Je eerste medewerker aannemen in je salon

Een medewerker kost je fors meer dan het brutoloon dat je afspreekt. Bovenop dat bedrag komen premies, pensioen, vakantiegeld en de opbouw van vakantiedagen, en daarnaast betaal je door tijdens vakantie en ziekte. Als vuistregel is het bruto maandloon ongeveer twee derde van wat die persoon je werkelijk kost.

Dit artikel gaat over die rekensom, over wat de cao voor je invult, en over de vraag waar bijna elke salon mee worstelt: nemen we iemand in dienst of huren we een stoel uit.

Het moment waarop het nodig wordt

De meeste salons nemen te laat iemand aan, en het patroon is elke keer hetzelfde. Je agenda zit vol, je zegt mensen af, je werkt door in je pauzes en je administratie doe je 's avonds. Dat voelt als succes, dus je gaat door.

Wat je op dat moment niet ziet: elke klant die je afzegt komt niet terug met een klacht, die boekt gewoon ergens anders. Je verliest omzet die je nooit meetelt omdat je hem nooit hebt gezien.

Het signaal om naar te kijken is niet hoe druk je je voelt maar hoe vaak je nee zegt. Houd dat een maand bij. Kom je in de buurt van het aantal behandelingen dat een medewerker per week zou draaien, dan is het gesprek geen luxe meer.

Wat daarbij helpt is een wachtlijst, want dan wordt die vraag zichtbaar in plaats van dat hij in je hoofd blijft. In Avana schrijven klanten zich in voor een tijd die vol zit, en dat lijstje is precies het bewijs dat je nodig hebt om deze beslissing met cijfers te nemen.

Wat het echt kost

Reken dit uit voordat je een salaris toezegt, want het bedrag waar mensen mee beginnen is bijna altijd te laag ingeschat.

Bovenop het brutoloon komen:

• Werkgeverspremies voor de sociale verzekeringen.
• Pensioenpremie, als de cao die voorschrijft.
• Vakantiegeld, doorgaans 8 procent.
• Vakantiedagen, die je doorbetaalt terwijl er geen omzet tegenover staat.
• Doorbetaling bij ziekte, in Nederland tot twee jaar. Voor een kleine salon is dit het grootste risico, en de reden dat een verzuimverzekering het overwegen waard is.

Daarnaast zijn er kosten die geen loonkosten heten maar het wel zijn: scholing, een extra stoel of behandelplek, meer producten, en jouw eigen tijd aan inwerken en aansturen. Die laatste wordt structureel vergeten, terwijl je de eerste maanden zomaar een uur per dag kwijt bent.

Vraag je boekhouder om een berekening voor jouw situatie. Dat is een halfuur werk en het voorkomt dat je een salaris toezegt dat je pas in het derde kwartaal niet meer kunt dragen.

Hoeveel die persoon moet draaien

Dit is de som die de beslissing maakt.

Neem de totale loonkosten per maand, dus inclusief alles hierboven. Deel dat door je gemiddelde behandelprijs. Wat eruit komt is het aantal behandelingen per maand dat alleen de loonkosten dekt. Deel dat door vier en je hebt het aantal per week.

Zet dat naast een realistische werkweek. Kan iemand dat aantal halen met de ruimte die je hebt, en heb je genoeg klanten om die stoel gevuld te houden? Als het antwoord op één van beide nee is, kom je in de problemen.

In dit vak wordt vaak gerekend met ongeveer drie keer de loonkosten aan omzet voordat het echt uit kan, omdat er naast het loon ook een stoel, producten, huur en jouw begeleiding tegenover staan. Dat is een vuistregel en geen norm: reken het na met je eigen cijfers. Hoe je van omzet naar wat er overblijft rekent staat in wat verdien je met een eigen salon.

Komt de som net niet uit, kijk dan eerst naar je tarief voordat je de medewerker schrapt. Vaak is een prijsaanpassing het verschil, en dat staat in je prijzen verhogen zonder klanten te verliezen.

Wat de cao voor je invult

Kappersbedrijven vallen onder de cao voor het kappersbedrijf. Als die algemeen verbindend is verklaard, geldt hij ook voor jou als je nergens bij bent aangesloten.

Daarin staan loonschalen op basis van functie en ervaring, toeslagen, vakantiedagen en afspraken over scholing. Dat neemt je veel denkwerk uit handen, maar het betekent ook dat je niet vrij bent om zelf een lager loon af te spreken. Controleer bij de brancheorganisatie of de cao op dit moment van toepassing is, want dat wisselt per periode.

Werk je in een branche zonder algemeen verbindende cao, bijvoorbeeld een nagelstudio of een schoonheidssalon, dan bepaal je meer zelf. Je blijft dan wel gebonden aan het wettelijk minimumloon en aan de gewone arbeidsregels rond werktijden, vakantie en ontslag.

In dienst of een stoel verhuren

Dit is de afweging die in dit vak het vaakst verkeerd wordt gemaakt, en waar de Belastingdienst het scherpst op is.

In dienst nemen betekent zekerheid voor jou: die persoon werkt op jouw tijden, met jouw producten, aan jouw klanten, en jij bepaalt hoe het gaat. Daar staat tegenover dat je alle kosten en risico's draagt, inclusief doorbetaling bij ziekte.

Een stoel verhuren betekent dat een zelfstandige bij jou werkt tegen een vast bedrag of een percentage. Jij hebt vaste inkomsten en geen loonrisico. Maar dan moet die persoon ook echt zelfstandig zijn: eigen klanten, eigen tarieven, eigen materiaal, vrijheid in werktijden.

Waar het misgaat is de tussenvorm. Iemand inhuren als zzp'er die op jouw tijden werkt, jouw klanten behandelt en jouw prijzen rekent, is feitelijk een dienstverband met een ander etiket. Bij een controle kan dat leiden tot naheffingen over de hele periode, en die rekening komt bij jou. Kies dus bewust voor een van beide en richt het daar ook naar in.

Wat er in je agenda verandert

De administratieve kant is te regelen. Waar salons met een eerste medewerker praktisch tegenaan lopen is de planning.

Zolang je alleen werkt is je agenda je eigen hoofd. Met twee mensen moet ineens zichtbaar zijn wie wanneer werkt, welke behandelingen wie doet, en bij wie een klant terechtkomt. Klanten die gewend zijn aan jou willen bovendien vaak bij jou blijven, en dat moeten ze bij het boeken kunnen kiezen.

In Avana heeft elke medewerker eigen werktijden en eigen diensten, dus een klant ziet alleen de tijden van de persoon die haar behandeling ook echt doet. Kiest ze geen voorkeur, dan valt de boeking bij wie beschikbaar is. Je ziet beide agenda's naast elkaar, en per medewerker wat er gedraaid is, wat je meteen het getal geeft dat je in de rekensom hierboven nodig had.

Wat vaak wordt vergeten: je nieuwe medewerker heeft ook de behandelhistorie van klanten nodig, en die staat bij een solosalon meestal in je hoofd of in een schriftje. Dat is het moment om dat over te zetten, ook omdat een gedeeld schriftje met allergieën een probleem is onder de AVG. Meer daarover staat in klantgegevens en de AVG in je salon.

Avana rekent geen commissie over je omzet, dus de omzet die je nieuwe medewerker draait blijft volledig binnen. Wat een plan met meerdere medewerkers kost staat op de prijzenpagina.

De volgorde die werkt

Houd eerst een maand bij hoe vaak je nee zegt, want dat getal maakt de beslissing en niet je gevoel van drukte. Laat daarna je boekhouder de werkelijke loonkosten berekenen en zet die om naar het aantal behandelingen per week.

Kies dan bewust tussen een dienstverband en een huurstoel, en richt het ook zo in. De tussenvorm is de enige variant die je later geld kost zonder dat je er iets voor terugkrijgt.