Uitbreiden van mat naar reformerstudio: acht valkuilen en wat je in plaats daarvan doet

Uitbreiden van mat naar reformerstudio staat of valt met acht beslissingen die je neemt voordat de eerste reformer binnen is. De valkuilen erachter: te veel toestellen ineens, een ongeschikte vloer of ruimte, docenten zonder reformeropleiding, vergeten matleden, één prijs voor beide lessen, een botsend rooster, lessenkaarten die niet kloppen en een verzekering die niet is aangepast.

De meeste studio's die uitbreiden, rekenen de toestellen tot op de euro uit. Wat er daarna misgaat, staat zelden in die begroting: een zaal waar de buren onder je last krijgen van de slede, vaste matleden die opeens om 21.00 uur les hebben, of een tienrittenkaart die in de reformerles maar vijf lessen waard blijkt. Geen van die dingen staat in een begroting, en toch kosten ze je leden en avonden aan uitleggen.

Wat reformers kosten en hoeveel er in een zaal passen, staat in reformers kopen voor je studio. Of de stap überhaupt bij je past, lees je in reformerstudio of matpilates. Dit artikel gaat over wat er na dat besluit misgaat.

Ruimte en toestellen

Valkuil 1: te veel reformers in één keer

Een matstudio met een volle zaal leidt daaruit snel af dat er ook acht of tien reformers vol zullen lopen. Dat is een sprong. Je matleden kennen de reformer nog niet, een deel komt juist voor de lage prijs van een matles en een deel wil helemaal niet op een toestel. De vraag naar reformerlessen moet zich bij jou nog opbouwen.

Wat je wél doet: begin met het aantal toestellen dat je in je eerste maanden zeker vol krijgt, ook als de zaal er meer kan hebben. Laat ruimte vrij op de plek waar later extra toestellen komen. Koop bij als je reformerlessen zes tot acht weken achter elkaar vol zitten met een wachtlijst. Een reformer bijkopen gaat in een paar weken; een toestel dat half leeg staat, betaal je elke maand.

Valkuil 2: de ruimte, de vloer en het plafond

Een zaal die perfect is voor matten, is niet vanzelf geschikt voor reformers. Drie punten worden vaak pas gezien als de toestellen al besteld zijn.

• De vloer. Reformers zijn zwaar en staan altijd op dezelfde plek. Zit je op een verdieping, vraag dan bij de leverancier het gewicht per toestel op en laat de verhuurder bevestigen dat de vloer dat draagt. Een vloer die niet vlak is, maakt een toestel wankel.
• Geluid. Veren, de slede die terugloopt en een springplank geven ander geluid dan een matles. Zitten er buren onder of naast je, test het dan met één toestel voordat je er zes neerzet.
• Het plafond en de muren. Wil je later een tower of iets aan de muur bevestigen, kijk dan nu of de hoogte en de muur dat toelaten. Achteraf verbouwen in een gehuurde ruimte kost toestemming en tijd.

Wat je wél doet: loop de ruimte door met één toestel of een proefopstelling van tape op de vloer, inclusief looppaden en de plek van de docent. Vraag de verhuurder vooraf schriftelijk om akkoord, en kijk in je huurcontract of de bestemming van het pand sport toestaat. Dat laatste is de stap die je achteraf het moeilijkst repareert, zoals beschreven in regels, aansprakelijkheid en verzekering voor je studio.

Je docenten en je bestaande leden

Valkuil 3: geen reformeropleiding

Een goede matdocent is niet automatisch klaar voor de reformer. Je werkt met veren, een bewegende slede en een toestel waar iemand op en af stapt. Dat vraagt andere aanwijzingen, andere veiligheidsregels en een andere opbouw van een les. Wie dat leert in de eerste weken met betalende leden, maakt die weken voor iedereen ongemakkelijk.

Wat je wél doet: plan de reformeropleiding voor jezelf en je docenten ruim voor de opening, en laat elke docent een paar proeflessen geven aan vrienden of vaste leden die gratis meedoen. Vraag ook aan je verzekeraar of je beroepsaansprakelijkheid de reformerlessen dekt met de opleiding die je docenten hebben. Werk je met freelance docenten, controleer dan of hun eigen verzekering de reformer ook dekt.

Valkuil 4: je matleden vergeten

Bij een uitbreiding gaat alle aandacht naar de nieuwe zaal. Ondertussen schuiven matlessen naar slechtere uren omdat de reformers de avond krijgen, en de mensen die je studio groot hebben gemaakt, lezen het nieuws op Instagram. Een deel van je matleden haakt af, ook wie nooit op een reformer wilde.

Wat je wél doet: vertel je matleden het nieuws als eersten, met een bericht of een avond in de studio. Beloof wat er met hun lessen gebeurt, en houd je daaraan. Geef vaste matleden een eigen kennismaking met de reformer, bijvoorbeeld een korting op hun eerste reformerkaart. In Avana, het rooster en boekingssysteem voor studio's, maak je daar een kortingscode voor met een einddatum of een maximum aantal keer (Studio Plus en Max), die je alleen aan je bestaande leden stuurt.

Een bericht dat je kunt overnemen:

Vanaf 1 januari staan er zes reformers in de achterzaal. Je matlessen blijven op hun vaste tijd, de dinsdag- en donderdagavond houden we voor de mat. Wil je de reformer proberen? Met de code MATLID krijg je tot 31 januari 20% korting op je eerste reformerkaart.

Prijs, rooster en kaarten

Valkuil 5: één prijs voor mat en reformer

Een reformerles kost je meer per plek dan een matles: minder leden per les, dure toestellen, meer onderhoud. Wie dezelfde prijs vraagt, maakt de reformerles te goedkoop of de matles te duur. Allebei kost het je leden of marge.

Wat je wél doet: geef elke les een eigen prijs die past bij wat hij kost. Hoe je de prijs van een reformerles uit je kosten en je bezetting opbouwt, staat in wat vraag je voor een reformerles. Wil je toch één lessenkaart houden, laat de reformerles dan meer lessen van de kaart kosten. Je kiest dan per les hoeveel lessen er van een lessenkaart afgaan, van 0 tot 10: een matles één, een reformerles bijvoorbeeld twee.

In Avana staan de mat- en reformerlessen daarvoor als aparte lessen in één rooster, elk met een eigen aantal plekken, een eigen prijs en een eigen aantal lessen per kaart, zodat leden in één oogopslag zien wat waar staat. Alles over het rooster voor een studio met reformers vind je bij software voor reformerstudio's.

Valkuil 6: een rooster dat botst

Zolang je één zaal had, kon er niets botsen. Met twee zalen, of met reformers en matten in dezelfde ruimte, wordt het rooster een puzzel. Een reformer staat vast, dus een matles in de reformerzaal gaat meestal niet. Een docent die om 19.00 uur mat geeft in zaal 1, kan niet tegelijk om 19.00 uur reformer geven in zaal 2.

Wat je wél doet: leg vooraf vast welke les in welke zaal hoort, en houd tussen twee lessen in dezelfde zaal een kwartier om leden te laten wisselen en toestellen schoon te maken. In Avana leg je je zalen vast in Instellingen › Zalen en plekken, met per zaal wat er staat: Reformer, Mat of iets anders. Bij elke les kies je de zaal. Twee lessen tegelijk in dezelfde zaal kan niet: bij opslaan zie je welke les er al staat. Een les krijgt ook nooit meer plekken dan de zaal heeft. Zalen zitten in Studio Plus (€39,99 per maand) en Studio Max (€69,99 per maand), allebei inclusief btw.

Wil je dat leden hun eigen reformer kiezen, bijvoorbeeld de plek bij het raam, dan zet je in Studio Max per les een plattegrond aan. Je sleept de toestellen zoals ze in de zaal staan en ze heten standaard Reformer 1, 2, 3. Twee leden kunnen nooit dezelfde reformer krijgen.

Valkuil 7: lessenkaarten die niet meer kloppen

Dit is de valkuil die de meeste mails oplevert. Een lid heeft een tienrittenkaart voor de mat gekocht, ziet de nieuwe reformerlessen en boekt er een. Kost die les twee lessen van de kaart, dan voelt dat als een prijsverhoging achteraf. Kost hij er één, dan verkoop je reformerlessen voor de matprijs.

Wat je wél doet: beslis vooraf wat een bestaande kaart waard is in een reformerles, en zet dat in je aankondiging, met de datum waarop het ingaat. Een eerlijke regel: kaarten die voor die datum gekocht zijn, gebruik je zoals ze verkocht zijn voor matlessen, en voor reformerlessen geldt de nieuwe verhouding. Noem het verschil ook bij het boeken. Hoe je de verhouding tussen kaart, abonnement en losse les kiest, staat in lessenkaart, abonnement of losse les.

Valkuil 8: een verzekering die niet mee is gegroeid

Je verzekering is afgesloten voor een matstudio. Met reformers komen er dure spullen bij en verandert wat er in je lessen kan gebeuren. Een lid dat van een slede glijdt, of een veer die losschiet, is een ander risico dan een verkeerd uitgevoerde oefening op de mat.

Wat je wél doet: bel je verzekeraar voordat de toestellen geleverd worden. Laat de toestellen meeverzekeren als inventaris, en vraag of je bedrijfsaansprakelijkheid en je beroepsaansprakelijkheid de reformerlessen dekken. Geef precies op wat je gaat doen, ook als je een paar lessen per week door een freelancer laat geven. Zet daarnaast een korte intake klaar voor nieuwe reformerleden, met vragen over blessures en zwangerschap. Een volledig overzicht staat in regels, aansprakelijkheid en verzekering voor je studio.

Hetzelfde plan, na de acht valkuilen

Bij een matstudio met twee zalen, 18 matlessen per week en een vaste groep die vooral op de avond komt, luidt het eerste plan voor de kleine zaal: acht reformers, de vier drukste avondlessen naar de reformerzaal en één tienrittenkaart voor alles. Na de valkuilen worden het vijf reformers, met ruimte voor drie extra. De matlessen op de avond blijven waar ze zijn; de reformer krijgt de vroege ochtend, de lunch en twee avonden om 20.15 uur. Een reformerles kost twee lessen van de kaart en wie nog een matkaart heeft, hoort dat een maand vooraf. Vaste matleden krijgen een maand lang 20% korting op hun eerste reformerkaart, en de verzekeraar krijgt een maand voor de levering een mail. Met deze aannames verliest de studio geen matleden aan een verschoven rooster en groeien de reformerlessen op de uren die er nog over waren. Na drie maanden laat de wachtlijst van de avondlessen zien of de zesde, zevende en achtste reformer erbij kunnen.

Afvinken voordat de reformers geleverd worden

Loop deze acht regels na. Staat er bij elke valkuil een beslissing die je kunt opschrijven, dan ben je klaar voor de levering.

Wil je je mat- en reformerlessen in één rooster zien, met zalen en een eigen aantal lessen per kaart? Zet je nieuwe rooster eerst 7 dagen gratis in Avana klaar, zonder dat je nu iets betaalt en met een abonnement dat je elke maand kunt opzeggen. Komen je leden uit een ander systeem, dan krijg je gratis hulp bij het overstappen. Alles voor een studio met reformers staat bij software voor reformerstudio's.