken wat er die week niet kan, en dat meteen dichtzetten. Dat is minder werk dan het achteraf oplossen, en het scheelt het gevoel dat je agenda over jou beslist in plaats van andersom.

Wat daarbij helpt is dat klanten buiten je openingstijden gewoon kunnen boeken zonder dat jij iets hoeft te doen. Dat staat uitgewerkt in boeken buiten openingstijden.

Als je terugkomt

Ga niet op je eerste ochtend je hele mailbox en al je berichten inhalen terwijl er een klant zit te wachten. Zet je eerste dag bewust een paar plekken later open, of houd je eerste ochtend leeg.

Wat je in Avana terugziet is wat er tijdens je afwezigheid gewoon is doorgegaan: boekingen die klanten zelf hebben gemaakt voor de periode na je vakantie. Dat is het verschil met werken via appjes, want daar staat alles stil zodra jij niet reageert, en komt het allemaal tegelijk op je eerste werkdag terecht. Wat Avana kost staat op de prijzenpagina.

De volgorde die werkt

Blokkeer je vakantie zodra je de data weet, en zet je feestdagen in januari in één keer voor het hele jaar erin. Stuur twee tot drie weken vooraf een bericht aan de klanten die in die periode aan de beurt zijn, met twee opties erin.

En vraag de laatste twee weken aan iedereen die afrekent of je haar meteen mag inplannen voor de week dat je terug bent. Die ene vraag is het verschil tussen twee weken omzet missen en drie.