Opvulbeurt plannen voor nagels en wimpers: het ritme dat je agenda vult

Een nieuwe set komt één keer. De opvulbeurt komt terug, elke paar weken, zolang het ritme klopt. Daar zit het vaste deel van je omzet, en ook het deel dat het makkelijkst wegloopt: een klant die een week later komt dan zou moeten, of helemaal niet meer belt. Dit stuk gaat over dat ritme. Hoeveel weken er tussen twee afspraken hoort, wanneer je beter opnieuw begint, en hoe je de volgende afspraak vastlegt voordat je klant de deur uit is.

Hoeveel weken tussen twee afspraken

Er is geen termijn die voor elke nagel en elke wimper klopt. Je product, de groei van je klant en wat die met de handen doet, maken het verschil. Als vertrekpunt werken de meeste stylisten met deze termijnen:

Kijk bij een nieuwe klant na de eerste opvulbeurt wat je aantreft. Is er veel losgekomen na vier weken, dan zet je die klant op drie. Zit alles na drie weken nog strak, dan mag het ook vier worden. Schrijf het op bij de klant, dan hoef je het de volgende keer niet opnieuw te bedenken.

Wanneer opvullen een nieuwe set wordt

Een opvulbeurt gaat ervan uit dat er genoeg goed werk over is om op voort te bouwen. Is dat er niet, dan ben je een nieuwe set aan het zetten voor de prijs van een opvulbeurt. Drie signalen dat je opnieuw begint:

• De termijn is ruim voorbij. Bij nagels na een week of vijf, bij wimpers na vier weken of later.
• Het product laat los op meerdere nagels. Onder een loszittende rand kan vocht blijven staan. Dat werk je weg en je bouwt opnieuw op.
• Bij wimpers zijn er meer kale plekken dan extensions. Dan duurt opvullen even lang als een nieuwe set.

Zet die grens vooraf op je boekingspagina, in de beschrijving van de behandeling. Bijvoorbeeld: "Opvullen tot drie weken na je vorige afspraak. Daarna boek je een nieuwe set." Dan voer je het gesprek niet in de stoel, en weet je klant waarom het een andere prijs is. Hoe je die prijzen zelf uitrekent, staat in prijs berekenen voor opvullen, een nieuwe set en verwijderen.

Plan de volgende afspraak voordat je klant opstaat

Het beste moment om de volgende opvulbeurt te boeken is aan het eind van deze. Je klant kijkt naar de nagels of in de spiegel, is tevreden en heeft de agenda nog in het hoofd. Een week later is dat gevoel weg en moet het van een appje komen.

Maak er een vast moment van: dezelfde dag, dezelfde tijd, na de termijn die bij die klant past. "Over drie weken weer op donderdag om half zeven?" is een vraag waar de meeste klanten ja op zeggen. Wie elke keer op hetzelfde moment komt, verzet minder, omdat de plek als de hare voelt.

Werk je aan huis, dan scheelt een vast moment je nog meer. Je weet wie er wanneer voor de deur staat en je plant je eigen week eromheen. Wat je doet als iemand toch niet komt, lees je in no-shows in je thuissalon.

Drie soorten klanten, drie aanpakken

De klant met een vaste week. Werkt van negen tot vijf, heeft elke donderdagavond vrij. Plan meteen de volgende afspraak in en zeg erbij dat het zo kan blijven.

De klant met een wisselend rooster. Zorg, horeca, ploegendienst. Die kan niet drie weken vooruit kijken. Laat het boeken dan bij de klant, maar zorg dat die op het goede moment een herinnering krijgt met een link naar je vrije tijden.

De klant die twijfelt. Komt voor het eerst, weet nog niet of het bevalt. Druk de tweede afspraak er dan niet door. Zeg wanneer de eerste opvulbeurt hoort, en laat het aan het bericht dat later komt.

Zo houdt Avana het ritme voor je vast

Avana is een boekingssysteem voor salons waarin je klant zelf online boekt, en dat na elke boeking al een volgende afspraak voorstelt op het moment dat bij de behandeling hoort. Voor opvulbeurten betekent dat: het ritme hangt niet meer af van jouw geheugen of dat van je klant.

• Nieuwe set en opvullen als opties. Bij een behandeling zet je opties met een eigen prijs en duur. Je klant kiest bij het boeken zelf de nieuwe set of de opvulbeurt, en je agenda reserveert de juiste tijd.
• Een voorstel na het boeken. Op de pagina die je klant na het boeken ziet, staat een regel als "Zelfde behandeling over 3 weken?", met een vrij moment uit je agenda en de knop Ook boeken. Voor nagels staat er al een standaard van drie weken klaar; per behandeling kies je zelf een termijn van 1 tot 12 weken. Je klant kan er ook een vaste plek van maken. Alleen de eerstvolgende afspraak komt dan in je agenda.
• Aan de balie. Reken je een afspraak af, dan zet de knop Volgende afspraak inplannen je klant met de behandeling van vandaag klaar. Je kiest alleen nog de dag.
• Een mail op het goede moment. Met de vervolguitnodiging krijgt je klant na de termijn die jij kiest een mail met een knop naar je boekingspagina, de behandeling al gekozen. Per optie kies je een eigen termijn, bijvoorbeeld opvullen na drie weken en de nieuwe set ook na drie weken. Heeft je klant al een nieuwe afspraak, dan gaat er niets. De vervolguitnodiging zit in Business Plus en Business Max.

Wat Avana verder voor een nagelstudio doet, van aanbetaling tot herinneringen, staat op de pagina boekingssysteem voor nagelstylisten. Werk je met wimpers, kijk dan bij boekingssysteem voor wimperstylisten. En werk je vanuit huis, dan is boekingssysteem voor stylisten aan huis de pagina voor jou.

Waar je deze week mee begint

Kijk vanavond in je agenda welke klanten van deze week nog geen volgende afspraak hebben. Dat lijstje is je werk voor morgen: bij elke klant die komt, vraag je voor het opstaan wanneer de volgende keer is. Wil je weten hoe andere salons klanten laten terugkomen, lees dan klanten laten herboeken. Voor wimperstylisten gaat refills op tijd dieper in op een prijs die per week oploopt.