Intakeformulier voor huidbehandelingen: wat je vraagt en hoe je het bewaart

Een klant boekt een chemische peeling. Wat je op dat moment nog niet weet: of er thuis een crème met retinol wordt gebruikt, of er vorige maand een laserbehandeling was, of er een zwangerschap is. Dat hoor je liever vóór de behandeling dan halverwege. Een goede intake beschermt je klant tegen een behandeling die niet past, en jou tegen een reactie die je had kunnen zien aankomen.

Hieronder staat wat je vraagt, welke antwoorden een reden zijn om te stoppen, en wat de AVG zegt over het bewaren van wat je klant je vertelt.

Wat een huidintake moet vastleggen

Een intake voor huidbehandelingen heeft twee doelen. Je wilt weten wat je klant wil bereiken, en of er iets is waardoor je niet, of anders, behandelt. Dat komt neer op zes onderwerpen:

1. De huid en het doel. Wat is de klacht, wat moet er beter, hoe lang speelt het al.
2. Verzorging thuis. Welke producten, vooral met retinol, zuren of vitamine C.
3. Medicatie. Middelen op de huid en middelen die je klant slikt.
4. Zwangerschap en borstvoeding. Bij een aantal behandelingen en producten een reden om te wachten.
5. Allergieën en huidaandoeningen. Eczeem, psoriasis, rosacea, koortslip, overgevoeligheid voor bepaalde stoffen.
6. Recente behandelingen. Laser, peelings, injectables, een zonvakantie of de zonnebank.

Welke vragen je precies nodig hebt, hangt af van de behandeling. Een ontspannende gezichtsbehandeling vraagt minder dan microneedling. Volg de instructies van je opleiding en van de leverancier van je product. Die zijn leidend.

Voorbeeldvragen

Korte vragen leveren betere antwoorden op. Ja of nee waar het kan, een keuzelijst waar er een paar vaste antwoorden zijn, en een open vraag alleen waar je echt een uitleg wilt.

Die laatste vraag is voor je vaste klanten. Een intake vul je niet één keer in voor altijd. Medicatie verandert, een zwangerschap begint, een huid reageert anders na een zomer. Vraag het bij elke afspraak opnieuw, zeker aan het begin van een kuur. Hoe je een serie behandelingen opzet, lees je in kuren en behandelseries.

Contra-indicaties: wanneer je stopt

Een antwoord op je intake is een reden om stil te staan. Soms betekent het dat je niet behandelt, soms dat je een milder product kiest of een andere behandeling voorstelt. Een paar situaties waarin stylisten vaak uitstellen:

• een open huid, wondje of actieve ontsteking op de plek van de behandeling;
• een koortslip bij een gezichtsbehandeling;
• recent zonverbrande huid;
• een behandeling of medicatie waarvan je producthandleiding zegt dat je moet wachten.

Bij twijfel behandel je niet. Vraag je klant eerst een huisarts of dermatoloog te raadplegen, en schrijf op wat je besloot en waarom. Werk je met een product waarbij een patchtest hoort, lees dan patchtest en toestemmingsformulier. Waar de grens ligt tussen jouw werk en dat van een huidtherapeut, staat in huidtherapeut of schoonheidsspecialiste.

Gezondheidsgegevens en de AVG

Wat je klant je vertelt over medicatie, zwangerschap of een huidaandoening, zijn gegevens over gezondheid. De Autoriteit Persoonsgegevens rekent die tot de bijzondere persoonsgegevens. Die mag je in principe niet verwerken, tenzij je je op een van de uitzonderingen uit de AVG kunt beroepen. De bekendste is uitdrukkelijke toestemming van je klant. Daarnaast heb je ook een gewone grondslag nodig.

Wat dat in de praktijk voor je salon betekent:

• Vraag alleen wat je nodig hebt. Elke vraag op je formulier moet iets zeggen over de behandeling. Een vraag uit nieuwsgierigheid hoort er niet op.
• Laat de toestemming uitdrukkelijk zijn. Volgens de AP kan dat met een handtekening, maar ook met een elektronisch formulier of een scherm waarop je klant ja of nee aanklikt. De tekst moet dan wel duidelijk zeggen voor welke gegevens de toestemming is.
• Leg vast dat je toestemming hebt. Je moet kunnen laten zien dat je klant akkoord gaf, en met welke tekst.
• Maak intrekken makkelijk. Toestemming intrekken moet net zo eenvoudig gaan als toestemming geven.
• Bewaar het niet langer dan nodig. De AVG noemt geen vaste termijn. Je bepaalt zelf hoe lang je het nodig hebt, legt die termijn met je reden vast en zet hem in je privacyverklaring. Een branchevereniging kan weten wat in je vak gebruikelijk is.

Bronnen: Autoriteit Persoonsgegevens, de pagina's Grondslagen AVG uitgelegd, Grondslag toestemming en Bewaren van persoonsgegevens. Laatst gecontroleerd 14 okt. 2026. Dit is uitleg, geen juridisch advies; twijfel je over je eigen situatie, vraag het dan na bij je branchevereniging of een jurist.

De intake in je boekingsflow met Avana

Avana is een boekingssysteem voor salons waarin je de intakevragen en een verklaring bij de behandeling zelf zet, zodat je klant ze invult tijdens het online boeken. Je begint de behandeling dan met de antwoorden al in de afspraak.

• Drie soorten vragen. Per behandeling zet je open vragen, ja/nee-vragen en meerkeuzevragen. Bij een meerkeuzevraag kun je het laatste antwoord de rest laten uitsluiten, zoals "Niets hiervan is op mij van toepassing". Kiest je klant iets anders, dan staat die vraag in de afspraak in een opvallende kleur.
• Een verklaring met akkoord. Je schrijft een eigen verklaring, bijvoorbeeld over de risico's, de nazorg en de toestemming voor het bewaren van de antwoorden. Is akkoord verplicht en vinkt je klant het niet aan, dan gaat de boeking niet door. Avana bewaart de tekst met het moment van akkoord bij de afspraak. Pas je de tekst later aan, dan blijft bij oude afspraken de tekst staan waar je klant toen mee akkoord ging.
• Een document erbij. Een pdf met je nazorg of behandelvoorwaarden, tot 4 MB, gaat als bijlage mee met de bevestiging.
• Alles op de klantkaart. Het blok Vragenlijsten zet per afspraak de antwoorden onder elkaar. Een allergie of medicatie die altijd geldt, zet je bij Voorkeuren & bijzonderheden; staat daar een woord als allergie, zwanger of medicatie, dan kleurt het blok geel en heet het Let op.
• Een verslag per behandeling. Na afloop leg je een behandelrapport vast met het huidbeeld, de producten en je advies. Je klant ziet het niet. Foto's voor en na bewaar je bij Documenten op de klantkaart.

Twee dingen om te weten: de vragen en de verklaring verschijnen alleen als je klant zelf online boekt. Maak je de afspraak zelf in de agenda, vraag het dan na. En een intakevraag is nooit verplicht; wat je klant echt moet bevestigen, zet je in de verklaring. Intakevragen en de verklaring zitten in elk pakket. Wat Avana verder voor je salon regelt, lees je op boekingssysteem voor schoonheidssalons.

Begin met vijf vragen

Kies je drukste huidbehandeling en zet er vandaag vijf vragen bij: medicatie, zwangerschap, allergieën, recente behandelingen en een open huid. Kijk na een maand welke antwoorden je echt gebruikte en vul aan wat ontbrak. Een intake die je ook helpt tegen lege plekken in je agenda staat in intakeformulier tegen no-shows.