Een voorschot vragen in je salon: hoeveel, wanneer en hoe

Zaterdag, tien uur. Je hebt twee uur vrijgehouden voor een nieuwe gelset met nail art, het materiaal ligt klaar, en om kwart over tien heb je nog niemand gezien. Geen bericht, geen telefoon. Wie aan huis of alleen werkt, kent dat gevoel. Die twee uur komen niet terug.

Een voorschot lost dat niet volledig op, maar het verandert wel hoe mensen naar hun afspraak kijken. Wie al iets betaald heeft, vergeet minder snel, verzet eerder op tijd en komt vaker gewoon opdagen. In dit artikel lees je hoe je een voorschot opzet dat eerlijk is voor je klant en dat jou echt beschermt.

Wat een voorschot precies is

Een voorschot is een deel van de prijs dat je klant vooraf betaalt. Bij het afrekenen gaat het van het totaal af. Het is dus geen extra kost en geen boete: wie komt, betaalt niets meer dan de gewone prijs.

Het verschil met gewoon "vooraf betalen" is dat je klant niet de hele behandeling voorschiet. Dat maakt de drempel lager. Iemand die twijfelt tussen twee salons, haakt minder snel af op een voorschot van een paar tientjes dan op een volledige betaling van een nieuwe set.

Bij welke afspraken het loont

Een voorschot op elke afspraak voelt voor vaste klanten al snel als wantrouwen. Kies daarom gericht. Het loont het meest bij:

• lange behandelingen, zoals een nieuwe set wimpers, een volledige gelset of een gezichtsbehandeling van anderhalf uur
• dure behandelingen, waar een lege plek je het meeste kost
• nieuwe klanten, die je nog niet kent en die nog geen band met je zaak hebben
• drukke momenten, zoals zaterdag of de weken voor de feestdagen, waar een vrijgekomen plek moeilijk opnieuw te vullen is

Een korte opvulbeurt bij een klant die al twee jaar komt, kan je gerust zonder voorschot laten. Dat is geen inconsequentie, dat is je klanten kennen.

Een vast bedrag of een percentage

Er zijn twee manieren om het bedrag te bepalen. Welke beter past, hangt af van hoe ver je prijzen uit elkaar liggen.

De bedragen in de tabel zijn een rekenvoorbeeld, geen richtprijs. Zie je dat een vast bedrag bij je duurste behandeling bijna niets voorstelt, dan is een percentage eerlijker voor jou. Zie je dat een percentage bij je kortste behandeling op een paar euro uitkomt, dan houd je die behandeling misschien beter buiten het voorschot.

Een handige toets: zou je het bedrag zelf vervelend vinden om kwijt te zijn als je zonder bericht wegblijft? Dan doet het zijn werk. Zou je er niet over nadenken om te boeken? Dan is het niet te hoog.

Je voorwaarden: wat je klant vooraf moet zien

Een voorschot werkt alleen als je klant vóór het betalen weet waar die aan toe is. Schrijf het daarom kort en concreet op, en zet het waar je klant het ziet: bij het boeken, in je bevestiging en in je herinnering.

Drie dingen horen erin:

1. Hoeveel het voorschot is, en dat het van de prijs afgaat.
2. Tot wanneer je kosteloos kan verzetten of afzeggen, bijvoorbeeld tot 24 uur vooraf.
3. Wat er gebeurt na die termijn of als iemand niet komt: of het voorschot dan bij jou blijft.

Vermijd vage woorden als "in principe" of "naar beoordeling". Wie later een discussie wil, begint juist daar. Een kant-en-klare tekst om van te vertrekken vind je in een annuleringsbeleid voor je salon.

Nog een punt over de wet. Een afspraak die online geboekt wordt, is een overeenkomst op afstand. De FOD Economie schrijft dat er bij zulke overeenkomsten een herroepingsrecht van 14 dagen geldt, met uitzonderingen, onder meer voor vrijetijdsbesteding met een vaste uitvoeringsdatum. Of en hoe dat op jouw behandelingen van toepassing is, staat daar niet zwart op wit. Laat je voorwaarden daarom eenmaal nakijken door je boekhouder of een jurist, zeker als je met hoge voorschotten werkt.

Laatst gecontroleerd op 14 oktober 2026 bij de FOD Economie over het herroepingsrecht.

Hoe je het zegt tegen klanten die al jaren komen

Een nieuwe regel aankondigen voelt soms ongemakkelijk. Dat hoeft niet. Leg uit waarom: je werkt alleen, een lege plek kan je niet opvangen, en zo blijft er meer ruimte voor wie wel komt. De meeste vaste klanten begrijpen dat meteen, zeker als het voorschot voor hen niet geldt.

Kies je ervoor om alleen nieuwe klanten een voorschot te laten betalen, zeg dat dan ook. "Bij je eerste afspraak vraag ik een voorschot, daarna niet meer" leest als een welkomstregel, niet als een strafmaatregel.

Zo zet je een voorschot op in Avana

Avana is een boekingssysteem voor salons in België en Nederland. Voor dit onderwerp doet het één ding heel concreet: je klant betaalt het voorschot online op het moment van boeken, en het restbedrag reken je af in de salon. Je hoeft geen betaalverzoek te sturen en niet na te gaan wie al betaald heeft.

Je regelt het bij Betalingen, onder de vraag wanneer je klant betaalt:

• Vast bedrag of deel van de prijs. Je kiest een vast bedrag of een percentage. Een voorbeeld eronder toont meteen wat je klant online betaalt en wat er in de salon overblijft.
• Per behandeling aan of uit. Bij een korte behandeling zet je het voorschot uit, dan rekent je klant die gewoon in de salon af.
• Iedereen of alleen nieuwe klanten. Wie al eens een afspraak had die doorging, betaalt dan in de salon. Wie niet kwam of afzegde, betaalt de volgende keer weer vooruit.
• Betalen met Bancontact. Een klant van een Belgische salon betaalt met Bancontact, iDEAL of een betaalkaart. Meer over hoe dat loopt, ook in de salon zelf, lees je in Bancontact en Payconiq bij online boeken.

Moet je een afspraak afzeggen, dan vraagt Avana wie er afzegt. Kies je de salon, dan gaat het voorschot automatisch terug, zonder de servicekosten. Kies je de klant, bijvoorbeeld omdat er pas een uur vooraf gebeld werd, dan blijft het voorschot bij jou. Zegt je klant zelf online af, dan gaat er niets automatisch terug. Wil je toch terugbetalen, dan doe je dat met één knop in de afspraak. Komt iemand niet opdagen, dan blijft het voorschot staan.

Tot wanneer je klant zelf online mag afzeggen, stel je apart in. Zo sluit wat je klant in je voorwaarden leest aan op wat het systeem doet. Hoe dat er voor een schoonheidssalon uitziet, zie je op een boekingssysteem voor schoonheidssalons in België.

Een voorschot is één maatregel, geen hele aanpak

Het voorschot vangt wie wegblijft. Herinneringen vangen wie het gewoon vergeet, en dat is de grootste groep. Een vrijgekomen plek die meteen weer online staat, vangt de rest. Hoe je die drie samen inzet, lees je in no-shows voorkomen in je Belgische salon.

Samengevat

Vraag een voorschot waar een lege plek je het meest kost: lange en dure behandelingen, nieuwe klanten en drukke dagen. Kies een vast bedrag als je prijzen dicht bij elkaar liggen en een percentage als ze ver uiteenlopen. Zet je voorwaarden kort en duidelijk op de plek waar je klant betaalt, en laat ze eenmaal nakijken. Dan is een voorschot geen discussiepunt meer, maar gewoon hoe boeken bij jou werkt.