Gek van de DM's? Zo haal je je afspraken uit je Instagram-inbox

Afspraken haal je uit je DM's met één pagina met prijzen en vrije tijden, die link op vijf plekken, en één opgeslagen antwoord per vast bericht. Elke DM kan dan ergens naartoe, en de meeste komen niet meer. Je Instagram blijft je etalage. Alleen je inbox stopt met agenda zijn.

Waarom je inbox vol blijft lopen

Instagram is voor de meeste salons de plek waar een nieuwe klant je werk ziet. En de DM-knop staat er pal naast. Dus vraagt iemand die je nagels of je balayage mooi vindt meteen: heb je zaterdag nog plek? Logisch. Alleen is dat zelden één bericht.

Het gesprek gaat zo. 'Heb je zaterdag nog plek?' Jij, tussen twee klanten door: 'Zaterdag zit vol, donderdag kan nog.' Twee uur later: 'Hoe laat donderdag?' 'Om 11.00 of om 15.30.' De volgende ochtend: '15.30 dan, wat kost een BIAB-set?' En dan moet je het nog in je agenda zetten, met een naam en een nummer die je uit het gesprek moet vissen. Zes tot tien berichten, verspreid over anderhalve dag, voor één afspraak.

Vermenigvuldig dat met twintig aanvragen per week en je snapt waarom je 's avonds op de bank nog zit te typen. En het is niet alleen je tijd. Iemand die na een uur geen antwoord heeft, boekt bij een ander of vergeet het. Hoeveel het je stilletjes kost, staat in stoppen met afspraken via WhatsApp; voor DM's is de rekensom precies dezelfde.

Drie soorten berichten, waarvan er maar één in je inbox hoort

Kijk een week lang wat er binnenkomt. Bijna alles valt in drie groepen.

1. Vragen die een pagina kan beantwoorden. Wat kost het, hoe lang duurt het, waar zit je, kan ik parkeren, doe je ook French.
2. Verzoeken die een agenda kan afhandelen. Boeken, verzetten, afzeggen, 'kan het een uur later'.
3. Echte gesprekken. Advies over een kleur, een vraag drie dagen na de behandeling, iemand die een foto stuurt van wat hij wil, een klacht.

Alleen de derde groep hoort bij jou persoonlijk. De eerste twee kun je uit je inbox halen zonder dat een klant er iets van merkt, behalve dat hij sneller antwoord krijgt.

Stap 1: zet alles wat ze vragen op één plek

De meeste DM's ontstaan omdat de informatie nergens staat. Zet daarom op je boekingspagina wat mensen anders vragen: elke behandeling met prijs en duur, je adres met een regel over parkeren, je huisregels, en je vrije tijden. Een pagina die dat allemaal laat zien, beantwoordt de helft van je inbox voordat hij is ontstaan.

Let op de duur. 'Wat kost een BIAB-set' is vaak eigenlijk 'hoe lang ben ik kwijt', en die vraag komt terug zolang de duur niet bij de prijs staat.

Stap 2: zet de link op de vijf plekken waar de vraag ontstaat

Een link in je bio is niet genoeg, want niemand leest je bio op het moment dat hij een vraag heeft. Zet hem waar de vraag ontstaat:

• In je bio, als eerste regel.
• Op de knop 'Boeken' die Instagram op een professioneel profiel toestaat.
• In een vaste highlight met de naam 'Boeken', met daarin één story die uitlegt hoe het werkt.
• In het afwezigheidsbericht van je inbox, zodat iemand die een DM stuurt meteen de link ziet.
• Als vast antwoord onder je posts, bij de foto's waar mensen naar de prijs vragen.

Hoe je elk van die plekken instelt, staat stap voor stap in klanten laten boeken via Instagram.

Stap 3: beantwoord elk vast bericht één keer

Wat er dan nog binnenkomt, is voorspelbaar. Instagram heeft daarvoor opgeslagen antwoorden: bij een professioneel account vind je ze onder Instellingen en Bedrijfstools. Je geeft elk antwoord een steekwoord, en in een gesprek kies je het met één tik. Drie voorbeelden:

plek – Alle vrije tijden staan hier: [link]. Kies wat jou uitkomt, dan staat het meteen vast en krijg je een bevestiging.

prijs – De prijzen en de duur per behandeling staan op [link]. Twijfel je welke bij je past, stuur dan een foto van je nagels nu, dan kijk ik mee.

verzetten – Geen probleem. Via de link in je bevestiging kun je afzeggen en meteen een nieuwe tijd kiezen. Lukt het niet, laat het me hier weten.

De acht berichten die vrijwel elke salon krijgt, met per bericht een antwoord dat je kunt overnemen, staan in de 8 DM's die elke salon krijgt.

Stap 4: kies twee DM-momenten per dag

Zolang je elke trilling beantwoordt, blijft je inbox de baas over je dag. Kies twee vaste momenten, bijvoorbeeld om half één en om zes uur, en zeg dat in je afwezigheidsbericht: 'Ik beantwoord berichten rond de middag en aan het eind van de dag. Wil je meteen een tijd vastleggen? Dat kan hier: [link].' Wie haast heeft, boekt zelf. Wie een echte vraag heeft, wacht die paar uur zonder moeite.

Wat je klanten ervan merken

Minder dan je denkt. Ze krijgen sneller antwoord, want de pagina antwoordt meteen en jij pas 's avonds. Ze zien alle vrije tijden in plaats van de twee die jij uit je hoofd noemt. En ze krijgen een bevestiging en een herinnering, wat in een DM-gesprek nooit gebeurde. Het gevoel van persoonlijk contact zit in de behandeling en in de DM's van de derde groep, en daar heb je juist meer tijd voor. Wie daar nog over twijfelt: waarom persoonlijk contact niet verdwijnt.

Hoe Avana je inbox leeg houdt

De boekingspagina van Avana beantwoordt de eerste twee groepen berichten vanzelf: elke behandeling staat erop met prijs en duur, je adres en huisregels staan erbij, en klanten zien je vrije tijden en boeken zonder account. Afzeggen kan via de link in hun bevestiging, en jij ziet dat meteen in je agenda. Zet die link in je bio, op je boekknop en in je afwezigheidsbericht, en het grootste deel van je DM's komt niet meer.

Voor de DM's die toch komen is er Avana Connect, een aanvulling van €9,99 per maand. Die leest het bericht, antwoordt binnen een paar seconden met jouw prijzen en tijden, kijkt in je agenda en laat de klant in het gesprek een vrije tijd kiezen. Het noemt nooit een prijs of een tijd die niet uit je eigen Avana komt, ook 's avonds en in het weekend niet. Eén extra afspraak per maand verdient het al terug.

De boekingspagina zit in elk pakket, vanaf €15,99 per maand; de eerste week is gratis en de pakketten staan op de prijzenpagina.

Deze week

Zet vandaag je prijzen en duur per behandeling op je pagina. Zet morgen de link op de vijf plekken. Sla overmorgen je drie vaste antwoorden op. Na twee weken open je je inbox en zie je vooral berichten van de derde groep. Dat zijn de DM's waar je Instagram voor was.