Facturen maken voor je salon: wat er wettelijk op moet
Voor gewone klanten in je stoel hoef je meestal geen factuur te maken. Een kassabon of een betaalbevestiging is voor een particulier genoeg. Zodra je aan een bedrijf levert, ben je wél verplicht een factuur uit te reiken, en dan moeten er elf gegevens op staan die de Belastingdienst voorschrijft.
Dit artikel zet die elf op een rij, legt uit hoe je je nummering opzet zodat je er nooit meer naar hoeft te kijken, en waar de bewaarplicht in de praktijk misgaat.
Wanneer je een factuur moet sturen
Het onderscheid is wie je klant is.
Particulieren. Er is geen algemene factuurplicht. Iemand die bij je komt knippen en pint, hoeft geen factuur te krijgen. Een bonnetje of een bevestigingsmail is voldoende, en dat is ook wat vrijwel elke salon doet.
Bedrijven. Hier ben je wel verplicht. In een salon komt dat vaker voor dan je denkt: een bruidskapsel dat via een trouwbedrijf loopt, een fotoshoot waarvoor je visagie doet, een bedrijf dat een reeks cadeaubonnen afneemt voor personeel, of een collega die een stoel bij je huurt. In al die gevallen wil de ander de btw terugvragen, en dat kan alleen met een factuur die klopt.
Vraagt een particulier zelf om een factuur, bijvoorbeeld omdat de behandeling wordt vergoed, geef hem dan gewoon. Je bent niet verplicht, maar er is geen enkele reden om het te weigeren.
De elf verplichte gegevens
Dit is de volledige lijst zoals de Belastingdienst hem hanteert:
- Je volledige naam en die van je klant
- Je volledige adres en dat van je klant, dus geen postbus
- Je btw-identificatienummer, met NL ervoor
- Je KVK-nummer
- De datum waarop je de factuur uitreikt
- Een factuurnummer, opeenvolgend en uniek
- Een omschrijving van wat je hebt geleverd, met de hoeveelheid
- De datum waarop de behandeling of levering plaatsvond
- Het bedrag exclusief btw
- Het btw-tarief dat je toepast
- Het btw-bedrag
Laatst gecontroleerd augustus 2026 bij de Belastingdienst.
Twee dingen die salons hierbij standaard vergeten. Het adres van je klant hoort erop, ook als het een klein bedrijf is dat je goed kent. En de omschrijving moet duidelijk maken wát je hebt gedaan: "behandeling" is te vaag, "knippen en föhnen" is goed.
Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan breng je geen btw in rekening. Vermeld dat dan op je factuur, bijvoorbeeld met de regel "factuur is vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling", zodat je klant weet waarom er geen btw op staat. Wat die regeling verder inhoudt staat in btw voor je salon.
Je factuurnummering
De regel is kort: opeenvolgend, en elk nummer maar één keer.
Je mag zelf bepalen hoe de reeks eruitziet. Wat in de praktijk prettig werkt is het jaartal gevolgd door een oplopend nummer, dus 2026-001, 2026-002 en zo verder. Bij de jaarwisseling begin je opnieuw bij 001. Je ziet dan in één oogopslag uit welk jaar een factuur komt.
Waar het misgaat is bij een fout. Iemand maakt een factuur, ziet dat het bedrag niet klopt, gooit hem weg en maakt een nieuwe. Dan zit er een gat in je reeks, en dat valt bij een controle op. Wat je in plaats daarvan doet is een creditfactuur maken: een factuur met een negatief bedrag die naar het oorspronkelijke factuurnummer verwijst. Daarna maak je de goede. Je reeks blijft heel en het is zichtbaar wat er is gebeurd.
De bewaarplicht
Je bewaart facturen zeven jaar, en dat geldt zowel voor de facturen die je verstuurt als voor de inkoopfacturen waarmee je btw terugvraagt. Voor facturen die met onroerende zaken te maken hebben is het tien jaar.
Het detail dat mensen missen: je bewaart ze in de vorm waarin ze zijn ontstaan. Een factuur die je digitaal hebt gemaakt of digitaal hebt ontvangen, bewaar je digitaal. Een uitgeprinte versie in een map telt daar formeel niet voor.
Dat is voor een salon geen theoretisch punt. Je inkoopfacturen van je groothandel komen per mail, je huur staat in een pdf, en je betaalverwerker levert digitale overzichten. Als die alleen in je mailbox staan en je stapt over naar een ander mailadres, ben je ze kwijt. Zet er één map voor op in je cloudopslag, met per jaar een submap, en zet daar elke inkoopfactuur meteen in. Vijf seconden per factuur, en je hoeft nooit meer een avond te zoeken.
Laatst gecontroleerd augustus 2026 bij de Belastingdienst.
Bonnen en je omzetadministratie
Voor particuliere klanten volstaat een bon, maar dat betekent niet dat je omzet ergens los mag rondslingeren.
Wat de Belastingdienst wil kunnen zien is je volledige omzet, uitgesplitst per btw-tarief. Behandelingen en producten vallen allebei onder 21%, dus voor de meeste salons is dat één bedrag per periode. Maar het moet wel compleet zijn, en het moet aansluiten op wat er op je bankrekening staat.
Daar zit het echte risico voor een salon: contant geld. Elke contante betaling die niet wordt vastgelegd is een gat tussen je kas en je administratie, en dat gat is precies waar een controle naar kijkt. Leg contant net zo goed vast als pin, ook bij een klein bedrag. In Avana rond je een afspraak af met de betaalmethode erbij, dus een contante betaling staat er net zo goed in als een pinbetaling en telt gewoon mee in je overzicht.
Cadeaubonnen verdienen aparte aandacht, want die verkoop je op het ene moment en verzilvert de klant op het andere. Hoe je die boekt staat in cadeaubonnen verkopen in je salon.
Facturen zonder dat je ze maakt
De elf gegevens hierboven kloppen precies één keer: op het moment dat je ze intypt. Daarna verandert je adres, of je hebt een nieuw btw-nummer, of je vergeet een keer het KVK-nummer omdat je de factuur op je telefoon tussen twee klanten door maakt.
In Avana vul je je bedrijfsgegevens één keer in, waarna ze automatisch op elke factuur terechtkomen en je nummering vanzelf doorloopt. Een afspraak die is afgerekend wordt met één handeling een factuur, met de behandeling, de datum, het bedrag en de btw er al in. Rekent een klant later nog een product af, dan komt dat op dezelfde factuur en niet op een tweede.
Je facturen staan bij elkaar per periode, dus wanneer je je btw-aangifte doet of je boekhouder om de cijfers vraagt, is het een export in plaats van een avond zoeken. En omdat Avana geen commissie over je omzet rekent, is het bedrag op de factuur ook precies wat er bij jou binnenkomt. Wat een plan kost staat op de prijzenpagina.
De volgorde die werkt
Zet je bedrijfsgegevens één keer goed neer: naam, adres, KVK-nummer en btw-nummer met NL ervoor. Kies dan een nummerreeks en houd die vol, ook als er een factuur wordt ingetrokken. Maak daarna één map aan waarin elke inkoopfactuur digitaal terechtkomt.
Die drie dingen kosten je een halfuur aan het begin. Ze zijn het verschil tussen een kwartaalaangifte van tien minuten en een avond puzzelen met bonnetjes waarvan je er een paar niet meer terugvindt.
Veelgestelde vragen
Nee. Voor particuliere klanten bestaat er geen algemene factuurplicht: een kassabon of een betaalbevestiging volstaat. Zodra je aan een bedrijf levert, bijvoorbeeld een bruidsboeking die op de zaak gaat of een bedrijf dat cadeaubonnen afneemt, ben je wel verplicht een factuur uit te reiken die aan alle eisen voldoet. Vraagt een particulier er zelf om, geef hem dan gewoon.