Afspraken buiten openingstijden aannemen: zo mis je geen klant meer

Afspraken buiten openingstijden aannemen doe je het makkelijkst met een eigen boekingspagina waar klanten zelf boeken, ook als je dicht bent. Je hoeft de telefoon niet op te nemen en geen avondappjes te beantwoorden: de afspraak komt automatisch in je agenda en de klant krijgt meteen een bevestiging. Want de meeste mensen denken pas aan een afspraak op het moment dat het hun uitkomt, en dat is vaak juist als jouw salon gesloten is.

In deze blog lees je waarom je veel klanten misloopt zonder online boeken, hoe je afspraken buiten openingstijden aanneemt zonder altijd bereikbaar te zijn, en welke stappen je vandaag nog kunt zetten. Een aparte uitleg over dit onderwerp vind je ook op de pagina afspraken buiten openingstijden.

Waarom je buiten openingstijden de meeste klanten misloopt

Denk eens na over wanneer mensen aan een afspraak denken. Niet om half drie op een dinsdagmiddag, als jij toevallig bij de telefoon zit. Maar 's avonds op de bank, in het weekend, of in de pauze op werk. Precies de momenten waarop je salon gesloten is en je niet opneemt. Wie alleen telefonisch te boeken is, mist al die klanten, zonder het te merken.

Het vervelende is dat je dit verlies nooit ziet. Een klant die om elf uur 's avonds wil boeken en alleen een voicemail krijgt, belt vaak niet terug. Hij is het de volgende ochtend vergeten, of heeft inmiddels ergens anders geboekt waar het wel meteen kon. Die gemiste afspraken staan nergens in je agenda, dus je weet niet eens dat ze er waren. Het lek zit precies in de uren dat je dicht bent.

De drempel van bellen is hoger dan je denkt

Veel mensen bellen niet graag. Ze moeten wachten tot je open bent, hopen dat je opneemt en dan ter plekke een tijd kiezen terwijl ze je agenda niet zien. Voor jongere klanten is bellen helemaal een drempel. Ze appen of boeken liever zelf, op hun eigen moment. Een salon die alleen telefonisch boekt, sluit die hele groep ongemerkt buiten.

Stap 1: laat klanten zelf boeken op elk moment

De oplossing is een online boekingspagina die dag en nacht bereikbaar is. Een klant die om elf uur 's avonds aan een afspraak denkt, opent je link, ziet wanneer je vrij bent en boekt meteen een plek. Jij slaapt of staat op de vloer, en toch staat de afspraak de volgende ochtend gewoon in je agenda.

Het belangrijke is dat klanten zelf het werk doen. Als je klanten zelf laat boeken, boeken ze rechtstreeks in jouw beschikbare tijden. Je hoeft niet terug te bellen, geen appjes na te lopen en geen avonduren te besteden aan plannen. De boeking is in een paar tikken rond, op het moment dat het de klant uitkomt.

Jij bepaalt wanneer er geboekt mag worden

Buiten openingstijden boeken betekent niet dat je buiten openingstijden hoeft te werken. Je stelt zelf in welke tijden klanten kunnen kiezen en hoe ver vooruit ze mogen boeken. Een klant kan dus om middernacht een afspraak maken, maar alleen op een moment dat binnen jouw werktijden valt. Zo houd je volledige grip op je agenda, terwijl klanten de vrijheid hebben om te boeken wanneer ze willen.

Stap 2: vang de avond- en weekendmomenten bewust op

Nu klanten op elk moment kunnen boeken, kun je daar slim op inspelen. De avonduren en het weekend zijn goud waard, want dan zijn mensen ontspannen en denken ze na over hun verzorging. Zorg dat je boekingslink op die momenten makkelijk te vinden is.

Zet de link in je Instagram-bio en verwijs er in je stories naar, juist 's avonds als veel mensen scrollen. Plaats hem op je Google-profiel, zodat iemand die je in het weekend opzoekt direct kan boeken. Hoe makkelijker je vindbaar en boekbaar bent op de momenten dat klanten eraan denken, hoe meer afspraken je binnenhaalt zonder er zelf bij te zijn.

Stille uren bewust in de etalage zetten

Boeken buiten openingstijden helpt ook om je rustige uren te vullen. Heb je vaste momenten die vaak leeg blijven, zet die dan extra in de aandacht in je avondberichten. Een klant die 's avonds boekt, kiest makkelijk een ochtend die jij anders moeilijk vol kreeg. Zo verschuif je behandelingen naar de plekken waar je ze het hardst nodig hebt.

Stap 3: houd de boekingen betrouwbaar

Een afspraak die om elf uur 's avonds binnenkomt, moet net zo betrouwbaar zijn als een afspraak die je zelf hebt ingepland. Daarom koppel je je boekingspagina aan een paar maatregelen die no-shows terugdringen.

Zet automatische SMS-herinneringen aan, zodat een klant die laat boekt zijn afspraak niet vergeet. Stel een duidelijk annuleringsbeleid in, zodat klanten weten waar ze aan toe zijn en op tijd afzeggen als het niet lukt. En zegt er iemand af, dan vult een wachtlijst die plek automatisch op met iemand die graag eerder wil. Zo zijn de afspraken die buiten openingstijden binnenkomen even betrouwbaar als al je andere boekingen.

Veelgemaakte zorgen over boeken buiten openingstijden

Saloneigenaren die hieraan beginnen, hebben vaak een paar zorgen. De eerste is dat ze de controle verliezen over hun agenda. Dat is begrijpelijk, maar onterecht. Je bepaalt zelf welke tijden klanten kunnen kiezen, hoeveel afspraken er per dag in passen en hoe ver vooruit ze mogen boeken. Klanten boeken op elk uur van de dag, maar altijd binnen de grenzen die jij hebt gesteld. Je houdt dus juist meer grip, omdat alles netjes in je agenda terechtkomt.

Een tweede zorg is dat klanten zomaar van alles boeken. In de praktijk valt dat mee, mits je je diensten en duur goed hebt ingesteld. Een klant kiest een behandeling, ziet de bijbehorende tijd en boekt een passende plek. Er kan niets dubbel of door elkaar geboekt worden, omdat het systeem rekening houdt met wat er al staat.

Een derde zorg gaat over no-shows bij late boekingen. Iemand die om middernacht boekt, zou het de volgende dag kunnen vergeten. Daarom koppel je je late boekingen aan herinneringen en een annuleringsbeleid. Zo zijn ze net zo betrouwbaar als de afspraken die je zelf maakt.

De stille uren juist 's avonds vullen

Een laatste tip: gebruik de avond bewust om je rustige uren te vullen. Mensen die 's avonds scrollen en boeken, kiezen makkelijk een ochtend of een vroeg moment dat jij anders moeilijk vol kreeg. Door je boekingslink juist op die momenten zichtbaar te maken, verschuif je behandelingen naar de plekken in je week waar je ze het hardst nodig hebt.

Hoe Avana je salon dag en nacht boekbaar maakt

Avana is gebouwd om dit voor je te regelen. Je krijgt een eigen boekingspagina die altijd open is, waar klanten op elk moment van de dag zelf een afspraak maken binnen de tijden die jij hebt ingesteld. De boeking komt automatisch in je agenda, de klant krijgt een bevestiging en later een herinnering. Daarnaast stel je een eigen annuleringsbeleid in en vult een wachtlijst vrijgekomen plekken op.

Het mooie is dat dit allemaal op de achtergrond doorloopt, ook als je dicht bent. Een klant boekt 's avonds, krijgt automatisch bericht en verschijnt netjes in je agenda. Jij hoeft je telefoon niet meer op te nemen buiten je werktijden. Avana werkt met een vaste prijs vanaf 15,99 euro per maand, zonder commissie op je boekingen en maandelijks opzegbaar. Je betaalt dus niet meer naarmate je meer afspraken binnenhaalt.

Wil je zien hoe dit voor jouw salon werkt? Bekijk hoe het werkt of vergelijk de mogelijkheden op de prijzen-pagina.

Zo pak je het deze week aan

Begin met het opzetten van je boekingspagina en het instellen van je werktijden, zodat klanten alleen op de momenten kunnen boeken die jou uitkomen. Zet de boekingslink daarna op je belangrijkste kanalen, met extra aandacht voor de avond- en weekendmomenten waarop mensen aan een afspraak denken. Activeer tot slot je herinneringen en je annuleringsbeleid, zodat de afspraken die buiten openingstijden binnenkomen ook echt doorgaan.

Het doel is niet om altijd bereikbaar te zijn, maar om altijd boekbaar te zijn. Een salon die afspraken buiten openingstijden aanneemt, vangt klanten op die anders ongemerkt verloren waren gegaan, zonder er zelf een avond voor op te offeren.

Meer ideeën om je agenda gevuld te houden vind je in onze blog over een vollere agenda in rustige maanden. En wil je verder lezen over een strakke planning zonder no-shows? Kijk dan in de categorie no-shows en agenda.